Як зекономити на офісному друці: поради експерта Epson

1 июль, 2021 - 14:41КО

Документообіг — це звичний та буденний робочий процес будь-якого офісу. Друк контрактів, презентацій, доповідей та звітів, як правило, є вагомим пунктом зі значною цифрою у щомісячному бюджеті діяльності компанії. Кожен середньостатистичний офісний працівник використовує близько 10 тис. листів на рік (за даними порталу Triplepundit). Проте, існує декілька простих та ефективних методів зекономити на офісному друці, адже, як кажуть: «Заощаджені кошти — це зароблені кошти».

Сучасне обладнання

Як зекономити на офісному друці: поради експерта Epson

Якщо ваш офіс обладнаний принтерами з минулого десятиліття, і вартість друку вас не влаштовує, можливо, саме час подумати про оновлення техніки. Звісно, це може здатись дещо нелогічним, адже на старті витрати зростуть, втім, сприймайте це як інвестицію, адже за кілька років таке оновлення окупиться в рази.

Сучасні принтери значно відрізняються від своїх попередників за багатьма пунктами. Наприклад, принтери із технологію струменевого п’єзоелектричного друку, що є власною розробкою компанії Epson, відрізняються економічністю, енергоефективністю та екологічністю. Саме виважений вибір між струменевим та лазерними принтерами гратиме вагому роль у рівні економії на друці.

Визначальною перевагою струменевих принтерів на п’єзоелектричній технології друку є менша собівартість як чорно-білого, так і кольорового друку. Варто зазначити й про екологічність цієї технології, адже під час друку не утворюється озон, немає процессу нагрівання чорнил, як у випадку з лазерними принтерами, а пігментні чорнила не зсипаються під дією часу, як це буває з тонером, також такі чорнила не розмазуються при виділенні маркером, а документи готові до роботи одразу при закінчені процесу друку.

Як зекономити на офісному друці: поради експерта Epson

Місткості для чорнил або тонеру, також суттєво впливають на підсумкову вартість друку, адже картриджі для принтерів можуть стати обтяжливою статтею витрат в будь-якому офісі. Картриджі для струменевих пристроїв для SMB відходять у минуле, але ще використовуються у пристроях для великих об’ємів корпоративного друку. Сучасна струменева техніка вже давно працює на безкартриджному друці. Сьогодні на ринку досить багато струменевих монохромних та кольорових безкартриджних принтерів та БФП із резервуарами для чорнил, які можна легко наповнити самому за лічені хвилини без допомоги сервісних інженерів. Останнє, у випадку лазерних принтерів, може стати окремою статтею витрат. Безкартриджні пристрої є у різних брендів. Та економічні безкартриджні принтери та БФП EcoTank з серії Фабрика друку вперше розробила та представила українському споживачеві вже згадана вище компанія Epson 10 років назад. За роки існування ця серія поповнилась більш ніж 30 моделями, що підтримують цю технологію для різних задач. Саме безкартриджна технологія значно знижує собівартість друку однієї сторінки.

Двосторонній друк та режим економії друку

Один з найпростіших методів уникнути зайвих витрат під час друку — встановити найменш ресурсозатратні налаштування принтеру. Саме у драйвері друку можна встановити «режим економії» або в налаштуваннях за допомогою повзунка зменшити щільність чорнила до — 50%, що буває дуже важливо при друку на тонких носіях 45- 50 гр. / кв.м. у корпоративному сегменті, що дозволяють встановити необхідну економію друку не тільки для внутрішнього документообігу компанії, а й друку в цілому так як якість відбитка в режимі економії чорнила виглядає досить насиченим. Також, не варто забувати про попередній перегляд документу та режим економії тонеру або чорнил, який присутній у більшості моделей сучасних принтерів.

Як зекономити на офісному друці: поради експерта Epson

Використовуйте спеціальне програмне забезпечення

В епоху цифровізації та цифрової трансформації світу не складно знайти комплексне рішення, розроблене під конкретні задачі. Економія на друку — не виняток.

