ИТ как средство экономии: мнение экспертов из большой "четверки"

Ни для кого не секрет, что в нашей стране резко ухудшилась экономическая обстановка. Cтолкнувшись с проблемами, многие отечественные компании начали активно и порой безрассудно урезать расходы, в особенности на информационные технологии, забывая, что ИТ могут выступать отличным подспорьем не только в развитии бизнеса, но и в сокращении издержек. Чтобы выяснить текущее положение на рынке и получить советы, касающиеся того, как решать вопрос сокращения затрат с помощью ИТ, мы обратились к экспертам из «большой четверки». Вот их ответы.

Сергей Бондаренко

старший менеджер, группа Технологической интеграции и консалтинга, Deloitte

Основной тенденцией последних месяцев стало существенное сокращение спроса на консалтинговые услуги в целом независимо от направления. Эти же явления наблюдаются и в области информационных технологий. Кроме того, важное изменение в структуре спроса заключается в резком смещении акцента с долгосрочных, стратегических и дорогих проектов на тактические, дающие быстрые результаты, обеспечивая зачастую некую сиюминутную выгоду и не требуя значительных материальных вложений.

Украинские компании все еще редко прибегают к использованию новых технологий в целях сокращения затрат. Такой подход к решению проблем остается скорее исключением, чем правилом. Это обусловлено тем, что выгоды от применения высоких технологий очевидны далеко не для всех. Да что там говорить, далеко не все задумываются над финансовой стороной ИТ всерьез. Во всяком случае практических примеров в Украине мы видели очень немного, хотя существуют готовые подходы и методологии для выполнения расчетов, которые могут наглядно продемонстрировать пользу от инвестирования в высокие технологии.

Мы, со своей стороны, рекомендовали бы всем ИТ-директорам сделать акцент на финансовом менеджменте ИТ-департаментов и переходе на сервисно-ориентированную модель функционирования. В противном случае будет очень сложно обосновывать любые затраты на ИТ – как капитальные, так и операционные. И если этого не делать, то ИТ-отделы предприятий, которые и без того в нашей стране хронически недофинансированы, пострадают от сокращения затрат одними из первых. Как результат – отсутствие развития, стагнация, потеря экспертизы и тому подобные «результаты».

Нынешняя экономическая ситуация – хороший повод взглянуть на процессы управления информацией и принятия решений внутри компании. Ирония состоит в том, что зачастую существующих данных вполне достаточно, проблема в том, чтобы извлечь из них пользу. Поэтому внимание к системам Business Intelligence стремительно возрастает. Текущие мероприятия по внедрению BI – это уже не сотни отчетов по всем областям. Это конкретные проекты, сжатые в сроках и бюджетах, четко связанные со стратегией компании и сосредоточенные на первоочередных целях: анализе финансовой эффективности компании, маркетинговой деятельности, а также исследовании рынка, планировании и пр. Именно такие проекты – быстрые и приносящие мгновенный эффект – помогают повысить эффективность управления компанией и сохранить позиции на рынке.

Константин Невядомский

партнер, руководитель отдела консультаций по ведению бизнеса Ernst & Young

В 2009 г. в Украине практически все компании ожидает сокращение объемов реализации продуктов и услуг. В таких условиях ключевым вопросом для их руководства является сохранение доходности бизнеса. Уже к концу прошлого года менеджеры большинства украинских предприятий сократили определенные статьи затрат. Прежде всего были урезаны бюджеты на маркетинг, ИТ и некоторые другие обеспечивающие функции. Мы наблюдаем, что многие предприятия приостановили большие ИТ-проекты, связанные со значительными инвестициями денежных средств и времени (например, проекты по подготовке и внедрению ERP-систем, строительство резервных площадок и т. д.). Также «под сокращение» попали, за редким исключением, консалтинговые проекты, направленные на разработку ИТ-стратегии, политик, процедур и стандартов в сфере ИТ, проекты постановки функции Service Desk.

