Цифровізація бізнес-процесів АЗС Ukrnafta підвищує ефективність та прозорість роздрібної мережі

Укрнафта продовжує системну цифровізацію, яка вже охопила 5,4 тис. користувачів, 4,5 тис. одночасних робочих сесії, 18 млн опрацьованих операційних документів. Процес розвивається згідно з цифровою мапою, тож йде рух до повного переходу на електронний документообіг понад 20 тис. співробітників та масштабування ERP.

Наразі актуальним етапом є розширення цифровізації на бізнеси, що знаходяться в структурі підприємства, і розбудова на корпоративному ERP-ядрі процесів роздрібної мережі АЗС Ukrnafta. Це один з масштабних спільних проєктів Укрнафти та IT-Enterprise із цілим комплексом нетипових процесів, інтеграцій зі сторонніми IT-системами всіх 545 станцій мережі.

«Першим кроком цифровізації процесів АЗС Ukrnafta стали базові процеси з кадрових операцій та заробітної плати. На другому етапі ми взялися за вирішення складніших завдань: управління логістикою нафтопродуктів та бізнес-процесів мережі АЗС. Проте одним із наймасштабніших завдань стало впровадження акцизного обліку та наскрізного руху паливно-мастильних матеріалів (ПММ), що значно покращило ефективність управління», – зазначає Ольга Чухманенко, керівниця управління бізнес-додатків департаменту ІТ Укрнафта.

Проєкт відбувався за поетапним планом впровадження. Перший блок охопив моделювання «to be» моделі, що опрацьовувалася протягом року із дообстеженням процесів, доопрацюванням функціоналу, зокрема, через складне питання ціноутворення ПММ.

Другий блок – це проєкт безпосередньої цифровізації, до якого кожен із п’яти регіональних управлінь мережею (РУМ) доєднався поетапно. Київське РУМ став пілотним стартом для роботи оновлених бізнес-процесів в ERP. Ця ділянка роботи мала надвідповідальне значення, адже саме на прикладі першого РУМу протестовані всі гіпотези, відпрацьовані механіки та підходи. Результат виявився успішним і, через крок у три місяці, наступним до проєкту приєднався Дніпровський РУМ, який масштабував процеси й напрацьований досвід. За вісім місяців до ERP-системи та роботи за новими стандартами доєдналися всі РУМи.

Як зазначають в АЗС Ukrnafta, цифровізація бізнес-процесів зробила роботу роздрібної мережі ефективнішою та прозорішою. Процеси стали більш зрозумілими й керованими, адже тепер інформація про рух і очікування ПММ автоматично потрапляє на робочі місця операторів каси АЗС.

Автоматизації забезпечила коректність і актуальність інформації для оприбуткування ПММ через мінімізацію ручного вводу інформації операторами каси, бухгалтерами, логістами тощо. Тепер усі операції проходять через наскрізні процеси в ERP-системі у двосторонньому напрямку: автоматично отримується факт надходження ПММ і повертається факт здійснених операцій. Це прискорило роботу та зробило її більш надійною через зниження кількості помилок до мінімуму.

Ще одна перевага цього етапу цифровізації – це швидке формування звітності. Максимум за добу, на наступний день після касової зміни АЗС, дані за всіма операціями потрапляють у модуль бухгалтерських операцій, у якому опрацьовуються документи та закриваються змінні звіти за АЗС.

Стандартом компанії стала робота за єдиними методичними основами обліку роздрібної мережі АЗС Ukrnafta та ПАТ Укрнафта загалом. Основні операції стали уніфікованими, що дало змогу прибрати дублювання інформації та мати контроль за всіма етапами роботи. Адже дані в ERP-систему потрапляють один раз у «точці входу» і використовуються за всім ланцюжком бізнес-процесу.

Представники компанії зазначають, що завдяки цим змінам Укрнафта забезпечила більшу прозорість і контроль на кожному етапі роботи й далі нарощує функціональність.

Впровадження єдиної ERP для всіх бізнесів суттєво оптимізувало процеси, синхронізованість між ними, а також змінило сам підхід до організації робочих бізнес-процесів на системний і наскрізний.