Внедрение EPM: как избежать разочарований и потерь?

О системном ведении проектной деятельности в целом и о работе современных автоматизированных систем управления проектами (АСУП) на базе продуктов Microsoft шла речь на недавно проведенной «Инкомом» конференции «Роль управления проектами в жизнедеятельности компании».

Классическими признаками неэффективного управления проектами являются попытки их реализации без планов и контроля, запуск множества проектов без должного учета имеющихся ресурсов, отсутствие достоверной и полной картины их состояния и сильная зависимость от квалификации менеджера проекта.

Юрий Пирус: «В совершенствовании корпоративного управления проектами критичными оказываются именно организационные процессы. Если автоматизировать хаос, получим лишь автоматизированный хаос»

Напротив, применение решений Microsoft по управлению корпоративными проектами (Enterprise Project Management, EPM) помогает контролировать производительность, визуально выделять тенденции, управлять рисками и выявлять случаи недостатка инвестиций. И это, по словам представителей «Инкома», вовсе не абстрактное заключение, а результат внедрения у себя АСУП. В практическом применении в эту систему входят такие группы бизнес-процессов, как управление рабочим временем, человеческими и финансовыми ресурсами, позволяющими осуществлять календарно-ресурсное планирование и отбор проектов на основе сбора и анализа достоверной информации. Накопленный опыт позволяет им говорить о расширении глубины анализа и контроля за всеми выполняемыми работами благодаря оптимизации процесса принятия решений и снижения простоя сотрудников и о повышении степени соответствия выбранной стратегии развития бизнеса компании. Тем не менее, по словам Юрия Пируса, руководителя департамента внедрения Microsoft EPM 2007 «Проект-менеджмент бизнес-консалтинг» (ПМБК), согласно мировой статистике (отечественных данных, разумеется, нет) только 16% проектов внедрения АСУП успешны, 57% признаются проблемными и реализованными частично, а 27% – определены как неудачные.

Далее на конференции было практически рассмотрено, как компоненты проекта и подходы к реализации влияют на его выполнение, предложено, каким образом решать типичные проблемы в ходе реализации, а также указано, какие функциональные возможности Microsoft EPM 2007 лучше всего использовать, учитывая бизнес и специфику организации, и как их увязать, чтобы получались жизнеспособные, изящные решения, и избежать разочарований и потерь времени на пути становления системы корпоративного управления проектами в организации.

Говоря о лучших практиках разработки и внедрения АСУП, представитель ПМБК подробно рассказал о наборе принципов, заложенных в решение от Microsoft. При этом отмечалось, что организационные процессы требуют значительного времени и усилий многих сотрудников и высших руководителей, сами же они требуют затем постоянного контроля и совершенствования. Далее он остановился на концепции создания команды внедрения и ролях внутри нее и предложил модель постепенного развития проекта. Она включает в себя этапы ограниченного пилотного (игрового) и пилотного проектов, последующего использования их результатов в одном-двух департаментах и, наконец, развертывания АСУП в полном масштабе. Для снижения рисков заказчика и исполнителя предложено формализовать выполнение ключевых этапов не одним, а несколькими договорами между ними, заключаемыми последовательно, на основании успешности реализации предыдущего.

В завершение мероприятия, делясь накопленным опытом, директор Project Management Profy Вадим Геря обратил внимание собравшихся на то, что управление проектами в организации требует тщательного продумывания процедур инициации, планирования, контроля, управления изменениями и завершения проекта с учетом ограничений и возможностей, существующих в конкретной организации. «Добиться гармонии, простоты и логичности процедур – сложная задача. Не менее сложная – оценка эффективности внедрения АСУП. Критериев может быть много. Если исходить из основного назначения систем управления – повышение эффективности предприятия, то мы бы отметили такой критерий, как объем затрат на проектную деятельность. Система управления проектами сокращает этот показатель на 10–30% за счет снижения транзакционных издержек».

Фото: Александр Турченюк