`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Михаил Бейрак

Ну, за бухгалтеров!

+44
голоса

И это не только тост в канун праздников. Речь пойдет об электронном архиве первичных бухгалтерских документов.

В некоторой стране функционирует большая организация, ведущая бухгалтерский учет по правилам этой страны. И каждый раз, при проведении аудита возникала одна и та же ситуация: оказывалось, что проводки по документу сделаны, а самого документа либо нет, либо на нем отсутствуют необходимые подписи. Бухгалтерский учет в этой стране был основан на учете совершенных хозяйственных операций (как и во всех странах). Признаком совершения хозяйственной операции считается первичный документ, подписанный двумя сторонами сделки (накладная, акт и т.д.). Таким образом, для корректного внесения документа в систему бухгалтерского учета, необходимо убедится в том, что первичные документы присутствуют, и на них стоят подписи ответственных лиц обоих участников сделки. При проведении проекта автоматизации бухгалтерского учета пределом мечтаний было ведение всех данных, как сейчас бы сказали, в транзакционной базе данных.

Оказалось, что при большом числе документов, очень сложно проконтролировать как наличие самого бумажного документа в соответствующей папке с документами , так и наличие соответствующих подписей. Особенно проблема становилась веселой при работе с документами о выполненных работах и оказанных услугах - цикл подписания такого документа может быть очень длинным, от наличия подписи и печати на этом документе часто зависят зарплаты множества людей. Сочетание таких факторов создает разнообразные ситуации, заканчивающиеся поиском документа, по которому уже выполнены проводки в бухгалтерской системе и сданы все отчеты.

Коллизия разрешилась после внедрения системы хранения изображений первичных бухгалтерских документов в электронном виде с модулем проверки наличия подписей в необходимых местах. Теперь сразу при сканировании документа определяется его принадлежность той или иной хозяйственной операции и при отсутствии подписи выдается предупреждение, на которое можно быстро отреагировать. Бухгалтер может прямо из учетной системы просмотреть электронную копию документа и убедится в том, что он оформлен надлежащим образом. Проблема решена.

И даже в нашей стране такие системы внедряются. И число таких проектов растет, несмотря на кризис. Потому что решение проблемы «другим» способом стоит намного дороже. Но, тем не менее, большинство опытных бухгалтеров легко смогут привести парочку примеров подобных коллизий.

Может у кого-то иначе ?

+44
голоса

Напечатать Отправить другу

Читайте также

А что, великолепная идея для системы бухгалтерского учета.
Возможено ли взаимодействие такой системы учета документооборота с учетными системами на основе 1С:Предприятие 8?

Зачем взаимодействие? Такая система собственного изготовления работает с начала 2007 года на моем предприятии (Франчайзи 1С) и она полностью интегрирована в 1С 7.7 (кроме распознания подписей - конечно) (в 8-ке сделать гораздо проще), но кроме заинтересованности на словах от потенциальных клиентов пока особо спроса нет. Хотя кроме перечисленных в статье преимуществ, позволяет вести бухгалтерию полностью удаленно (секретарь просто сканирует, регистрирует и архивирует бумажные документы. А также позволяет создавать и редактировать и сохранять произвольные табличные документы и шаблоны (договора, формы актов и другое). Ну и конечно просматривать и корректно печатать (сохранять размер и параметры печати и просмотра) отсканированные документы, само собой и открывать родном или другом внешнем приложеннии, работу в сети, хранение архивных копий, отправку по електронной почте, экспорт в эксел, принудительную регистрацию формирования и изменений табличных документов 1С. Ну и так далее (можно добавить и функции документооборота - цепочки задач работы с документами, анализ). Так что это не идея, а реальность - но ... Если есть желание посмотреть или подробнее обсудить пожалуйста буду рад, а вот продать конечно сложнее. А что касается взаимодействия средств графического анализа документов с 1С - то это было-бы очень нужно и возможно востребовано. Так что ждем ответа автора статьи.

Готов продемонстрировать заинтересованным автоматический анализ счетов, накладных, актов, инвойсов. От сканирования, до автоматического распознавания реквизитов документов и табличной части документов с последующим экспортом в XML. А уж как XML импортировать в 1С - всем известно. Сложности построения стандартного экспорта в 1С состоят в наличие большого числа конфигураций. Автоматический вызов функций 1С технических проблем не вызывает.

Можно куда-то скинуть базу и получить результат. tif подойдет?

Tiff конечно подойдет. Демонстрация происходит на документах, на которые проведена предварительная настройка. Есть даже язык логического программирования, позволяющий описывать поиск необходимых элементов на странице.

Конечно. Характеристики самой системы электронного документооборота зависят от количества документов и характеристик маршрутов движения документов. В "нижнем пределе" вполне работает хранение документов в файловой системе в формате PDF и хранение ссылок на файлы в базе 1С. В "верхнем пределе" может быть много чего ....

А как насчет взаимодействия напрямую из языка 1С Предприятие 8 именно со средствами графического анализа?

Технически такая возможность конечно есть, есть даже соответствующее средство разработки. Но в извлечении данных есть свои специфические процессы связанные с сканированием и верификацией данных. Поэтому, обычно извлечение данных делают в интерфейсе специализированной программы и экспортируют изображение и реквизиты в соответствующие места.

Это не для бухгалтерии. А отдельного человека нанимать для такой операции затруднительно. И причем здесь верификация? Если не правильно распознано, то уж никуда не денешься, а есть варианты - можно передать и все. Но так или иначе любое мнение имеет право на жизнь. И такая возможность мне в ближайшее время понадобится. И если она есть, не могли бы вы скинуть документацию на analitik@optima.com.ua

Наши заграничные коллеги пошли немного дальше в внедряют то же самое в мобильном виде - документ сканируется сразу же после подписания с помощью Imager-сканера или фотоаппарата мобильного устройства.

Самые распространенные сценарии:
* Подтверждение факта выполненных работ (доставки для логистов/курьеров, успешно проведенного выездного ремонта, и т.д.)
* Быстрый сбор документации для электронного документооборота и/или архива.

Целей обычно две:
* Сократить накладные расходы на переоформление и исправление ошибок - описанный выше контроль корректности оформления.
* Быстрее получить деньги за оказанные услуги -
получение копии такого документа (даже в цифровом виде), проверенного на корректность, является основанием считать обязательства выполненными и немедленно выставить счёт (который может быть или отправлен факсом или распечатан с мобильного принтера для любителей оригиналов).

Варианта исполнения опять же два:
* Или изображение анализируется на месте (тот же ABBYY OCR Mobile Engine) - удобно, когда нужно выполнить базовые проверки, типа наличия подписей, и "отрапортовать наверх".
* Изображение отсылается в ЦО, тут желательно иметь 3G-канал - так работают только в случаях, когда информацию нужно тщательно проанализировать и обеспечить к ней быстрый доступ группы. Пример - криминалисты так снимают отпечатки пальцев и отправляют на анализ.

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT