Как подчинить контент

Технологии безбумажного корпоративного документооборота, продолжая активно развиваться, применяются сегодня довольно широко. По данным Gartner, в прошлом году объем рынка подобных решений составил 2,6 млрд долл., в текущем он должен увеличиться на 12,8% – до 2,9 млрд долл., а к 2010 г. – достичь отметки в 4,2 млрд долл. (при 12%-ном ежегодном росте). Однако эта область все еще остается не совсем понятной даже вполне искушенным в IT заказчикам. Виной тому (по крайней мере, отчасти) – путаница, связанная с тем, что нередко поставщики по собственному усмотрению толкуют основные термины и приписывают этому ПО какие-то дополнительные возможности. Поэтому мы и решили начать данную Тему номера с обсуждения более или менее устоявшегося представления о системах организации электронного документооборота, а также особенностей их выбора, подходов к внедрению и реализации.

Как известно, информацию в электронном виде можно разделить на две категории: структурированную и неструктурированную. К первой относятся числа, строки, даты и т. д., которыми, к примеру, оперируют СУБД. Второй тип не имеет четко определенной структуры – это текстовые документы, электронные таблицы, изображения, аудио- и видеофайлы и многое другое, для работы с ней на предприятии предназначено ПО управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM). Оно позволяет не только создавать данные в распространенных приложениях, но и получать доступ к ним из разных источников и легко манипулировать ими. «Поставщиками» контента для ECM-решений могут выступать ERP- и CRM-системы, а также внутрикорпоративные порталы. За счет возможностей создания схем категоризации информации, метаданных и тегов, обеспечиваемых ECM, эти программные средства получают мощные инструменты поиска и извлечения данных. С помощью ПО управления корпоративным контентом можно выполнять просмотр, модификацию и одобрение любых сведений в соответствии с заданным деловым регламентом. Кроме того, посредством ECM можно публиковать информацию через множество каналов. Например, документ или его часть одновременно «выкладывается» на Web-сайт, передается как факс, распечатывается как текст и посылается на КПК.

ECM объединяет семь самостоятельных, но взаимосвязанных решений: управление документами (Enterprise Document Management, EDM), Web-контентом (Web Content Management, WCM), цифровыми ресурсами (Digital Asset Management, DAM), архивами (Enterprise Records Management, ERM) и бизнес-процессами (Business Process Management, BPM), интеграция корпоративного контента (Enterprise Content Integration, ECI), а также организация совместной работы (Collaborative Content Management, СCM). EDM-системы контролируют документы с момента их создания до долгосрочного архивирования. Технологии WCM имеют дело с Web-материалами. DAM-средства аналогичны по функциональности EDM, за исключением того, что ориентированы на работу с медиаинформацией: аудио и видео, изображениями логотипов, фотографиями и пр. ERM предоставляет инструменты архивации важных сведений и администрирования записей. Решения типа BPM предназначены для проектирования, определения, управления и анализа операционных бизнес-процессов, в которые вовлечены люди, организации, приложения, документы и т. д. ECI представляет собой ПО промежуточного уровня, объединяющее все источники информации внутри организации и за ее пределами. CCM призваны организовывать между участниками бизнес-процесса среду групповой работы, общения и коллективного доступа к данным.

Потребность

Если коротко, то у всей перечисленной выше функциональности одна цель – сделать так, чтобы информационные ресурсы предприятия использовались эффективно и обеспечивали компании устойчивое конкурентное преимущество. Подсчитано, что ежегодный рост объема только неструктурированного контента на предприятиях составляет 65–200% в зависимости от отрасли. Недавнее исследование, спонсируемое компанией EMC и ее партнерами, показало, что одним интеллектуальным работником за год «производится» порядка 800 MB информации. Последствия таких тенденций известны: предприятия, не применяющие полноценной системы организации электронного документооборота, просто «утопают» в контенте. Его трудно должным образом классифицировать, нередко к нему нельзя получить доступ, а также нет возможности узнать версию документа; в компаниях с разветвленной структурой проблематично избежать дублирования и добиться совместного применения важной информации; повсеместны несоответствия содержимого Web-сайта, рекламных брошюр и call-центров; сотрудники не могут надлежаще сохранять плоды коллективного труда и содержать в порядке ворох электронных писем; наконец, организациям, как правило, не удается соответствовать требованиям отраслевых инструкций по хранению определенных видов бумаг. И это только основные проблемы. ECM обеспечивает инфраструктуру, которая позволяет их устранять.

Выбор решения

ПО для управления корпоративным контентом не является универсальной технологией, одинаково подходящей для всех. Выбор системы должен определяться особенностями конкретной области применения. К примеру, государственные организации прибегают к ним для создания порталов для граждан; инвестиционные банки используют их для автоматизации процесса заключения сделок и торговли деривативными инструментами; ритейлеры – для построения и поддержки онлайн-каталогов; фармацевтические компании – для контроля за употреблением новых лекарств. В каждом случае критичен свой элемент ECM. Кроме того, нельзя забывать и о взаимодействии с другим ПО, которое также будет отличаться от отрасли к отрасли и от приложения к приложению.

Очевидно, размер и сложность ECM могут диктоваться объемом и ростом контента в организации. Осмысленный выбор поставщика решения также немаловажен. Отдавать предпочтение следует финансово стабильным вендорам, которые не только предлагают передовые решения, но и обеспечивают качественный сервис. Не помешает, если продукт, к которому склоняется заказчик, уже применяется в хорошо знакомой ему компании.

Далее следует подумать над тем, как ECM «вольется» в информационную среду предприятия. Ни одна система, решающая важные бизнес-задачи, не будет стоять в стороне от инфраструктуры. Необходимо понять, как в организации движутся потоки данных: где и кем создается контент, где и как он пересекает границы отделов и корпоративных систем. После того как бизнес-процесс будет полностью определен, можно переходить к анализу влияния внедрения на работу компании и выявлению требуемых интеграционных задач. Наконец, подбиваются объемы работ по адаптации и настройке ПО.

