СЭД: чем они интересны

В течение последних лет в мире, в том числе и в Украине, постоянно увеличивается интерес к системам электронного документооборота и делопроизводства (СЭД). Этот сегмент прикладного ПО растет на 30–40% в год, а вместе с ним и число компаний-разработчиков таких систем. Повышенное внимание к ним вызвано прежде всего необходимостью соответствовать требованиям быстро меняющегося рынка. Львиная доля ошибок связана именно с отсутствием нужной информации в нужное время и в нужном месте, а также с огромными объемами данных, которые должен обрабатывать сотрудник. Правильно внедренные и грамотно используемые СЭД позволяют свести к минимуму число возможных погрешностей.

IBM Lotus Domino/Notes как платформа СЭД

Еще один вариант прикладной системы на базе IBM Domino/Lotus. Компания «Бизнес-Интеллект» утверждает, что в состоянии разработать решение едва ли не для всех отраслевых приложений

Известно, что в системах электронного документооборота используются как реляционные, так и нереляционные базы данных. Первые хорошо известны и традиционно широко применяются в Украине. Вторые пока еще являются своеобразной «экзотикой», непривычной и мало понятной нашим специалистам. К сожалению – потому что самой продаваемой в мире платформой для СЭД на сегодняшний день является все же Lotus, представляющая собой корпоративную middleware-платформу, использующую нереляционную, документоориентированную СУБД.

IBM Lotus Domino/Notes имеет ряд неоспоримых преимуществ для реализации СЭД, которые успешно применяют разработчики приложений во всем мире. Поскольку Lotus изначально создавалась как платформа для организации коллективной деятельности, у нее очень широкий набор инструментов для работы с документами, что позволяет создавать более мощные по функциональности системы, чем обычные СЭД.

Эта платформа активно развивается – совсем недавно было объявлено о выходе новой версии Lotus Domino/Notes, призванной поднять выполнение задачи конечным пользователем еще на более высокий уровень. Так, восьмая версия имеет встроенный набор ODF-совместимых офисных приложений для работы с документами, таблицами и презентациями, усовершенствованный современный интерфейс, средства расширенного поиска, новые возможности работы с почтой, календарем, контактами.

От электронного документооборота – к ERP

Система управления документами, построенная на платформе IBM Lotus Domino/Notes может стать надежной основой для создания комплексной корпоративной информационной системы. Для этого есть несколько предпосылок. Во-первых, документооборот пронизывает всю структуру управления как по вертикали, так и по горизонтали. Во-вторых, менеджеры всех уровней работают главным образом с документами, и на их основании принимают решения. В-третьих, контроль исполнения организуется и подтверждается также документами. Наконец, в них хранится вся необходимая информация для последующего анализа и планирования, то есть – для построения учетных контуров.

Действительно, если для примера рассмотреть функциональную структуру предприятия (безразлично, производственного, торгового или любого другого), то легко заметить, что с точки зрения управления она представляет собой множество контуров, каждый из которых фактически является системой документооборота. В общем случае эти системы можно разделить на две основные группы: организационно-распорядительную и технологическую. Несомненно, это деление носит весьма условный характер. На практике они в большинстве случаев перекрываются.

Но с уверенностью можно сказать одно, что система движения документов на предприятии пронизывает абсолютно все его структуры. Информация, необходимая для анализа деятельности организации и ее подразделений содержится в документах. Прежде всего – в первичных, которые создаются в технологических отделах. На основании данных из первичных документов (сводки, отчеты и т. д.) создается целый ряд вторичных, которые, как правило, используются менеджерами для анализа и принятия решений.

Если под документооборотом понимать не только общее делопроизводство, но и учетный, и специальный технологический процесс, то на его основе могут быть решены достаточно сложные задачи: долгосрочного и оперативного планирования, финансового и складского учета, учета основных фондов, материальных запасов, и т. д. По сути, тот основной комплекс, который традиционно возлагается на корпоративные системы других классов (ERP, MRP, CRM и пр.)