Epson Open Platform дозволяє налаштовувати інтерфейс під вимоги користувача і інтегрувати друковані пристрої в існуючу інфраструктуру бізнес-друку з різноманітними виробниками ПО: Epson Print Admin, SafeQ, Paper Cut, Doxense, Sequi Soft, NDD Print, Cartadis, Ubiquitech CEC, Nuance, Preton.

Всі ці ПО допомагають контролювати і управляти процесом друку проводити аутентифікацію по ID карткам, логіну та паролю, або PIN-коду. Ідентифікація користувача і його рівня доступу — отримання доступу до функцій відповідно до профайлів користувача або департаменту. Автоматично отримувати звіти, створювати правила друку, моніторити друк.

Як зекономити на офісному друці: поради експерта Epson

Як приклад, ізраїльська компанія Preton Ltd. розробила технологію Pixel Optimizer, що автоматично ідентифікує та видаляє «надлишкові» пікселі, при цьому не зменшуючи якість документу. Програмне забезпечення PretonSaver Enterprise також дозволяє виставляти квоти на щоденний/тижневий/місячний друк, налаштувати двосторонній та монохромний друк, друкувати декілька сторінок на одному аркуші, вимкнути друк зображень.

Своєю чергою, сучасні багатофункціональні пристрої, серед яких лінійка Epson Workforce Enterprise, вже мають інтегровані програми та не потребують стороннього ПЗ. Вони дозволяють встановлювати унікальні налаштування друку для кожного з відділів. Наприклад, маркетинг матиме змогу друкувати у кольорі, в той час, як бухгалтерія — лише у чорно-білому форматі. На додаток, присутня підтримка конфіденційного друку та сортування документів. Подібне ПЗ дозволяє заощадити не лише чорнила, а ще й папір, електроенергію та захищаю власника бізнесу від друку не за цільовим призначенням.

Адаптуйте шрифти

Якщо специфіка роботи вашої компанії передбачає друк великої кількості текстових документів, варто подумати про використання більш «економічних» шрифтів. За даними порталу CNET, Century Gothic, Ecofont, Garamond та Times Roman є оптимальними шрифтами для друку. У порівняльних тестах, використання Century Gothic продемонструвало економію у 31% в порівнянні з Arial.

Для прикладу, голландська компанія SPRANQ розробила «економічний» шрифт Ecofont, що має безліч мікроскопічних округлих пустот в будові літер. Як кажуть у компанії, використання цього шрифту зменшує витрати на друк до 20%. Хоча він і потребує невеличких інвестицій на його придбання, у мережі можна знайти й безкоштовні аналоги, які рекомендують імениті графічні дизайнери.

Визначте оптимальну енергозатратність принтера для ваших цілей

Обсяг офісного друку залежить від кількості людей в офісі (від кількості людей на один принтер), а також від специфіки роботи. Зрозуміло, що в бухгалтерії та в юридичному відділі потік документів набагато вищий, ніж, наприклад, у маркетинговому.

Якщо взяти за приклад невеликий офіс (до 15 людей), то для нього можна легко розрахувати енергозатратність принтера. Так, на день такий офіс друкує приблизно протягом 1-2 годин. Середня потужність струменевого принтера складає 25-40 Вт, в той час, як лазерного — 350-400 Вт. Тому виходить, що енергозатратність струменевого принтера на рік складає близько 12 кВт, а лазерного — 132-144 кВт, а це економія в 11-12 разів! Якщо ж у вашому офісі принтер не перестає друкувати, то економія від використання струменевого обладнання лише збільшиться.

Як бачимо, офісний друк зовсім не обов’язково має бути дорогим та витратним. Прості поради та виважений підхід дозволять максимально ефективно використовувати папір та чорнила, що значною мірою відіб’ється на бюджеті компанії. До того ж зменшення використовуваних ресурсів досить екологічна справа.

Детально про економічні пристрої для друку ви можете дізнатися на сайті www.epson.ua або отримати консультацію у фахівця Epson, відвідавши демозал за попереднім записом.

 

Публикуется на правах рекламы