Кому надо и не надо проводить конференции?
25 июль, 2013 - 11:37Sergey PetrenkoПоследние несколько лет наблюдаю за проведением различных конференций, сам этим занимаюсь и постепенно уложилось в голове четкое представление о том, как должна выглядеть хорошая конференция — и самое главное, что оно же прекрасно объясняет проблемы, в разное время наблюдающиеся у местных конференций. Попробую описать это представление несколькими пунктами.
Прежде всего, конференция — это бизнес. Подчеркну — отдельный бизнес. Совсем отдельный. Им нельзя заниматься параллельно с чем-то еще. К сожалению, сразу чувствуется, когда конференцию готовят замечательные менеджеры по продажам или специалисты по контекстной рекламе и оптимизации, в течение пары месяцев отвлекающиеся от основной работы. Поэтому, если хочется провести хорошую конференцию, надо сначала выделить под эту задачу несколько человек, отправить хотя бы пару из них изучать матчасть и чужой опыт и только потом ждать какой-то результат. То есть — построить отдельное направление в деятельности, выделив ресурсы и наладив процессы. Интересно наблюдать, как к этой же мысли приходят постепенно другие, начиная готовить ежегодные конференции не за пару месяцев, а за полгода.
Второй пункт, кажется, менее очевиден — конференция, аффилированная с одним из участников рынка, изначально рискует. Я тут подчеркну, что речь идет именно о конференциях, а не о разновидностях семинаров. Предполагается, что конференция стремится быть какой-то общей площадкой, "событием рынка" и так далее. Так вот, крайне сложно конференции избавиться от подозрений в преследовании коммерческих и прочих интересов своего организатора в ущерб естественным интересам других игроков рынка.
И тут мы переходим к третьему пункту — экономическому. Проведение конференции требует денег, причем много и довольно сразу. Даже, если она платная (что, на самом деле, требует отдельной работы по организации), денежного разрыва избежать не удастся — многое приходится предоплачивать, а основная масса платежей за участие приходится на время непосредственно перед конференцией. Более того, как я уже писал, окупить конференцию только проданными билетами очень сложно — стоимость билета становится близка к запретительной и встает задача активной продажи этих билетов. Поэтому нужны спонсоры. И как вам кажется — кому легче найти спонсора на отраслевую конференцию, независимому эксперту рынка или прямому конкуренту большинства потенциальных спонсоров?
Отсюда один большой вывод — я уверен, что хорошая популярная и успешная конференция должна проводиться не игроком рынка. Независимой площадкой, группой экспертов, отраслевой ассоциацией — но не одной коммерческой компанией. Этот вывод очевиден практически для любой существующей конференции.
Также хочу обратить внимание на интересную особенность конференций в Рунете/Уанете — практически никто из организаторов не ограничивает число участников мероприятия. У любой конференции есть какое-то число участников, на которое рассчитывают организаторы — обычно это нечто среднее между вместимостью зала, точкой безубыточности, посещаемости прошлого года/других конференций и смелыми мечтами устроителей, но это число не является конечным. Если в последнюю неделю оно будет превышено — скажем, процентов на 20, — организаторы только обрадованно подсчитают прибыль, которая свалилась так неожиданно.
А в действительности это никак нельзя назвать хорошим результатом. Когда на конференции в результате такой "удачи" организаторов все желающие не помещаются в зал — это плохо. Нет, понятно, что кто-то где-то не поместится при нескольких потоках, поскольку организаторы все же рассчитывают на более или менее равномерное распределение слушателей по потокам и не смогут оперативно побороть перекосы в этом распределении. Но когда внезапно место проведения конференции оказывается мало везде — это очень плохо, поскольку все участники равномерно получают негативные впечатления. Когда в результате начинает не хватать еды и кофе — это совсем плохо, поскольку слушатели заплатили равные деньги и не должны остаться голодными и разочарованными. Наконец, раздаточные материалы обычно заказываются заранее и оставлять без них тех, кто пришел чуть позже, совсем нельзя.
Выход из ситуации простой — определить изначально целевое количество слушателей, активно работать над его достижением, сразу по достижении этого количества — измеряйте его в оплаченных заявках или по числу подтвержденных заявок с учетом какого-то процента отсева, — закрывать регистрацию и вывешивать табличку "Sold Out". И смотрите, какая красота получается — вы точно знаете, сколько человек придет, вы с точностью до 1% можете запланировать бюджет конференции, вы точно знаете, что все поместятся и не останутся без кофе и раздатки и можете вообще выбросить из головы вопросы внезапного спроса.
А если вы проводите бесплатную конференцию, то получаете еще один бонус — возможность применить премодерацию заявок и отсеять явно случайных людей.
Мы так попробовали сделать в этом году на "Одессее" и остались очень довольны таким подходом. Вместо забитого зала прошлого года, куда чудом поместились 850 человек, мы комфортно рассадили 550, не имели никаких проблем с регистрацией на входе, кофе-брейками и раздаткой, а за счет премодерации заявок смогли серьезно повысить уровень аудитории. И вроде бы все остались довольны :).
Кстати, вчера мы опубликовали видеозаписи всей конференции — как отдельных докладов, так и дискуссий на секциях, — так что, если кто-то не попал в зал или пропустил трансляцию, можете посмотреть записи.