`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

BEST CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

SharePoint Online — цифровой хаб для корпоративных документов

+33
голоса

С момента своего создания SharePoint является синонимом «управления документами». Усиленный инструментами для построения интрасети, он становится основной платформой для совместной работы, быстрых коммуникаций и качественных процессов в компании. В рамках вебинара «SharePoint Online: цифровой hub для хранения корпоративных документов» системный архитектор компании SMART business Владимир Москаленко рассказал об основных аспектах управления корпоративными договорами в единой системе, о создании алгоритмов работы с ними, а также о том, как упростить и ускорить подготовку и согласование контрактов.

SharePoint Online входит в экосистему Microsoft 365 (до апреля — 2020 Office 365). В чем его преимущества и как можно использовать этот продукт?

SharePoint Online — цифровой хаб для корпоративных документов

К SharePoint Online можно подключаться с любого устройства: мобильного, планшета, ПК. У него есть свое нативное приложение SharePoint App для самых популярных версий мобильных ОС, есть возможность хранить файлы и иметь к ним доступ из любого места, где есть Интернет. Это позволяет пользователям оставаться мобильными при работе с документами, совместной работе с коллегами, при проектной деятельности и т.п.

В рамках SharePoint Online и в целом платформы Microsoft 365, Microsoft предлагает пользователям гибкие и безопасные инструменты для работы с документами в браузере с помощью Office Web Applications. Это возможно благодаря тому, что Microsoft постоянно внедряет в свои сервисы и продукты самые современные технологии по защите информации и безопасности данных.

Microsoft также предоставляет единый подход к управлению всеми сервисами. По сути SharePoint — это сложная многофункциональная платформа, которая содержит компоненты для совместной работы, поиска информации, автоматизации бизнес-процессов, бизнес-анализа, визуализации данных. Все данные можно хранить в единой среде SharePoint и предоставлять доступ другим сотрудникам и другим организациям.

SharePoint Online — цифровой хаб для корпоративных документов

Какие роли в организации работают с SharePoint, как они его используют?

Прежде всего это ИТ-руководители. Им необходимо работать с документами и иметь постоянный доступ к информации. Они организуют совместный доступ своим сотрудникам для работы с файлами, с корпоративной информацией, согласовывают или утверждают документы, производят поиск и анализ, управляют процессами совместной работы с данными компании. SharePoint обеспечивает все эти функции и предоставляет широкий спектр возможностей для ИТ-руководителей.

Следующие — это менеджеры проектов, руководители проектных групп, которые постоянно взаимодействуют с рабочими группами, с членами команды, с подрядчиками и т. п. Это взаимодействие сопровождается постановкой задач, аналитическими и промежуточными сводками о проекте и генерацией отчета на основе тех данных, которые хранятся на сайтах SharePoint в библиотеках и списках.

Среди технических ролей — это архитекторы, ИТ-специалисты, разработчики. Они используют SharePoint как платформу для создания бизнес-решений, серверных решений, которые взаимодействуют с другими системами. SharePoint Online включает набор API, которые позволяют интегрироваться с другими платформами, с другими системами, а не только с Microsoft. Это дает возможность построения целостного хаба, в который будет либо стекаться вся информация, либо отображаться с внешних систем. Все это благодаря гибким возможностям разработки. В рамках SharePoint Online Microsoft предлагает использовать современные подходы к разработке, в частности, для разработчиков TalkNet либо front-end.

SharePoint Online могут использовать все сотрудники компании, которые так или иначе работают на своих ПК, ноутбуках или мобильных телефонах, взаимодействуют со своими коллегами, кому необходимо постоянно находиться в рабочей среде и эффективно использовать бизнес-процессы компании. Для разработчиков — это создание качественных решений, для руководителей — обеспечение качественного управления процессами.

SharePoint Online — цифровой хаб для корпоративных документов

Как построить интрасеть (intranet)?

Данные компании хранятся на сайтах, и SharePoint Online предлагает базовые и простые вещи, которые позволяют любому техническому специалисту создать свою интрасеть без ограничений в виде масштабов компании и технической подготовки. Стартовать нужно с создания сайтов-концентраторов или хабов, которые содержат информацию о других сайтах. Они позволяют построить единую иерархию, единую среду работы, которая базируется на двух основных шаблонах сайтов. Это сайты рабочей группы (Team Sites) и сайты коммуникаций (Communication Sites). У них разное предназначение и разные инструменты.

В чем преимущество хаб-сайтов перед двумя вышеупомянутыми?
Во-первых, это объединение информации, во-вторых, создание единого корпоративного подхода к оформлению: базовых элементов навигации, логотипов, UI. Благодаря этим сайтам можно создать корпоративную сеть и корпоративный портал, чтобы пользователи имели единое представление о том, как и где хранятся данные. Хаб-сайт также позволяет организовать единую область поиска, в том числе на дочерних сайтах сети.

SharePoint Online — цифровой хаб для корпоративных документов

В чем разница между Team Sites и Communication Sites?

Типичное применение Team Sites — это сайты и проекты. Они предназначены для работы группы — проектной или которая работает над какой-то одной задачей. Для данной группы можно создать изолированное пространство, в котором можно делиться документами и создавать базу знаний с помощью веб-страниц, списков, быстрых ссылок на другие ресурсы.

Communication Sites рекомендуется использовать для построения новостных лент. Эти ленты могут агрегировать в себе информацию из других коммуникационных сайтов и источников. Они позволяют подключить внешние специальные сети — Facebook или LinkedIn, организовать общую коммуникацию в организации.

С помощью данных двух шаблонов можно строить системы — начиная от небольших корпоративных порталов и заканчивая такими бизнес-приложениями и процессами, как система документооборота или система управления проектами.

SharePoint Online — цифровой хаб для корпоративных документов

Как происходит работа с доступами и разрешениями?

SharePoint Online, как и в целом платформа Microsoft 365, предлагает широкие возможности по предоставлению доступов к документам. В SharePoint Online можно оперировать такими понятиями, как группа пользователей, группа безопасности, группа персональных пользователей, изолированный пользователь. Можно создать группу пользователей, например, в Active Directory (AD), и с помощью AD предоставлять разрешения доступа к информации, хранящейся на SharePoint. Если же в AD нет групп безопасности, то у SharePoint есть своя модель таких групп. По умолчанию при создании сайта генерируются три группы безопасности:

  • Owners, члены которой имеют самые широкие права на данном сайте.

  • Members, которые имеют право редактировать, но не предоставлять доступ другим участникам.

  • Visitors, которые имею право только просматривать и читать.

Если необходимо смешать права либо предоставить персональные права пользователю, можно не создавать группы, а использовать уровни разрешений и предоставлять их напрямую. Таких уровней доступа шесть, а седьмой — это смешение прав.

Следующим элементом является Scope — область действия, в которой нужно предоставить разрешение. Это можно сделать на уровне сайтов, на уровне списков либо библиотек или на уровне каждого элемента списка. В SharePoint можно предоставить право отдельному пользователю на отдельный документ в рамках системы.

Если пользователю предоставлены права на уровне сайта, то по умолчанию данные разрешения будут распространены на все дочерние элементы. Это «наследование разрешений», которое можно прервать на разных уровнях. Система позволяет построить гибкую и безопасную модель управления разрешениями, сложную, но прозрачную с точки зрения управления и проверки прав доступа пользователей.

Основными компонентами информационной модели совместной работы и управления документами являются коллекция сайтов, подсайты, библиотеки документов, списки.

В коллекцию сайтов входит сайт верхнего уровня и подсайты. На сайте верхнего уровня начинается работа и предоставляются права на все остальные элементы. Далее создаются подсайты, на них — подсайты следующего уровня и т.д.

На уровне сайта организуется хранение данных: создаются списки, библиотеки документов и веб-страницы. Основное предназначение библиотеки — хранение документов и файлов, а списков —хранение информации, которая представлена в виде записей. Веб-страница — это обычная html-страница. Она позволяет визуализировать то, что было создано в библиотеках документов и списках, или отобразить другой контент.

В библиотеке документов можно добавлять, изменять, удалять папки и файлы, предоставлять доступ для совместного редактирования и загрузки документов.

Система позволяет отследить действия пользователя, хранить историю изменений файлов и поддерживать основные и минорные версии (когда нужно поработать над каким-то документом, создается минорная версия, а когда документ готов к публикации, публикуется основная версия). Также SharePoint предоставляет возможность восстановить данные в течение 93 дней.

В библиотеке документов можно настроить автоматические уведомления об изменениях, о загрузке или удалении файлов либо о других правках. Можно создавать пользовательские представления библиотеки документов.

SharePoint Online — цифровой хаб для корпоративных документов

Списки дают табличное представление и возможность совместного использования участниками группы и другими пользователями сайта. Списки предоставляют широкие возможности форматирования, визуализации и категоризации элементов. Благодаря спискам и библиотекам SharePoint можно создать backend-систему, которая будет хранить в себе все файлы, все записи и всю информацию, необходимую для построения бизнес-приложений. Чтобы расширять возможности визуализации или ввода информации для хранения референсных документов можно использовать элементы программирования и создавать свои бизнес-системы, например СЭД. Технология Microsoft Power Automate позволяет дополнить функциональность для конечных пользователей, чтобы они имели возможность визуализировать информацию, удобно вводить данные и иметь доступ с любого устройства.

Вы можете подписаться на нашу страницу в LinkedIn!

+33
голоса

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT