Маленькие тоже хотят

Однажды в далекой европейской стране успешно работала небольшая аудиторская компания. Сотрудников было не более 5 одновременно, анализировали и вели они бухгалтерские дела для небольших и средних компаний. Так как работа с документами клиентов была  основной сферой деятельности для них, то и задача  о системе хранения электронных копий документов клиентов решалась в первую очередь. Ресурсов, конечно, было немного.  Да и  традиции страны  не способствовали излишней трате денег. Руководство компании испытывало интерес к ИТ, поэтому было проанализировано большое число предложений специализированных программных систем. Просмотрев все системы, руководство наконец поняло, что оно бы хотело от системы:  только быстро находить электронные копии  документов и надежно их хранить. Вот больше ничего – вопросы безопасности вполне устраивали на уровне Windows, бизнес процессы автоматизировать не собирались, с исполнительской дисциплиной и так все понятно ….

В конце концов, один из консультантов порекомендовал хранить файлы в файловой системе, «правильно» построив систему папок и используя полнотекстовый поиск, встроенный в операционную систему. Да, для реализации такого решения необходимо все электронные копии бумажных документов иметь в распознанном виде – но это не самая большая проблема.

В ходе «опытной эксплуатации» системы оказалось,  что самая большая проблема – правильное название файла. Понятно, что для корректной реализации, в названии файла должен содержаться тип документа и основной атрибут  - тогда можно легко сортировать документы средствами операционной системы. Оказалось, что правильно, с  точностью до буквы,  вручную написать тип документа в названии файла – задача не из легких.  Разные сотрудники одни  и те же слова писали по-разному, и ничего с этим никакими инструкциями сделать не получалось.

Проблему решили добавлением функции автоматического именования файла в систему распознавания – тем и закончились все. Любопытно, что построенная система такой малой автоматизации работает уже немало лет.

Я далек от идеи, хранить все данные в файловой системе. Но известно много решений, в которых простыми встроенными средствами разных программных продуктов достигались эффективные результаты. Особенно в условиях малого бизнеса.