`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Распечатал – заплатил

+33
голоса

Стремительно меняющаяся рыночная ситуация требует от бизнеса все большей гибкости и потому многие компании предпочитают сфокусироваться на основной деятельности, передавая, когда это возможно, вспомогательные функции на аутсорсинг. На примере «Укртелеком» мы расскажем, как современные решения позволяют усовершенствовать сервис печати.

Динамично меняющаяся рыночная ситуация требует от бизнеса все большей гибкости. Конкурентное окружение и предпочтения клиентов меняются довольно быстро и капитальные вложения в то или иное направление часто становятся якорем, ограничивающим свободу действий. Потому многие компании стремятся сфокусироваться на основной деятельности, передавая, когда это возможно, вспомогательные функции на аутсорсинг. К тому же, постепенно уходит в прошлое концепция фиксированного рабочего места, даже в отношении офисных служащих. Между тем предприятиям, как и прежде, требуется обеспечивать сотрудников эффективными инструментами для выполнения их обязанностей. Далее Вы на примере распределенной компании национального масштаба узнаете, как современные решения позволяют оптимизировать сервис печати.

«Укртелеком» – один из крупнейших в стране телеком-операторов. По итогам 2016 г. доход компании превысил 6,6 млрд. грн. Учитывая общемировую тенденцию к снижению спроса на услуги фиксированной связи, последние годы оператор активно развивает перспективные направления доступа в Интернет и передачи данных, а также ЦОД и облачных сервисов. Два года назад стартовал масштабный проект модернизации транспортной сети в городах-миллионниках, целью которого является повышение пропускной способности и расширение спектра доступных клиентам современных высокотехнологичных сервисов. Параллельно идет реструктуризация самой компании, оптимизация и автоматизация внутренних процессов, совершенствование ИТ-инфраструктуры. В последнем случае одной из составляющих стала задача модернизации сервиса печати.

За многие годы развития в компании сформировался достаточно большой парк печатающей техники различных моделей и производителей. Причем значительная его часть – это персональные устройства. Стоит отметить, что структура «Укртелеком» включает более четырех сотен центров обслуживания абонентов по всей стране плюс десятки региональных офисов. Штат компании около 25 тыс. сотрудников. Помимо задач повседневной печати – договоры, счета, накладные, внутренняя документация и т.п. – есть также потребность в копировании и сканировании.

В результате изучения доступных вариантов оптимальным был признан аутсорсинг печати. Это выгоднее, чем инвестировать в покупку новой техники. Другие преимущества покопийного обслуживания мы рассмотрим чуть позже. Победителем конкурса на пилотное внедрение в Киеве стала украинская «В.М.», которая предложила и летом прошлого года реализовала комплексное решение на базе производительных устройств для рабочих групп фирмы OKI и программного обеспечения Sendys Explorer компании Alidata.

Распечатал – заплатил«Несмотря на широкую распространенность офисной печати, мало кто проводит единую техническую политику в этой области. Она подразумевает выбор и покупку оборудования с оптимизацией затрат по обслуживанию, либо по расходным материалам, либо по совокупной стоимости владения (ТСО). Обычно техника закупается спонтанно, исходя из потребности решения текущих задач. Как следствие нередко возникает ситуация когда одна часть оборудования работает с избыточной нагрузкой, а другая простаивает. К тому же, такой «зоопарк» очень непросто контролировать, обслуживать, ремонтировать и обеспечивать расходными материалами», – говорит Петр Будаев, генеральный директор группы компаний «В.М.».

На начальном этапе специалисты «В.М.» провели аудит инфраструктуры печати «Укртелеком» и на основе технического задания (в котором в числе прочего оговаривались требуемые объемы печати в разрезе форматов, видов и т.п.) разработали архитектуру будущего решения, с учетом требований заказчика и особенностей его ИТ-инфраструктуры.

