`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

СЭД по-украински: примеры внедрений

Статья опубликована в №31 (697) от 8 сентября

+11
голос

Вместо традиционных для данной Темы недели теоретических материалов в этот раз мы решили остановиться на практическом аспекте, если так можно выразиться, – заслуживающх внимания проектах внедрения СЭД на украинских предприятиях. Подобные описания исключительно интересны, поскольку дают информацию не только о том, чего можно добиться за счет ИТ, но и о том, какой путь нужно пройти предприятию и поставщику для достижения успеха.

Вашему вниманию предлагается четыре достаточно свежих (2008–2009 гг.) примера построения систем автоматизации документооборота в таких отраслях, как банковская, телекоммуникационная, торговая, а также в государственном секторе. Эти организации больше других потребляют СЭД, на них мы и решили остановиться. Следует отметить, что собрать их оказалось не таким уж и сложным делом – еще одно свидетельство того, что рынок все-таки не стоит на месте.

Новый архив «МТС-Украина»

СЭД по-украински примеры внедрений
Юрий Валушко: «На данный момент в БД уже хранится порядка 6 млн комплектов документов. Ежегодно планируется обрабатывать более 1 млн скан-копий в год»

Компания «Украинская мобильная связь» («МТС-Украина»), образованная в 1992 г., считается первым оператором мобильной связи в нашей стране. В настоящий момент она является дочерним предприятием «Мобильных ТелеСистем» (Россия). Ее сеть охватывает более 97% территории Украины, на которой проживает 99% населения. По последним данным, оператор обслуживает свыше 18,15 млн абонентов. Он владеет лицензиями на предоставление полного спектра мобильной (стандарт GSM-900/1800, CDMA-450), стационарной и международной/междугородной связи, а также оказывает услуги международного роуминга на пяти континентах. Выручка компании за 2008 г. составила 1,662 млрд долл. Недавно в рамках проекта модернизации электронного архива в «МТС-Украина» завершилось одно из крупнейших в нашей стране внедрений комплексного решения класса ECM (Enterprise Content Management).

Как рассказывает ведущий эксперт финансовой дирекции «МТС-Украина» Юрий Валушко, предпосылками для проекта выступили следующие обстоятельства. Как известно, есть две категории потребителей услуг мобильной связи: абоненты предоплаченной формы обслуживания и контрактной. Отношения со второй группой, как следует из названия, оформляются договорами. Кроме них, компания хранит огромное количество других бумаг – доверенностей, обращений абонентов, документации по отношениям с многочисленными контрагентами, поставщиками, подрядчиками, арендодателями и др. Согласно законодательству оригиналы договоров и сопутствующих документов должны храняться три года после окончания их срока действия. «В компании накоплены огромные объемы данных, и, как следствие, возникла задача эффективного управления ими. Для ее решения в 2002 г. у нас была внедрена система управления ресурсами от SAP, а с 2006 г. мы практически полностью отказались от бумажного документооборота», – отмечает г-н Валушко.

По словам эксперта, если для работы требуется оригинал документа, что бывает, как правило, два-три раза на 50 обращений, он запрашивается из бумажного архива, в остальных случаях сотрудники пользуются электронными копиями. Физический архив поручен сторонней организации, а хранением электронных копий деловых бумаг ведает специальный отдел «МТС-Украина», который так и называется – «Электронный архив». Последний раньше был рассредоточен по территориальным управлениям компании, но так как при этом недостаточно экономно использовались ресурсы (вследствие необходимости содержать многочисленные архивные отделы), от него решили отказаться в пользу единого централизованного хранилища.

Попытка организации такого отдела и построения соответствующей СЭД предпринималась еще в 2004 г., но тогда осуществить все задуманное не получилось. В 2007 г. было признано целесообразным концептуально модернизировать имеющуюся систему электронного архива. Хотя, как заявляет Александр Еремко, директор компании «Синергия Консалтинг», которая оказывала консалтинговые услуги, речь шла скорее о построении нового решения, ведь практически все оборудование и ПО было обновлено.

