Actavis автоматизировала систему финансового взаимодействия с сетью контрагентов

Компания Lizard Soft создала инструмент для эффективного сопровождения и управления товарно-денежными взаимоотношениями компании «Актавис Украина» с сетью дистрибьюторов фармацевтической продукции. Реализованная на базе платформы Microsoft SharePoint Foundation 2010 система документооборота позволяет в электронном виде поддерживать базу всех контрагентов компании, вести учет договоров о сотрудничестве, фиксировать потоки платежей по ним, а также осуществлять проверку и подтверждение выплат.

Actavis – одна из ведущих фармацевтических компаний на рынке Украины. Налаженная за 10-летний период работы система сотрудничества с крупнейшими дистрибьюторами предполагает наличие большого количества финансовой документации. Отсутствие единой базы учета партнеров и хранения документов, регламентирующих взаимодействие с ними, способствовало возникновению ряда проблем для компании. Финансово-административному отделу приходилось собирать необходимые данные по телефону и электронной почте, что создавало дополнительную нагрузку на сотрудников, а также повышало риски утери документов и несоблюдения сроков оплат.

Электронная система документооборота, пришедшая на смену ручному способу управления, позволила значительно повысить уровень оперативности взаимодействия как внутри компании, так и с партнерской сетью.

Система состоит из взаимосвязанных между собой баз данных контрагентов и документов, регламентирующих финансовые взаимоотношения компании с ними. В момент возникновения взаимоотношений с новым партнером данные о нем фиксируется в системе. Каждый заключенный компанией Actavis договор о сотрудничестве регистрируется и связывается в системе с соответствующим контрагентом. В дальнейшем все платежи за предоставленные партнерами услуги и реализованные товары связываются с соответствующими договорами. Информация в базах данных фиксируется в соответствующих карточках контрагентов, документов и платежей с возможностью прикрепления скан-копий и файлов документов.

При внесении в базу каждый контрагент, договор и заявка на оплату платежей проходят несколько этапов верификации и согласования ответственными сотрудниками по автоматически заданным маршрутам. Процесс согласования осуществляется последовательно участниками каждого этапа. При этом система осуществляет поочередное назначение задач пользователям и рассылку уведомлений на электронную почту. История всех согласований отображается в карточке контрагента, договора и заявки на осуществление платежа.

Практически с первых дней использования пользователи новой системы отмечают преимущества автоматизации финансового документооборота, что лучшим образом отразилось как на взаимоотношениях с партнерами, так и на эффективности работы «Актавис Украина» в целом.

Реализованная система позволила облегчить и ускорить поиск необходимой документации и информации, уменьшив нагрузку на всех участников процесса сопровождения договорных отношений. Среди положительных эффектов также необходимо отметить повышение уровня коммуникацию с партнерами и подрядчиками компании. Значительно снижен риск нарушения сроков выполнения задач и, как следствие, риск возникновения штрафных санкций.

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365