«DocFlow Украина» 2013: рынок СЭД в ожидании роста

Уже девятый год подряд в начале осени в Украине проходит специализированная конференция-выставка DocFlow, посвященная системам электронного документооборота и управления бизнес-процессами, в ходе которой лидеры отрасли из Украины, России и Беларуси представляют новые и популярные решения, делятся опытом внедрения на примерах наиболее удачных проектов, реализованных в банках, страховых компаниях, государственных и промышленных предприятиях.

В этом году в форуме приняло участие 28 компаний и около 700 посетителей. Небольшое сокращение числа участников было компенсировано заметным ростом числа докладов: значительно расширилась секция об успешных внедрениях, появилось три новые секции, охватившие проблемы автоматизации документооборота первичных бухгалтерских документов, создания электронных архивов и управления ими, организации эффективной работы с большими массивами неструктурированной информации. Наибольший интерес для посетителей, согласно данным проведенного организаторами «DocFlow Украина» опроса, представляют СЭД, автоматизация бизнес-процессов, управление архивами и использование цифровых подписей.

Системы электронного документооборота — технология, с 30-летней историей, которая эволюционирует вместе с изменением ИТ и бизнес-условий. Последние несколько лет подход к управлению документооборотом изменился под воздействием двух основных трендов: замена бумажных носителей электронными документами и использование интернета как инструмента публикации. Помимо повышения эффективности, представленные на мировом рынке СЭД решают такие задачи как оптимизация бизнес-процессов (за счет использования образов документов и связанного контента в повторяющихся деловых операциях) и снижение операционных затрат (за счет консолидации хранилищ контента и многоканальных коммуникаций). Будучи основным инструментом поддержки полного жизненного цикла информации, СЭД обеспечивает соответствие регуляторным нормам при создании архивов и возможности проведения электронного расследования.

Михаил Бейрак, руководитель отдела корпоративных проектов компании ABBYY Украина. «Из года в год на DocFlow растет число докладов о новых успешных проектах, и это очень хорошая новость. Это — наглядная демонстрация того, что решения участников форума отлично работают в практических условиях»

Растет также спрос на обработку изображений, управление веб-контентом, управление социальным контентом. Среди представленных на форуме компаний в последней нише находится, например, SemanticForce. Это поставщик SocialCRM решений на собственной платформе мониторинга и анализа в реальном времени интернет-СМИ, социальных сетей, видео, форумов, блогов, в которой реализованы собственные семантические технологии.

В последние годы в Украине были реализованы крупные проекты по переводу в электронный вид важных реестров и архивов, например архив БТИ или земельный кадастр. Объем неструктурированной, но важной информации в таких архивах огромен, и возможность получить к ней доступ в электронном виде весьма актуальна. На форуме были представлены доклады о внедрении решений на основе KAI-Документооборот в муниципальных ГИС управления земельными ресурсами, которые упрощают работу по учету правоустанавливающих документов, договорами аренды, пр.

Последний год показал значительный интерес госструктур к электронному правительству и СЭД. Один из наиболее успешных проектов, представленных на DocFlow 2013 — внедрение решений российской компании DocsVision в Винницком горсовете. В ходе проекта в исключительно электронный вид было переведено перевод 90% документооборота. Остальные 10% — юридически значимые документы, которые в силу особенностей законодательной базы обязаны существовать в бумажном виде (скажем, тендерная документация), либо разово встречающиеся документы, обработку которых нет смысла автоматизировать. Главным результатом внедрения стало повышение качества и контролируемости работы в организации.

Много докладов «DocFlow Украина» 2013 касалось внедрений в банковской сфере. В частности, решения по организации внутрибанковского финансово-бухгалтерского оборота, созданию архива банковских документов, дали возможность значительно сократить печать бумажных копий, и при этом обеспечить персонал доступом к электронными документами (с учетом прав). Одной из особенностей таких проектов является то, что электронную документацию распространяются общие правила хранения, с соответствующими номенклатурными сроками и процедурами, в том числе составления описей на накопленном массиве электронных дел, для чего необходимо разрабатывать отдельную технологию. СЭД позволяет также в значительной степени упростить задачу управления клиентскими досье в составе кредитного конвейера банка — это наиболее трудозатратный процесс, к тому же жестко регулируемый законодателями, который зачастую препятствует объему выдачи кредитов

Одним из трендов мирового рынка СЭД является использование open source. Как отмечают эксперты, решения с открытым кодом отличаются низким ТСО, высокой способностью адаптироваться под бизнес-процессы заказчика. Такие системы как Alfresco имеют множество внедрений в Европе, несколько проектов уже начато в Украине. Ведет их интегратор open source решений Smile, который работает в нашей стране более 6 лет, но ранее занимался е-коммерцией и разработками для банков. Собственно, потребности небольших банков и стимулировали Smile начать активную деятельность в сфере СЭД. Правда, внедрение и адаптация таких решений требует достаточно много времени, а средний украинский заказчик ждать более 3 месяцев пока не готов. Впрочем, украинский рынок СЭД развивается в соответствии с мировыми трендами, и, следовательно, можно ожидать роста доли open source решений в сфере СЭД, тем более, что за счет привлечения сообщества чрезвычайно быстро развиваются наиболее актуальные для практической реализации функции

Впервые на «DocFlow Украина» 2013 было проведено экспертное ток-шоу «Последние тенденции и ожидания от систем электронного документооборота и управления бизнес-процессами», в котором приняли участие представители лидеров рынка СЭД. Как подчеркивают эксперты, пока мы живем в эпоху унаследованных систем бумажного документооборота, и зачастую СЭД его не отменяет. Востребованность СЭД определяется множеством факторов, от понимания руководителями потребности таких систем для оптимизации бизнес-процессов и качества принятия решений, до зрелости инфраструктуры. Весомой проблемой в Украине остается неготовность нормативно-правовой базы к внедрению СЭД: не хватает четкого описания форматов, технологий обмена электронными документами, совместимости цифровых подписей.

В практической плоскости, эксперты рекомендуют, приступая к внедрению СЭД, заручиться поддержкой хотя бы одного топ-менеджера, изучить бизнес-процессы и начать либо с наиболее чувствительных точек, либо с уже регламентированных задач. Противодействие инновациям наблюдается во всех компаниях, но чем больше участков начального внедрения, тем больше саботаж. Поэтому чрезвычайно важно не допускать усложнения работы сотрудников, обеспечивать плавную интеграцию с уже имеющимися системами (прежде всего учетными, которые внедрялись компаниями в первую очередь), понимать перспективы для бизнеса (например, за счет высвобождения квалифицированных сотрудников для решения более сложных задач).

Присутствие на DOCFLOW Украина 2013 крупных вендоров и появление новых участников (прежде всего из России и Беларуси), которых ранее рынок Украины не интересовал, свидетельствует о том, что ведущие поставщики решений СЭД ожидают роста украинского рынка.