Подходы к внедрению

О том, насколько привлекателен тот или иной вендор ECM, можно судить по магическому квадранту Gartner

Существует ряд подходов к развертыванию ECM-систем, но самыми распространенными являются два: масштабный, охватывающий всю организацию (так называемый big bang, «большой взрыв»), и точечный, последовательно затрагивающий все департаменты (стратегия «start small, think big, and execute fast»). Второй, как правило, лучше подходит для небольших компаний, поскольку дает возможность без значительных капиталовложений с ходу сконцентрироваться на проблемных местах и получить быструю окупаемость. Процесс внедрения здесь начинается с определения наиболее критичных областей. Если важными являются эффективные взаимоотношения с поставщиками и партнерами, то предпочтение стоит отдавать ПО управления бизнес-процессами и организации совместной работы. Если необходимо прежде всего повысить качество и функциональность интернет-ресурсов компании, тогда, естественно, следует начинать со средств работы с Web-контентом. Когда же требуется обеспечить соблюдение каких-либо отраслевых норм, нужно приниматься за систему управления документами, дополненную инструментами архивации. Примеров критичных для бизнеса контент-центричных процессов много: управление каталогами, открытие новых счетов, обработка деривативов, счетов, заявок и пр.

Есть приверженцы и у метода широкомасштабного внедрения. Обычно к нему расположены средние и большие компании, так как при стратегии поочередного «покрытия» департаментов можно столкнуться с ростом сложности интеграционных задач.

Как бы там ни было, нужно понимать, что одной ECM-системой ограничиться вряд ли удастся. Согласно статистике, средний и большой бизнес после начального внедрения реализует дополнительно как минимум три приложения.

Реализация

С технической точки зрения самыми легкими в реализации считаются WCM-системы. С помощью средств, автоматизирующих процессы создания и поддержки Web-сайтов, проект может быть закончен в течение нескольких недель. Внедрение более сложных бизнес-процессов длится дольше. Причем сравнительно много времени, подчас и половину срока, занимает анализ движения потоков данных. Для сред, где необходимы сложные подсистемы потоков работ и управления жизненным циклом информации, предварительная работа по определению бизнес-процессов довольно трудоемкая.

Разумеется, вовсе не обязательно внедрять ECM-решения самостоятельно (хотя в ряде случаев это возможно), так как подобные услуги оказывают многие компании-интеграторы, различающиеся между собой направленностью, наличием опыта в определенных областях и возможностями в управления проектами. С некоторыми из них заинтересованные в применении систем управления корпоративным контентом заказчики смогут встретиться на следующей неделе на очередном, уже третьем по счету, ежегодном форуме DOCFLOW Украина 2007.

Электронный документооборот по версии EMC

Александр Хижняк

региональный менеджер по Украине, Молдове и Беларуси
компании «Документум Сервисиз Украина»

Наша задача на научно-технической конференции-выставке DOCFLOW Украина 2007 не только представить различные решения на платформе EMC Documentum, но и рассказать потенциальным украинским клиентам о полноценном электронном документообороте. Дело в том, что продуктов, которые относятся к системам электронного документооборота (СЭД), сегодня довольно много, и, приступая к выбору подобного решения, заказчику следует прежде всего обращать внимание на обеспечиваемый им комплекс базовых возможностей. Именно из них формируется фундамент СЭД, от них напрямую зависит устойчивость, масштабируемость и защищенность системы. И какой бы ни была область применения системы – делопроизводство, управление договорами, финансы, проектная, технологическая или эксплуатационная документация – эти основы должны быть в наличии. Рассмотрим вкратце некоторые из них.

Безусловно, определяющую роль в СЭД играют особенности ее архитектуры. Они однозначно устанавливают, можно ли развернуть систему так, чтобы она, к примеру, обслуживала тысячу пользователей, даже при миллионах объектов в хранилище обеспечивала требуемую производительность, поддерживала глобальные операции и вообще удовлетворяла любым структурным и функциональным требованиям клиента.

Немаловажна также целостность содержания. Ее обеспечивают так называемые библиотечные службы, к которым относятся выписка и возврат, контроль версий, управление преобразованными копиями, аннотирование и манипуляции виртуальными документами. Естественно, система должна поддерживать неограниченное число форматов документов – текстов, чертежей изображений и т. д.

Электронный документооборот невозможно обеспечить без такой функциональности, как потоковый ввод бумажных документов, эффективный поиск и управление бизнес-процессами. Требуются также службы обеспечения регламентов хранения, которые позволяют сформировать оперативные и долговременные электронные архивы. Наконец, нельзя забывать о средствах защиты информации.

Надо отметить, что эти требования совершенно объективны – они обобщены в различных международных функциональных стандартах, таких, например, как DoD5015.2, ISO 15489 и MoReq. Поэтому при выборе СЭД надлежит удостовериться в их поддержке. К слову сказать, платформа EMC Documentum, которую «Документум Сервисиз Украина» представляет на DOCFLOW Украина 2007, соответствует им в полной мере, что подтверждается результатами исследований авторитетных и независимых аналитических компаний (данные материалы доступны на сайте www.documentum.ru).

Мы предлагаем ПО для организационного, технического и финансового документооборота и архива, а также широкий спектр отраслевых решений. Посещение нашей экспозиции в рамках мероприятия даст возможность потенциальным заказчикам в течение одного дня ознакомиться с ними, увидеть в работе и пообщаться со специалистами. На стенде целый день будут проводиться демонстрации, а все посетители смогут получить комплект материалов по нашим решениям.