Ну, за бухгалтеров!

И это не только тост в канун праздников. Речь пойдет об электронном архиве первичных бухгалтерских документов.

В некоторой стране функционирует большая организация, ведущая бухгалтерский учет по правилам этой страны. И каждый раз, при проведении аудита возникала одна и та же ситуация: оказывалось, что проводки по документу сделаны, а самого документа либо нет, либо на нем отсутствуют необходимые подписи. Бухгалтерский учет в этой стране был основан на учете совершенных хозяйственных операций (как и во всех странах). Признаком совершения хозяйственной операции считается первичный документ, подписанный двумя сторонами сделки (накладная, акт и т.д.). Таким образом, для корректного внесения документа в систему бухгалтерского учета, необходимо убедится в том, что первичные документы присутствуют, и на них стоят подписи ответственных лиц обоих участников сделки. При проведении проекта автоматизации бухгалтерского учета пределом мечтаний было ведение всех данных, как сейчас бы сказали, в транзакционной базе данных.

Оказалось, что при большом числе документов, очень сложно проконтролировать как наличие самого бумажного документа в соответствующей папке с документами , так и наличие соответствующих подписей. Особенно проблема становилась веселой при работе с документами о выполненных работах и оказанных услугах - цикл подписания такого документа может быть очень длинным, от наличия подписи и печати на этом документе часто зависят зарплаты множества людей. Сочетание таких факторов создает разнообразные ситуации, заканчивающиеся поиском документа, по которому уже выполнены проводки в бухгалтерской системе и сданы все отчеты.

Коллизия разрешилась после внедрения системы хранения изображений первичных бухгалтерских документов в электронном виде с модулем проверки наличия подписей в необходимых местах. Теперь сразу при сканировании документа определяется его принадлежность той или иной хозяйственной операции и при отсутствии подписи выдается предупреждение, на которое можно быстро отреагировать. Бухгалтер может прямо из учетной системы просмотреть электронную копию документа и убедится в том, что он оформлен надлежащим образом. Проблема решена.

И даже в нашей стране такие системы внедряются. И число таких проектов растет, несмотря на кризис. Потому что решение проблемы «другим» способом стоит намного дороже. Но, тем не менее, большинство опытных бухгалтеров легко смогут привести парочку примеров подобных коллизий.

Может у кого-то иначе ?