В контексте информационных технологи «безопасность» обычно ассоциируется с некими файлами, которые содержат вредоносный код, и по каким-то причинам попадают на ваш компьютер. Но есть и другой аспект этой темы.

Сколько бы не говорили о безбумажном офисе, сколько бы у нас в руках не было планшетов и смартфонов, но все мы весьма активно используем распечатанные материалы.

При этом как бы ни был пунктуален и собран сотрудник, любой человек может допустить оплошность – потерять документ или оставить его где-то, причем в самом непредсказуемом месте. В офисе самым «непредсказуемым» местом является МФУ или близлежащая территория к нему. Например, большинство пользователей отправляют задание на печать и забирают его через некоторое время, тем самым создавая предпосылки к тому, чтобы коллеги пусть даже непроизвольно, но увидели, ту информацию, которая была распечатана и вполне вероятно была конфиденциальна.

Можете себе представить с какой скоростью должен бежать работник бухгалтерии, распечатавший зарплатную ведомость, чтобы ее никто не увидел. Вы скажете, что для этого в бухгалтерии стоит собственный принтер. Ну, хорошо, представим другую ситуацию – вы руководитель отдела и готовите список выдачи премий своим подчиненным для утверждения в директорате компании. Пока вы дошли до принтера за распечатанным списком, возле него уже стоит половина отдела и обсуждает, почему у Иванова бонус выше, чем у Петрова. Думаю, подобных ситуаций вы можете представить сотни, а возможно, десятки из них с вами уже происходили в реальной жизни.

При этом многие современные принтеры и МФУ обладают так называемой «безопасной печатью». Эта функция работает достаточно просто – при отправке файла на печать в драйвере необходимо будет ввести логин и пароль. После этого задание отправится на печать, но не распечатается до того момента пока вы не продублируете введенную информацию на самом устройстве.

Есть и некоторые косвенные преимущества этой функции помимо того, что конфиденциальная информация не будет тотально распространятся и «непосвящённые» не получат к ней доступ. А именно:

• работники будут тщательнее относиться к своей работе – подготовке документов, чтобы как можно меньше бегать к устройству за напечатанным;
• количество произведенных отпечатков уменьшится, в связи с более тщательной работой сотрудников => уменьшатся и операционные расходы компании.

Помимо так называемой «безопасной печати», описанную выше проблему, можно решить и другим способом. Например, многие современные печатные устройства укомплектованы жестким диском. Это значит, что его можно использовать для хранения информации – по подобию «папок» на вашем компьютере. Иными словами на жестком диске МФУ создается необходимое количество папок, в которые можно «набрасывать» информацию для печати или просто для хранения. Можно задать интервал времени, через которое та или иная папка будет автоматически очищаться. Помимо этого для каждой папки можно поставить пароль – без ввода этого пароля доступ к файлам получить невозможно. То есть вместо функции прямой «безопасной печати» можно опосредованно использовать возможности хранения файлов на жестком диске аппарата. Например, если вам не удобно часто ходить к устройству за отпечатками или МФУ находится на приличном расстоянии – можно набросать все задания в папку, а потом за один «подход» все распечатать.

Все описанное выше элементарно, но статистика говорит о том, что многие, в том числе и руководители разных уровней, просто не знают о таких возможностях. Мало того, по моим наблюдениям, как минимум в половине случаев функции «безопасной печати» не задействованы, даже несмотря на то, что они имеются в используемых устройствах. Почему? Это уже вопрос почти риторический.

P.S. Интересно, в какую из половин аудитории попадаете вы?

Думаю, каждый, кто, так или иначе, занимается вопросами документооборота, задумывался на тем, что как ни крути, но без бумаги реализовать эти процессы пока невозможно.

Что уж там говорить о направлениях где «бумажная составляющая» занимает ключевое место — бухгалтерия, логистика и т. д., если большинство из нас все еще пользуется ежедневниками или другими форматами для фиксации важного? Я, например, не могу представить свой рабочий день без «тетрадочки» (я так ласково называю тетрадь А4 формата), в которую заношу мысли, встречи и задачи для выполнения в краткосрочной и долгосрочной перспективе. А сколько текстовых выдержек из различных документов, html-файлов и пр. мы распечатываем для того, чтобы было просто удобнее работать с этой информацией?

То есть, как бы там ни было, но получается, что «бумажный» процесс — бессмертен? С моей точки зрения, и да, и нет, как бы это не звучало парадоксально.

Даже такие крупные игроки, бизнес которых зависит от печати — Canon, Xerox, Konica Minolta, Ricoh, Gestetner — сейчас абстрагируются от банального изготовления техники и переходят к бизнесу ориентированному на решения (с обязательной софтверной составляющей). Но при этом вовсе не отказываются от выпуска устройств даже в отдаленной перспективе.

Гранды, которых я упомянул, стремятся сейчас продвигать комплексные системы, которые все больше базируются на ПО. Например, решения для автоматического распределения документов. Представим, что есть большой объем входящей корреспонденции, который необходимо распределить по департаментам и секретарь вручную каждое утро приступает к этой «нехитрой» монотонной работе, оставляя в стороне другие более важные задач. Сейчас можно полностью автоматизировать данный процесс с помощью МФУ и дополнительного программного обеспечения — в автоподатчик МФУ закладывается необходимое количество листов для распределения по департаментам, затем устройство начинает сканировать, а установленная утилита считывает заранее проставленные метки и распределяет отсканированные файлы по определенному алгоритму (например, привязка каждой из меток к соответствующей папке или группе электронных адресов). Многофункциональные устройства становятся лишь точкой входа информации в развитую инфраструктуру документооборота компании.

Да, повсеместное распространение планшетов и большеформатных смартфонов влияет на общую картину, но думаю не существенно. Они превратятся лишь в еще один инструмент для чтения и получения информации, инструмент, который будет интегрирован в систему документооборота компании.

Да, развитие специализированного ПО и различных форматов документов упрощает работу с информацией в цифровом виде, стимулируя к отказу от бумаги.

Да, мы все больше времени сами проводим в виртуальном мире — чего одни соцсети стоят.

Да, во всем мире закрываются бумажные газеты и журналы. Пользователи меняют привычки потребления новостной и прочей информации.

Но исчезнет ли при этом бумага совсем? И из наших офисов в частности? Думаю, вряд ли. В ближайшие лет 10, уж точно нет. Возможно, я слишком консервативен, но обходится без своей «тетрадочки» вряд ли смогу.

Спрос на услуги по оптимизации различных направлений бизнеса в последнее время только возрастает. И документооборот в этом ряду не исключение. Причем эту «оптимизацию» каждый представляет по-своему. По определению этот термин подразумевает «модификацию системы для улучшения её эффективности».

В случае с печатным документооборотом первый этап оптимизации предполагает необходимость сегментирования рабочих процессов. Тут мы обнаружим разбивку на копирование, сканирование и печать. Также немаловажным вопросом является продуктивность сотрудников, которые время от времени тратят достаточно много ресурсов на «машинные операции», такие как степлирование, раскладывание «кучи» документов по экземплярам и департаментам с дальнейшим разносом их по кабинетам – отделам и т.д.

Продуктивность сотрудников пока оставим в стороне, рассмотрим «трех китов», обозначенных выше.

Копирование. Сам по себе процесс вымирающий. Тут достаточно упомянуть ежегодные продажи смартфонов или планшетов. А это, в свою очередь означает, что вместо копирования пользователь, вероятнее всего, отсканирует документы и будет работать с ними в цифровом виде на своем мобильном устройстве (а, вполне возможно, и на стационарном).

Сканирование. Практика показывает, что этот процесс наоборот будет набирать обороты и вскоре станет самой востребованной операцией в документообороте. Так по данным IDC, около 47% организаций стремятся заменить бумажный документооборот на электронный и, если судить по нынешним тенденциям на европейском рынке, то копировальные аппараты попросту будут точкой входа информации в развитую внутреннюю программную инфраструктуру компании.

Печать. Самый объемный и востребованный из трех обозначенных сегментов. Именно в этой сфере необходимо проводить оптимизацию. И на то есть несколько причин.