Офисы «Укртелекома» связаны единой компьютерной сетью и потому для обеспечения необходимых возможностей в центре обработки данных компании были выделены серверные ресурсы с последующим развертыванием и настройкой решения по управления печатью. На базе программного комплекса Sendys Explorer реализовали печать по запросу (follow-me и pull printing). Теперь каждый пользователь авторизуется на печатающем устройстве посредством личного бэйджа-пропуска или PIN-кода и дальше работает с оборудованием строго в рамках своих полномочий в соответствии с групповыми политиками (решение интегрировано с Microsoft Active Directory). Нет необходимости думать на какой принтер отправить документ. Он просто подходит к ближайшему свободному аппарату и получает свою распечатку. Также в меню на сенсорной панели управления есть возможность выбрать задание из личной очереди или повторно вывести что-то из истории печати, указать требуемое количество копий и прочие параметры. Важным преимуществом такого подхода является высокая конфиденциальность, поскольку минимизируется возможность доступа сотрудников к чужим распечаткам. Кроме того, это позволяет, к примеру, исключить неавторизованное использование цветной печати и сократить расход бумаги в случае ошибочной отправки.

Распечатал – заплатил

Пилотный проект охватил 24 локации в Киеве и 25 в области, где было установлено более 100 современных многофункциональных аппаратов двух моделей. Унификация парка печатающей техники позволила сократить номенклатуру расходных материалов и значительно упростить обслуживание. К тому же, все эти заботы взял на себя подрядчик в лице «В.М.», а заказчик использует сервис печати в необходимых объемах и по итогам отчетного периода оплачивает фактически потребленные ресурсы.

Развернутое решение по управлению печатью Sendys Explorer позволяет вести детальный учет вплоть до отдельного сотрудника – кто, что и когда выводил на печать. Это дает возможность уменьшить нецелевое или нерациональное использование техники. Кроме того, соответствующие затраты теперь корректно разносятся по каждому подразделению.

С учетом продолжающейся реструктуризации компании еще одно существенное преимущество аутсорсинга печати – высокая гибкость и масштабируемость в случае изменения штатного расписания или переноса офисов. Заботы о перемещении печатающего оборудования, увеличении или уменьшении его количества теперь лежат на внешнем подрядчике.

Дополнительная экономия достигается также за счет обслуживания удаленных отделений. Если раньше в случае выхода печатающей техники из строя приходилось собственным автотранспортом отправлять туда ИТ-специалиста, то теперь диагностика и устранение части неисправностей осуществляется дистанционно. В остальных случаях восстановление работоспособности берут на себя сотрудники «В.М.», в соответствии с подписанным соглашением об уровне сервиса (SLA).

Таким образом, переход на покопийное обслуживание позволил «Укртелекому» существенно упростить сопровождение, учет и бюджетирование процесса печати. Удалось высвободить значительный финансовый ресурс за счет отказа от покупки техники, уменьшить временные затраты сотрудников ИТ-подразделения. В целом переход на аутсорсинг дал возможность сократить общие расходы на печать примерно на 20%. И это без учета сложно поддающихся финансовой оценке различных организационных преимуществ и повышения качества сервиса.

Распечатал – заплатил«Основные преимущества проекта по переходу на аутсорсинг были, конечно, экономические. А вот с точки зрения ИТ существенно упростилось обслуживание. Так, сократилось количество единиц техники, отпала необходимость поддерживать удаленные площадки, большинство функций теперь реализуется централизованно через сервис печати. Также упростилось администрирование и управление, а именно: ремонт, расходники, разнесение затрат», – говорит Кирилл Гончарук, директор дирекции информационных технологий «Укртелеком».

Помимо установки печатающих устройств, развертывания и настройки серверного оборудования и ПО, типовых политик, инженеры «В.М.» также оснастили аппараты карт-ридерами, там, где это требовалось, смонтировали лотки повышенной емкости для бумаги, и в тесном взаимодействии со специалистами «Укртелеком», OKI и Alidata обеспечили персонализацию решения. Так, например, меню МФУ и отчеты Sendys Explorer со статистикой использования были доработаны с учетом пожеланий заказчика, на аппаратах настроены шаблоны для ускорения выполнения типовых задач вроде копирования разворотов паспорта и т.п.

В ходе реализации проекта на начальном этапе традиционно наблюдалось неприятие новшеств со стороны сотрудников. Однако, его удалось довольно быстро преодолеть. Вскоре сотрудники и сами увидели, что это удобно, эффективно и позволяет получить более качественный сервис.

Учитывая успешные результаты пилотного внедрения, теперь планируется масштабировать проект на всю компанию. Будут проведены новые тендеры и выбраны подрядчики для развертывания решения в офисах «Укртелеком» по всей стране. С целью диверсификации предполагается реализовать его на базе аппаратно-программных комплексов нескольких производителей.

+33
голоса

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT