`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Аутсорсинг документооборота – повышаем эффективность

+33
голоса

Повышение эффективности является одной из главных задач современного бизнеса. Давайте посмотрим, как в этом может помочь аутсорсинг - в частности, в системах документооборота и печати./>

Когда речь заходит о передаче каких-либо задач по обслуживанию ИТ-инфраструктур сторонним организациям, возникают сомнения в том, что посторонние сотрудники смогут достаточно ответственно справиться с возлагаемыми на них функциями. Особенно когда речь идет о критически важных для предприятия приложениях. Но не обязательно возлагать на контрактных исполнителей совершенно все обязанности. В обширном ИТ-окружении хватает и некритичных составляющих, которые вполне допустимо доверить профессионалам, тем более, когда область их ответственности хорошо учитывается и контролируется. Одной из таких задач вполне может стать подсистема документооборота.

Многие ли руководители компаний ведут тщательный учет того, насколько эффективно работают с документами их сотрудники? А ведь это одна из важнейших составляющих любого бизнеса. Как показывает анализ расходов, связанных с организацией документооборота, только 10% приходится на прямые затраты, куда входят стоимость как самих аппаратов печати, так и необходимых для вывода документов бумаги и расходных материалов. Остальные статьи являются косвенными, но от этого их важность не уменьшается. И именно за счет оптимальной организации всех связанных с обработкой документов процессов можно существенно повысить эффективность бизнеса.

Аутсорсинг документооборота – повышаем эффективность

Список таких задач включает, например, анализ того, сколько оборотных средств заморожено в виде приобретенных устройств печати,  запаса картриджей,  сколько времени тратится на ремонт, обслуживание,  заказ расходных материалов, их хранение и учет этих операций. Отдельный разговор - утилизация техники и расходных материалов в рамках требований действующего законодательства. Приходило ли в голову ИТ-директору крупной корпорации или владельцу небольшого бизнеса, что стоит сэкономить на том, чтобы сократить или полностью исключить вывод не связанных с работой заданий, а также уменьшить число отпечатанных страниц, которые попадают в мусорные корзины напрямую из выходного лотка? А ведь для всего этого есть инструменты. Что уж говорить о таких задачах, как оптимизация рабочего времени сотрудников при взаимодействии с аппаратами печати, или управление документооборотом и связанными с этим функциями, такими как хранение, архивация, получение, доставка, распространение, создание, сканирование и индексация документов. А ведь именно на последние категории и приходится большая часть расходов.

Все эти задачи успешно решаются в рамках сервисного контракта специалистами компании «В.М.», которые выполняют подобные проекты уже для многих украинских предприятий самого разного масштаба: от крупных корпораций с разветвленной структурой филиалов по всей стране до небольших фирм с интенсивным процессом подготовки документов.

Компания «В.М.» предлагает несколько вариантов сервисных контрактов. Это может быть покопийный контракт, который нацелен на уменьшение общих затрат предприятия на печать. Возможно и предоставление сервиса управления печатью, что подразумевает оптимизацию и управление печатью. Доступен также вариант сервиса по управлению документооборотом, в рамках которого выполняются оптимизация и управление этим процессом для снижения затрат и роста эффективности.

Аутсорсинг документооборота – повышаем эффективность

Как показывает практика «В.М.» при внедрении проектов, в большинстве компаний сделан существенный перекос по числу установленных в офисе персональных устройств печати. Тогда как аппараты с поддержкой сетевых подключений для обслуживания групповой работы либо отсутствуют, либо их недостаточно. А это приводит к сложности централизованного управления и контроля. Причем у ИТ-службы отсутствует актуальная и своевременная статистика по использованию парка печатающей периферии и объемам вывода документов. Поэтому проекты сервиса по управлению печатью предусматривают оптимизацию оснащения компании аппаратами печати с оптимизированной структурой, выполняемой по принципу «правильное устройство в правильном месте». А весь парк аппаратов будет работать во взаимодействии со специализированным ПО. Подобные комплексные проекты включают аудит существующей структуры, проектирование оптимизированной среды, внедрение, сбор данных во время рабочей эксплуатации их анализ и при необходимости корректировку проекта.

Целью комплексных проектов является минимизация простоя сотрудников и бизнес-процессов. Это достигается благодаря использованию новых печатающих устройств. Причем на территории клиента находится подменный фонд расходных материалов и техники, что позволяет избежать каких-либо задержек, связанных с выходом из строя самих аппаратов или  с необходимостью в приобретении расходных материалов. Таким образом, благодаря отсутствию простоев аппаратов и их широкой функциональности повышается производительность и гибкость бизнес-процессов. Этому также способствует и внедрение специализированного ПО для удаленного управления и контроля процессов подготовки документов. В то же время, руководство компании и ее ИТ-служба получает реальный контроль над процессами печати и управления документооборотом. Это достигается с помощью мониторинга всей системы печати в режиме реального времени. А на основании собираемых данных формируются разносторонние отчеты. Причем появляется возможность дистанционного управления и настройки устройств для своевременной адаптации к изменениям бизнеса.

Снижение затрат  в рамках подобных проектов на печать достигается благодаря обширному набору факторов. В первую очередь, это связано со снижением количества печатающих устройств без потери в функциональности и производительности бизнес-процессов. Кроме того, сотрудники лишаются возможности несанкционированной печати, что приводит к уменьшению ее объемов. Одновременно, руководство получает возможность увидеть реальные затраты на печать в разнообразных разрезах. Это позволяет выполнять анализ, планирование, прогнозирование и бюджетирование затрат, потребностей и возможностей. Немаловажным фактором является и то, что при организации покопийного обслуживания, оплата происходит только за конкретное количество напечатанных документов вместо заправки и ремонта техники.

Аутсорсинг документооборота – повышаем эффективность

Неоспоримыми преимуществами компании «В.М.» в подобных проектах являются ее 20-летний опыт работы на украинском рынке расходных материалов. Компания имеет сертификаты по ISO 9001:2008 и ISO 14001:2004, а также несколько реализованных проектов аутсорсинга печати в условиях нашей страны.

Важно отметить, что как независимый интегратор, компания «В.М.» не имеет привязки к какому-либо одному производителю печатающей техники, что позволяет предлагать заказчикам наиболее оптимальные решения для каждого конкретного проекта.

 

+33
голоса

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT