Документооборот на платформе OKI

Устройства печати сегодня — это не столько аппараты для вывода документов, сколько строительные блоки для создания комплексных решений, которые позволяют повысить эффективность бизнеса. Давайте посмотрим, как может строиться документооборот в компаниях различного масштаба с использованием программно-аппаратных решений OKI.

Обзор возможностей современных аппаратов печати для организации документооборота мы решили сделать на примере портфолио OKI, так как в настоящее время этот производитель предлагает наиболее широкий спектр решений с использованием открытой платформы печати sXP (smart eXtendable Platform). На рынке присутствует 8 линеек принтеров и МФУ OKI, оснащенных sXP. Напомним, что эта платформа позволяет загружать на аппарат стороннее программное обеспечение, с помощью которого можно интегрировать такие устройства в сложные комплексы документооборота. Выпущено уже второе поколение sXP. Чем же могут помочь бизнесу оснащенные им устройства?

На самом деле, даже в небольшой компании без каких-либо дополнительных затрат на программное обеспечение аппараты с поддержкой sXP позволяют развернуть небольшую систему по учету и управлению печатью документов. Дело в том, что в базовой версии этой платформы поддерживается функция идентификации пользователей с помощью PIN-кодов. А значит, после его введения данные о самом задании и его объеме будут учтены. Для этого системному администратору достаточно потратить немного времени на формирование списков с указанием того, какие именно операции доступны на аппарате для каждого пользователя или их групп. Причем среди функций, имеющихся уже в базовой версии sXP, стоит отметить возможность интеграции с Active Directory и подключение любых типов считывателей для смарт-карт, что значительно упрощает работу и персоналу, и системным администраторам.

Для компаний с небольшим количеством аппаратов печати имеет смысл использовать бесплатные или условно бесплатные версии устанавливаемых на sXP пакетов для управления документооборотом. На рынке присутствует довольно много подобного ПО, включая такие известные, как FollowMe, PaperCut, SafeQ, Sendys Explorer и Uniflow. Производитель поддерживает все эти решения в платформе sXP благодаря реализации в ней, так называемых, программных терминалов. Но наиболее тесно OKI сотрудничает с выпускающей ПО Sendys португальской компанией Alidata Software, поэтому для предприятий категории СМБ рекомендуется именно этот продукт в условно бесплатной стартовой конфигурации.

О прочности связей OKI с Alidata говорит тот факт, что все решения семейства Sendys уже много лет разрабатываются в сотрудничестве с OKI. Причем через последнюю идут как продажи комплексных проектов на базе Sendys, так и их поддержка. С другой стороны, возможности пакета Sendys по интеграции с аппаратами OKI таковы, что он позволяет управлять доступом с помощью ввода PIN-кода на тех МФУ, где отсутствует открытая платформа sXP. Про экономическую эффективность такого решения можно судить по получаемой с его помощью экономии: на базе аппарата стоимостью около $270 можно реализовать функцию управления доступом благодаря ПО Sendys, при этом не требуется тратиться на считыватель для смарт-карт ценой не менее 100 евро и можно обойтись без покупки еще за 200 евро TCP/IP-дубликатора для подключения к системе.

В бесплатной версии Sendys Explorer имеется такая уникальная функция, как поддержка распознавания текстов (OCR) на базе библиотек, созданных Google. Поддерживается 200 языков, но имеется и ряд ограничений, что вполне естественно для бесплатных продуктов. Так желательно, чтобы текст был на одном языке, а при его распознавании не сохраняется форматирование документа. Если же эти ограничения не приемлемы, есть возможность приобрести модуль с Abbyy recognition server, который работает с многоязычными документами и позволяет сохранять документы с графическими элементами после распознавания в различных форматах, включая все из семейства Microsoft Office.

В базовой версии пакета поддерживается функция сохранения документов на локальных ресурсах компании. Но при желании ее можно дополнить коннекторами с широко распространенными облачными сервисами, такими как DropBox, Google Drive, One Drive, Sharepoint. Каждый из них приобретается отдельно без ограничения срока использования.

Но, пожалуй, самым оригинальным в Sendys Explorer является Flex-коннектор, который позволяет строить решение на базе правил и данных, извлекаемых из самого документа. Для наглядности реализации Flex-коннектора можно представить пример проекта, в котором при сканировании документа ему присваивается название на основании данных из содержащегося в нем QR-коде, а в качестве одного из атрибутов такого файла задается номер, записанный в определенном поле. Причем для создания такого проекта не требуется знание языков программирования, так как интерфейс применяемого инструментария достаточно интуитивно-понятен.

Для крупных предприятий с обширной инсталлированной базой устройств печати предназначена версия Sendys Explorer Output Manager. На ее базе можно строить, например, такие сложные аутсорсинговые проекты, где оплата рассчитывается исходя из числа отпечатанных копий. Причем речь идет о работе аппаратов, установленных на нескольких площадках корпорации. Кроме того, удаленно мониторится как состояние самих аппаратов, так и запас расходных материалов для своевременного пополнения лотков с бумагой и замены картриджей с тонером.

Среди возможностей Sendys Explorer Output Manager можно отметить функцию использования шаблонов из общих папок, которая бывает полезна в корпорациях с разветвленной структурой филиалов или в крупных розничных сетях. Например, вместо рассылки типовых договоров по электронной почте, когда в каждом из подразделений в них могут вноситься не согласованные с центральным офисом правки, печатается документ, хранящийся в папке с разделяемым доступом. В этом случае все вносимые в него изменения сразу же становятся актуальными для филиалов без риска несанкционированных правок или использования устаревшей версии.

Важной функцией в рамках крупных организаций является разграничение прав пользователей по применению тех или иных возможностей аппаратов по печати, сканированию и копированию в цвете либо в монохромном режиме. Так как себестоимость ч/б вывода на цветных устройствах сегодня сравнима с монохромными, то для повышения эффективности бизнеса достаточно поставить для общего использования цветной аппарат, но предоставить доступ к выводу в цвете только для тех, кто действительно в этом нуждается по своим служебным обязанностям. А ведение централизованного учета объемов печати по подразделениям или даже персонально пользователями помогает избежать излишних расходов бумаги и тонера.

Современные МФУ оснащаются удобными ЖК-панелями, но зачастую их меню отличаются, что может усложнить освоение работы с ними большого числа пользователей. Однако ПО централизованного управления позволяет унифицировать интерфейс на аппаратах даже из различных семейств. При этом он подстраивается под каждого отдельного сотрудника с использованием только разрешенных для него операций. Идентификация же выполняется как сканированием смарт-карт, так и вводом PIN-кода.

Как видим, современные аппараты печати с открытой программной платформой могут стать удобным базисом для организации документооборота в компаниях самого разного масштаба от малого и среднего бизнеса до крупных корпораций. Примеры внедрений подобных решений показывают их эффективность. Причем крупные проекты есть и в нашей стране, и мы обязательно вернемся к этой теме с подробным рассказом о них.

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365