О безопасности печатной, элементарной

В контексте информационных технологи «безопасность» обычно ассоциируется с некими файлами, которые содержат вредоносный код, и по каким-то причинам попадают на ваш компьютер. Но есть и другой аспект этой темы.

Сколько бы не говорили о безбумажном офисе, сколько бы у нас в руках не было планшетов и смартфонов, но все мы весьма активно используем распечатанные материалы.

При этом как бы ни был пунктуален и собран сотрудник, любой человек может допустить оплошность – потерять документ или оставить его где-то, причем в самом непредсказуемом месте. В офисе самым «непредсказуемым» местом является МФУ или близлежащая территория к нему. Например, большинство пользователей отправляют задание на печать и забирают его через некоторое время, тем самым создавая предпосылки к тому, чтобы коллеги пусть даже непроизвольно, но увидели, ту информацию, которая была распечатана и вполне вероятно была конфиденциальна.

Можете себе представить с какой скоростью должен бежать работник бухгалтерии, распечатавший зарплатную ведомость, чтобы ее никто не увидел. Вы скажете, что для этого в бухгалтерии стоит собственный принтер. Ну, хорошо, представим другую ситуацию – вы руководитель отдела и готовите список выдачи премий своим подчиненным для утверждения в директорате компании. Пока вы дошли до принтера за распечатанным списком, возле него уже стоит половина отдела и обсуждает, почему у Иванова бонус выше, чем у Петрова. Думаю, подобных ситуаций вы можете представить сотни, а возможно, десятки из них с вами уже происходили в реальной жизни.

При этом многие современные принтеры и МФУ обладают так называемой «безопасной печатью». Эта функция работает достаточно просто – при отправке файла на печать в драйвере необходимо будет ввести логин и пароль. После этого задание отправится на печать, но не распечатается до того момента пока вы не продублируете введенную информацию на самом устройстве.

Есть и некоторые косвенные преимущества этой функции помимо того, что конфиденциальная информация не будет тотально распространятся и «непосвящённые» не получат к ней доступ. А именно:

• работники будут тщательнее относиться к своей работе – подготовке документов, чтобы как можно меньше бегать к устройству за напечатанным;
• количество произведенных отпечатков уменьшится, в связи с более тщательной работой сотрудников => уменьшатся и операционные расходы компании.

Помимо так называемой «безопасной печати», описанную выше проблему, можно решить и другим способом. Например, многие современные печатные устройства укомплектованы жестким диском. Это значит, что его можно использовать для хранения информации – по подобию «папок» на вашем компьютере. Иными словами на жестком диске МФУ создается необходимое количество папок, в которые можно «набрасывать» информацию для печати или просто для хранения. Можно задать интервал времени, через которое та или иная папка будет автоматически очищаться. Помимо этого для каждой папки можно поставить пароль – без ввода этого пароля доступ к файлам получить невозможно. То есть вместо функции прямой «безопасной печати» можно опосредованно использовать возможности хранения файлов на жестком диске аппарата. Например, если вам не удобно часто ходить к устройству за отпечатками или МФУ находится на приличном расстоянии – можно набросать все задания в папку, а потом за один «подход» все распечатать.

Все описанное выше элементарно, но статистика говорит о том, что многие, в том числе и руководители разных уровней, просто не знают о таких возможностях. Мало того, по моим наблюдениям, как минимум в половине случаев функции «безопасной печати» не задействованы, даже несмотря на то, что они имеются в используемых устройствах. Почему? Это уже вопрос почти риторический.

P.S. Интересно, в какую из половин аудитории попадаете вы?

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365