Чем дополнить Outlook

Microsoft Outlook давно перестала быть просто почтовой программой или даже PIM (Personal Information Manager), сегодня она выступает в качестве клиента систем коллективной работы и CRM и стала фактически незаменимым инструментом тех категорий сотрудников, которых принято описывать емким термином knowledge worker. Безусловно, этому способствуют и распространенность пакета Microsoft Office, и определенная консервативность крупных компаний, но также и ряд заложенных в Microsoft Outlook идей и решений. Во всяком случае имеется множество способов подстроить эту программу под свои нужды, интегрировать ее с существующей информационной системой, адаптировать к конкретному роду деятельности.

Планирование и коммуникации занимают существенную часть рабочего времени делового человека. И вполне естественно, что Microsoft Outlook предоставляет для этого необходимые базовые возможности. Однако их хватает не всегда и не всем. Потому программа оснащена богатыми механизмами по расширению функциональности за счет макросов, а также разного рода дополнений. Именно последние представляют наибольший интерес, поскольку создаются профессиональными разработчиками, которых всемерно поддерживает Microsoft, реализуя соответствующие API и выпуская специализированные инструменты. Обычно такие дополнения называют подключаемыми модулями (plug-in, add-in, add-on), и разнообразие способно поразить даже самое живое воображение – не гнушается выпуском этих продуктов, кстати, и сама Microsoft. При этом их не так-то просто даже четко классифицировать из-за многочисленных комплексных решений, затрагивающих самые разные аспекты Microsoft Outlook.

Дополнительные панели позволяют отображать в окне Outlook различную вспомогательную информацию, и Outlook Contact View сполна использует эту возможность

Конечно, значительная часть дополнений призвана закрыть те или иные пробелы программы именно в области электронной почты. К примеру, Microsoft производит специальный модуль Microsoft Office Outlook Connector для подключения к своим онлайновым почтовым службам, которые (наравне с конкурирующими) становятся все популярнее в нашем «соединенном» мире. Сейчас выпущена бета-версия 2.0, обеспечивающая самые современные возможности, в том числе доступ к основным папкам (Inbox, Junk E-mail, Drafts, Outbox, Sent Items), управление загрузкой писем (только заголовки, все письмо целиком), автономный режим и синхронизацию (причем не только сообщений, но и календарей и списков контактов), исключающую дублирование информации. Впрочем, инструменты для решения последней задачи встроены во многие сторонние продукты или выполнены в виде отдельных модулей, как, скажем, Duplicate Email Remover (для почтовых сообщений) и Duplicates Remover (для остальных данных) от компании MAPILab, которая специализируется на подобных разработках и не раз будет упомянута далее по тексту.

Пожалуй, самой болезненной проблемой в электронной почте сегодня является спам, чья доля уже достигает 90%. В последних версиях Microsoft Outlook встроен стандартный фильтр нежелательной корреспонденции, однако если он вас чем-то не устраивает или хочется более полного управления процессом и принципами фильтрации, вполне разумно прибегнуть к сторонним продуктам, тем более что в них реализуются самые разнообразные идеи. Например, SPAMfighter использует активно пропагандируемый в недавнем прошлом дух товарищества и взаимовыручки, т. е. при классификации сообщений учитываются мнения пользователей, что во многих случаях дает результаты не худшие, чем современные статистические решения. Кстати, ряды последних недавно пополнил Spam Terrier компании Agnitum. По сути, это классический байесовский фильтр, постоянно обновляющий свою базу данных и тем самым подстраивающийся под специфику именно вашего почтового ящика. И естественно, все эти хитрые методики вовсе не отвергают старых добрых черных и белых списков, блокировки отдельных доменов или кодировок и пр.

Совершенно иные вопросы, связанные с безопасностью, призваны решить подключаемые модули Attachments Security и Advanced Security (MAPILab). Первый из них позволяет подготовленному пользователю самостоятельно управлять блокировкой вложений – пожалуй, самым неоднозначным из защитных механизмов Microsoft Outlook. Второй же умеет определять, какие программы пытаются внедриться в почтовый клиент или получить доступ к данным, и позволяет устанавливать для них права доступа.

Не менее интересными и полезными могут оказаться продукты, ориентированные на автоматизацию различной рутинной работы. Сюда можно отнести автоматическую архивацию папок и сообщений, сохранение и удаление вложений, просмотр файлов и т. п. – подобные функции предоставляют многие модули. Несколько особняком стоят разработки, призванные расширить стандартные возможности отправки сообщений, например обеспечить рассылку по списку таким образом, чтобы каждый респондент видел в поле «To:» только собственный адрес – именно это делает Send Personally от все той же компании MAPILab.

Хотя создание шаблона Potolook «с нуля» – непростая задача для непрофессионала, можно воспользоваться готовыми образцами или заказать новые

А вот надстройка Potolook также позволяет организовывать массовые персонализированные рассылки, но не простые, а на основе шаблонов. Именно это ее главная «фишка». Конечно, в каких-то случаях можно просто обойтись «заготовками» из сохраненных писем либо стандартными подложками Microsoft Outlook, но куда удобнее использовать автоматически заполняемые поля или даже скрипты на JavaScript (в случае применения формата HTML). Шаблоны Potolook (образцы можно загрузить при установке) хранятся в отдельных файлах, их можно назначать каждой папке (почта, контакты, заметки, календарь), и доступный список (если не указан шаблон по умолчанию) будет предлагаться при создании в ней нового элемента. Их также можно связывать с разными событиями, например ответом на сообщение, – следует только учесть, что при этом необходимо применять инструменты, дублирующие стандартные функции Outlook, но расположенные на панели Potolook.