На что сохранился спрос? Прежде всего на проекты, связанные со снижением затрат в области ИТ. Например, мы наблюдаем повышение спроса на услуги по аудиту ИТ-бюджета, также по-прежнему актуальны проекты, срок окупаемости которых можно определить и тем самым «защитить» расчеты перед руководством и акционерами.

Сегодня мы не видим целенаправленного внедрения ИТ-технологий украинскими компаниями для сокращения расходов. На самом деле это никогда не приносит финансовой выгоды предприятию, скорее только дополнительные затраты. Получить реальную пользу можно только путем изменения бизнес-процессов или модели ведения бизнеса, в чем, конечно, ИТ-технологии могут сильно помочь. Но всегда первично изменение бизнеса, а уже потом – «поддерживающих бизнес» ИТ-технологий.

Изменение бизнес-процессов и модели бизнеса с целью снижения затрат – это долгосрочная, системная работа. В Украине как раз с этим и «проблемы». Предприятия, как правило, предпринимают разовые действия, но системно в этом направлении не работают. Иногда украинскими компаниями практикуются методы «шоковой терапии», когда руководство доводит до ИТ-подразделения задачу сократить затраты, например на 20%. Вопрос заключается не в том, насколько можно реально сократить, а в необходимости выполнить целевой показатель. Предполагается, что ИТ-подразделение само найдет решение и научится жить в новых условиях. Такой подход имеет право на существование, но, с моей точки зрения, с определенного момента он является очень рискованным и может быть применим только в простых, базовых ситуациях. Он поверхностен и не учитывает факт, что, снизив ситуативно затраты на заданную величину, мы можем подорвать основу будущего развития или даже существования компании.

Единого универсального инструмента для всех не бывает. В каждом случае подход и решения должны быть индивидуальными. Более того, применение одних и те же инструментов при отличающейся бизнес-модели может дать диаметрально противоположные результаты.

Какими могут быть предпринимаемые шаги? Можно однозначно рекомендовать к внедрению решения, экономический эффект от которых просчитан и реализуемость доказана. Для сокращения издержек в большинстве случаев будут целесообразными решения, которые могут изменить самые трудоемкие процессы. Если таковым является управление продажами, я бы посоветовал определить эффективность внедрения CRM-решений. Если в отделе ИТ большое количество сотрудников, следует рассчитать окупаемость решения централизации и возможность аутсорсинга, например поддержки и разработки.

Алексей Тякин,

менеджер KPMG в Украине

С наступлением кризиса количество запросов на предоставление консультационных услуг, безусловно, уменьшилось. Это связано с тем, что старт большинства таких проектов на украинских предприятиях отложили до «лучших времен», а уже начатые были заморожены. Проводится лишь относительно небольшая часть запланированных мероприятий. Естественно, решения принимаются исходя из общего финансового состояния конкретной организации и ожидаемого эффекта от конкретного проекта. Должен отметить, что, как и в докризисное время, бóльшую активность в отношении консалтинга проявляют предприятия с иностранными инвестициями, скорее всего из-за наличия финансовой поддержки материнских компаний и, соответственно, большей уверенности менеджмента в будущем финансовом благополучии.

Говоря о мероприятиях по сокращению затрат, стоит упомянуть о предприятиях, которые экономят на командировках сотрудников путем организации видеоконференций, закупив необходимое для этого оборудование и расширив каналы связи. Также есть примеры перехода на электронный документооборот, не в последнюю очередь вызванный стремлением снизить затраты на печать. Ряд компаний, желая сэкономить на аренде офисных помещений, переводят сотрудников на удаленную работу. Повсеместно происходит пересмотр затрат на связь, сокращаются объемы средств, выделяемых на тренинги сотрудников всех подразделений и ИТ-персонала в частности.

Как ни банально это звучит, в сложных экономических условиях мы рекомендуем нашим клиентам тщательно считать затраты, ведь согласно исследованию KPMG, проведенному среди руководителей европейских компаний, более половины опрошенных не имеет четкого представления о структуре расходов своей организации. Думаю, что аналогичная ситуация складывается и на украинских предприятиях.