Комментарий редакции

На следующей неделе в Киеве состоится уже третья ежегодная выставка-конференция DOCFLOW Украина. Первые две вполне подтвердили свою жизнеспособность и стали одним из специализированных IT-форумов, которые привлекают не столько «всеядных» студентов, коллекционирующих подарочные шариковые ручки и конфетки, сколько реальных потенциальных заказчиков, озабоченных проблемами собственных предприятий. Вряд ли мы ошибемся, назвав сегодняшних клиентов отраслевыми – их задачи действительно требуют особого отношения к документам в зависимости от выбранной ими специализации. На фармацевтических производствах необходимо тщательное соблюдение большого количества нормативов, что влечет за собой многочисленные согласования и появление множества документов. Глобальные компании экономят значительные средства на обучении своих сотрудников, должным образом управляя различным мультимедийным контентом. Госструктуры вынуждены документировать множество операций и хранить контент согласно законодательству.

Такое положение вещей означает, что системы электронного документооборота просто вынуждены занять свою нишу в одном из сегментов информационных технологий. И все же нынешняя Тема номера показывает, что лучшие годы СЭД еще впереди. Судите сами. В нашем обзоре – представитель мировой элиты в данном классе, достаточно опытная и быстро развивающаяся российская компания, выходящая на наш рынок, относительно крупный отечественный разработчик и внедренец и, наконец, совсем небольшой украинский коллектив, являющийся партнером IBM. Это практически все типы фирм, представленные в Украине. Но если прочесть подряд статьи, которые готовили или комментировали их сотрудники, окажется, что до сих пор все они находятся еще на стадии пропагандирования систем электронного документооборота и призывов хотя бы ознакомиться с тем, что же они могут дать клиенту. Что ж, попробуем подтвердить это мнение (или опровергнуть его) в репортаже с DOCFLOW Украина 2007, до которого осталось всего несколько дней.

Функциональные преимущества

Главное преимущество описанного подхода состоит в том, что при создании ИС, где основой является документ, мы получаем в итоге систему по функциональности близкую к ERP, но дополнительно имеющую в своем составе полноценную СЭД с механизмами оповещения, контроля исполнения, совместной работы над документами и т. д. Это, в свою очередь, дает возможность без лишних затрат организовать не только планирование и учет, но и эффективное управление бизнес-процессами.

Кроме того, решения, построенные на базе ПО Lotus, обладают дополнительными преимуществами: неограниченной масштабируемостью; возможностью подключать дополнительные программные модули и базы данных, не останавливая работу системы; простой организацией Web-доступа к данным, а также открытой архитектурой. Сотрудники, используя единое окно доступа ко всей информации (почта, контакты, корпоративные и офисные приложения) экономят свое время в процессе работы.

Практическая реализация

В качестве примера практической реализации такого подхода можно привести комплексную учетную систему фирмы «Бизнес-Интеллект», разработанную для транспортно-экспедиционных компаний. Ее отличительной особенностью является возможность планирования и контроля при работе с заказчиками, подрядчиками, а также сквозного учета по каждой сделке. На базе СЭД здесь полностью реализованы необходимые функции. Все контуры планирования и оперативного учета в системе построены только на первичных документах: накладных, гарантийных письмах, договорах, счетах, актах, банковских выписках. Это позволило на базе небольшого набора данных построить информационную систему с мощной функциональностью, сократив при этом до минимума вероятность появления технических ошибок в работе пользователей.

К бизнес-преимуществам таких комплексных систем, построенных по принципу СЭД, можно отнести быстрое развертывание, точное конфигурирование, возможность планомерного наращивания функциональности системы, подключая, по мере необходимости, новые учетные контуры без ее остановки.

Перечисленные факторы определяют главное назначение разработки: низкую общую стоимость владения (примерно на порядок ниже, чем у специализированных ERP-систем). А если учитывать наши украинские реалии, то это крайне актуально.

e-mail: [email protected]

www.intellect.biz.ua

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365