Первый фактор. Различные опросы и замеры показывают, что в большинстве организаций не знают, что именно печатают пользователи. Львиная доля загрузки принтеров приходится вовсе не на бизнес-документы, тут и книги для прочтения дома, и рефераты сыну-школьнику, и кроссворды теще, и пр. Во многих компаниях этому попросту не придают достаточно внимания, поскольку не знают как именно подойти к данному вопросу.

Второй фактор. Лишь немногие компании не боятся перемен. Иными словами, на рынке в массе своей присутствует, так называемая «бизнес лень». Ответственные работники закрывают глаза на простой техники и ее нерациональное использование. Изменение уже устоявшихся процессов требует перемен во многом, а это сопряжено с персональными рисками.

Третий фактор. Самый интересный аспект – это потенциально возможное количество средств для экономии. Никто не возьмется спрогнозировать какая в результате будет экономия конкретной организации.

Можно, наверное, привести еще с десяток факторов, но куда более важно дать реальные советы по оптимизации документооборота. Остановимся на самых доступных, а точнее бесплатных.

Большинство современных печатных и копировальных устройств в базовой конфигурации поддерживают авторизацию по пинкоду, что позволяет лимитировать пользователей по количеству отпечатков, копий, сканов и т.д. Более «продвинутые» аппараты поддерживают интеграцию с Active Directory и LDAP, что способно существенно облегчить жизнь ИТ-персоналу при интеграции нового устройства. Проверьте «свое» устройство на поддержку этих функций.

Как показывает опыт, начать экономить можно еще до приобретения техники с широким арсеналом функций. Просто сообщите своим коллегам «по цеху», что с сегодняшнего дня внедрена система, которая ведет учет по печати, копированию и сканированию и, что в конце каждого месяца вы будете видеть детальную статистику с дальнейшим предоставлением ее руководству. Поверьте, после этих слов количество производимых документов уменьшится в разы. Бесспорно, это лишь уловка, но она работает.

Попробуйте проанализировать затраты по эффективному использования оборудования исходя из количества закупленной бумаги и сделанного количества отпечатков. Алгоритм тут простой и подход может быть следующим:

1. в начале месяца зафиксируйте показания счетчика на интересующих вас устройствах;
2. проведите закупку бумаги на месяц;
3. в конце месяца сопоставьте количество сделанных за месяц отпечатков с количеством закупленной бумаги.

По итогам вариантов развития событий может быть два. Первый – количество отпечатков меньше закупленной бумаги – самый плохой вариант говорит о том, что у вас либо воруют бумагу, либо редко используют двухстороннюю печать – есть к чему стремиться. Второй – количество отпечатков больше количества закупленной бумаги. В таком случае, скорее всего у вас печатают на черновиках (увеличена вероятность попадания, например, скрепки в тракт устройства, что может привести к дорогостоящему ремонту).

Если у вас используется много устройств – выберите самое «стойкое» и «завяжите» документооборот нескольких отделов на него (даже в случае использования этими отделами персональных аппаратов переключите сотрудников на использование «коридорного» устройства). Это позволит сделать вам первый шаг к переучиванию сотрудников. Также печать для личных целей должна уменьшиться, так как устройство будет находиться в публичном месте и большинство сотрудников попросту не рискнут быть «замеченными» коллегами.

Еще один важный момент – работа с мобильными сотрудниками. IDC говорит, что их уже в следующем году будет до 37% на каждом предприятии. Соответственно при выборе оборудования необходимо учитывать поддержку облачных технологий, печать и сканирование с мобильных устройств. Интересна еще одна цифра IDC, около 52% респондентов, которые используют смартфоны хотят печатать с мобильных устройств, но не могут. Однако реализация данного функционала это лишь одна из задач, главная же состоит в контроле за расходами «мобильных» сотрудников – именно здесь необходимо продумать подход, как это может быть реализовано. Например, Canon предлагает широкий ассортимент необходимых утилит, причем часть из них бесплатна.

Бесспорно, выше изложены лишь общие азы по оптимизации документооборота. В каждом конкретном случае можно найти еще массу возможностей по сокращению расходов при печати в организации, тем более, если используется современная технике с арсеналом необходимых средств.

И ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, конечно же, положительный. Ведь, каждая сэкономленная гривна в том числе и на печатных затратах – это вклад в заработок вашего предприятия.