В отношении ИТ я бы выделил краткосрочные и долгосрочные меры, которые могут привести к сокращению издержек. К первым я бы отнес пересмотр контрактов с поставщиками, а также оптимизацию лицензионных отчислений за используемое ПО, а ко вторым – аутсорсинг ИТ-процессов и использование сторонних центров обработки данных. К сожалению, на многих предприятиях мы сталкивались с недостаточным контролем управления ИТ-активами, что, например, проявлялось в отсутствии централизованного реестра программного обеспечения и оборудования. Безусловно, для оптимизации издержек на ИТ таким компаниям надо начать именно с налаживания этого процесса. Нелишним будет напомнить о том, что наличие реалистичного ИТ-бюджета и процедур контроля за его выполнением помогут не допустить неоправданных расходов на это направление.

К сожалению, в такое время нельзя обойтись без сокращения затрат на персонал, и ИТ-сфера не является исключением. В данном случае требуется понимание того, что любое изменение численности штата должно быть хорошо спланировано, чтобы эффективность бизнес-процессов не пострадала, а все последствия (в том числе и связанные с законодательством) были приняты во внимание.

Алексей Янковский,

старший менеджер, руководитель ИТ-практики PricewaterhouseCoopers в Украине

Во время гонки за объемами, которая наблюдалась в последние годы, наибольшим спросом пользовались услуги, направленные на увеличение прибыли, и компании мало задумывались о внутренней эффективности и контролируемости. Так, многие бросились внедрять западные информационные системы, призванные увеличить конкурентоспособность бизнеса за счет ноу-хау либо поднять уровень привлекательности для инвесторов.

Сейчас ситуация прямо противоположная – когда экспоненциальный рост доходов уже невозможен, компании направили свое внимание на увеличение эффективности работы и снижение рисков. Поэтому все большую популярность приобретают области ИТ-консалтинга, ориентированные на снижение расходов в ИТ благодаря выстраиванию высокоэффективной ИТ-функции, централизации ИТ-архитектуры и функций поддержки, гармонизации портфеля услуг от внешних поставщиков. Стабильным спросом среди крупных компаний пользуются услуги по ИТ-безопасности.

Тем не менее многие компании, имеющие относительно более стабильное финансовое положение, рассматривают кризис как возможность сконцентрировать свои усилия на решении тех вопросов, на которые у них раньше не оставалось времени из-за высоких темпов роста. Ряд предприятий, например, планируют заменить либо модернизировать свои информационные системы, для того чтобы после окончания кризиса оказаться среди лидеров и продолжить конкурентную борьбу. Конечно же, подобные инициативы требуют консультационной поддержки.

Многие компании в Украине применяют недостаточно дальновидный подход к уменьшению ИТ-затрат – прямое сокращение бюджетов, в основе которого лежат отмена большинства проектов и сокращение персонала. Данный подход, как правило, решает проблему лишь в краткосрочной перспективе, не позволяет получить необходимого уровня экономии, а также ведет к возникновению существенных рисков, включая утрату ключевого персонала, замедление развития, невозможность адекватной ИТ-поддержки и т. п.

Причиной применения подобного подхода к сокращению ИТ-затрат является недостаточно глубокое понимание предметной области и выгод, которые могут принести технологии, среди руководства этих компаний. Зачастую ИТ-функция воспринимается через призму накладных расходов, а не как ценный актив.

Мы обладаем зрелой методикой по снижению затрат в ИТ – Sustainable IT Cost Management, успешно зарекомендовавшей себя в сотнях проектов по всему миру. Она включает в себя такие задачи, как анализ и классификация ИТ-затрат и определение инициатив по их сокращению.

Отдельного внимания заслуживает такой подход, как создание объединенных центров обслуживания (shared service centers) для предоставления ИТ-услуг. Это позволило бы достичь существенного снижения уровня ИТ-затрат и для банков, и для многочисленных украинских «холдингов». Внедрение программы по сокращению ИТ-расходов, конечно же, должно проводиться с применением зрелого проектного управления.

Полная версия данного комментария находится здесь

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365