Кроме того, Potolook обеспечивает работу с вложениями, отображая их в панели предварительного просмотра почты (не только графику, но и офисные документы), для чего применяются стандартные утилиты Windows XP. Впрочем, для этих же целей можно воспользоваться и специализированными продуктами, которых великое множество, например Attachments processor (MAPILab). Помимо этого, Potolook сам применяет технологию подключаемых модулей, которые обеспечивают массовые рассылки, функции автоответчика и пр.

Популярностью, однако, пользуются и разные мелочи. Скажем, Outlook Outgoing Delay (www.billrob.com) всего-навсего откладывает на некоторое время отправку сообщений, чтобы дать вам еще один шанс обдумать написанное, проверить список адресатов и т. д. Немало также инструментов, предназначенных для чтения RSS-лент, ведь их стандартная поддержка появилась только в Microsoft Outlook 2007. А Microsoft Live Search Maps for Outlook предлагает применять фрагменты карт и сопутствующую информацию при назначении встреч и обмене сообщениями.

Но не почтой единой... Скажем, для делового человека крайне важно поддерживать список своих контактов. Для совершенствования этого направления также имеется множество дополнительных инструментов – от относительно простых Add Contacts и Actual Contacts (MAPILab) до куда более интересного Outlook Contact View, который позволяет оперативно получить исчерпывающую информацию о контакте без необходимости переключаться в другое окно. Дополнительно этот модуль сообщает данные о домене отправителя, выводит содержание переписки с ним, список присланных вложений, который можно сортировать по нескольким критериям, и пр. Единственное, нужно иметь в виду, что для работы данной надстройки потребуется .NET Framework.

Для тех, кто привык подробно расписывать свой рабочий день, неплохой идеей может оказаться размещение полупрозрачного окна календаря Microsoft Outlook прямо на подложке рабочего стола. Именно эту идею реализует Outlook on the Desktop . Таким образом, календарь всегда оказывается под рукой и обеспечивает мгновенный (благодаря различным способам оперативного сворачивания всех окон) доступ ко всем необходимым функциям. Поддерживаются даже конфигурации с несколькими мониторами.

И конечно, Microsoft Outlook давно перестала быть просто персональным помощником, а успешно выступает в роли клиентской программы для систем коллективной работы или сложных корпоративных приложений. Однако это обычно предполагает сервер-центрическую модель, и именно взаимодействие с серверным компонентом обеспечивает такую дополнительную функциональность, как общие папки или сопоставление календарей. «Родным» в этой сфере является, естественно, Microsoft Exchange – достаточно сложный и дорогой продукт, хотя доступны и гораздо более простые, легковесные и дешевые аналоги вроде MAPILab Groupware Server или Softalk Share Server. Но в любом случае их использование требует тщательной проработки сетевой инфраструктуры и вопросов безопасности, например обеспечения VPN для доступа извне и т. д.

ShareO позволяет решать ряд типичных задач совместного планирования времени, без применения серверных продуктов

Однако существуют подключаемые модули, благодаря которым можно добиться примерно тех же результатов, но в рамках бессерверной модели. Одним из таковых является Shareo for Microsoft Outlook. Он позволяет синхронизировать между несколькими компьютерами (вернее инсталляциями Microsoft Outlook, описанными соответствующими почтовыми адресами) письма, контакты, расписания, заметки, в общем, любые папки, в том числе и с обычными документами. Хотя решается такая задача, возможно, и не самым элегантным способом – рассылкой специальных электронных писем, распознаваемых и обрабатываемых ShareO, но, во всяком случае, все действительно функционирует. Зато таким образом можно не только быстро организовать рабочую группу, но и легко синхронизировать важную информацию (контакты, календарь) между несколькими компьютерами (офисным, домашним, ноутбуком) как автоматически, так и вручную. Немного портит впечатление разве что не всегда корректное отображение кириллических названий папок в окнах настройки программы, но благодаря использованию соответствующих пиктограмм даже это особых проблем не вызывает.

Вообще стоит отметить, что многие разработчики выпускают весьма оригинальные решения. Скажем, MAPILab предлагает один довольно специфический, но явно небесполезный для делового применения продукт, предназначенный для проведения опросов и голосований. Фактически Easy Survey состоит из нескольких надстроек для Microsoft Access и Outlook. Принцип его работы прост и максимально задействует возможности этих двух мощных приложений. Сначала в Access по описанию создается форма ввода данных, затем на ее основе модуль для Outlook составляет HTML-сообщение с анкетой. После рассылки и обработки респондентами заполненные анкеты возвращаются отправителю, автоматически распознаются в Outlook, а содержащиеся в них ответы вычленяются и накапливаются в базе данных Access.

Итак, даже из этого краткого обзора видно, что Microsoft Outlook, по сути, представляет собой специализированную программную платформу, и спектр реализованных на ее основе решений распространяется от простеньких утилит до достаточно развитых самодостаточных надстроек, ориентированных на различные деловые применения. Какие бы специфические задачи ни стояли перед пользователем этой программы, он почти наверняка найдет в Интернете решающий их подключаемый модуль, нередко и бесплатный.