СЭД по-украински примеры внедрений
По словам Александра Еремко, в процессе внедрения в первую очередь необходимо было исключить проблемы старого архива: повысить качество индексной информации, расширить поддержку различных типов документов, обеспечить возможность построения отчетов

В рамках нового проекта «Синергия Консалтинг» за два месяца провела тщательное обследование существующего в «МТС-Украина» электронного архива и разработала функциональные рекомендации к его преобразованию. На основе этих данных объявили тендер, среди требований которого были, во-первых, обеспечение плавной миграции имеющихся наработок – на начало проекта у компании уже было порядка 5 млн отсканированных пакетов контрактов, их нужно было перенести в новую систему; во-вторых, наличие локального представительства поставщика; в-третьих, легкость интеграции решения в существующую на предприятии ИТ-инфраструктуру (главное здесь – беспроблемное взаимодействие ECM с биллинговой системой).

По словам Юрия Валушко, участвовать в тендере выразили желание семь компаний, но полностью его требованиям соответствовало только три предложения. По результатам конкурса был выбран генеральный поставщик, им стала корпорация «Галактика», обладавшая опытом в ведении больших проектов на рынке СЭД в России. «Немаловажно, что мы уже работали с одним крупным оператором связи, компанией T-Mobile», – подчеркивает Андрей Фомичев, коммерческий директор украинского офиса «Галактики».

Партнерами «Галактики» стали компании «ABBYY Украина» и «IBM Украина», а также ее дочерняя фирма «Галантис». ТЗ удовлетворяла система ввода ABBYY FormReader Enterprise Edition, хорошо известная своей корректной работой с кириллицей и наличием возможности быстрой перестройки форм сканируемых документов. В прошлой версии архива в качестве системы хранения применялась платформа от FileNet, тогда еще независимой компании. Ее-то новый релиз P8, выпущенный уже «под редакцией» IBM, и решено было использовать – не в последнюю очередь из-за привлекательных условий миграции, предложенных украинским офисом IBM. К тому же, по мнению г-на Еремко, он лучше других подходил «МТС-Украина» по всем техническим параметрам. Над IBM FileNet P8 была построена среда быстрой разработки пользовательских интерфейсов GEMFrame от компании «Галантис», посредством которой формировались конфигурации рабочих мест сотрудников в соответствии с их обязанностями. Из оборудования в проекте применяются сканеры производства Kodak – это потоковые, двусторонние устройства с поддержкой высокой нагрузки; лезвийные серверы от IBM, система хранения данных от Hewlett-Packard (серия EVA). В выборе, установке и настройке аппаратного обеспечения активное участие принимал департамент эксплуатации информационных систем «МТС-Украина».

Работать данное ECM-решение должно было следующим образом. Посредством ABBYY FormReader производятся сканирование и распознавание документов. Далее осуществляется сверка индексов с данными биллинговой системы. На выходе получается пакет из скан-копий и индексной информации, который помещается в хранилище IBM FileNet P8. Для доступа к нему пользователей и работы с документами применяется ПО GEMFrame.

СЭД по-украински примеры внедрений
В результате реализации комплексного ECM-внедрения работа архива «МТС-Украина» стала эффективнее прежде всего за счет уменьшения времени, затрачиваемого сотрудниками на проверку индексов

В середине 2008 г. был дан старт реализации проекта. Как утверждает Александр Еремко, в процессе внедрения прежде всего необходимо было исключить проблемы старого архива. Следовало существенно повысить качество индексной информации – старые индексы не всегда были правильными, что приводило к увеличению ресурсоемкости процедуры обработки документов и усложняло поиск по БД, а также создавало трудности для сверки. В предыдущей системе было предусмотрено три типа документов (все, что подписывается поставщиком услуг и клиентом: заявление, договор, дополнительное соглашение и пр.), и данный набор нельзя было расширить. «В новом архиве заложено семь вариантов, и их число можно легко увеличить», – отмечает директор «Синергия Консалтинг». Необходимо было обеспечить должную поддержку извлечения физических документов из архива. Для минимизации затрат на хранение следовало предусмотреть возможности построения отчетов по документам, срок действия которых истек.

Указанные вопросы были успешно решены, и в феврале 2009 г. началась опытная эксплуатация новой системы. Как утверждают представители архива, в результате обработки порядка 5 млн уже имевшихся в электронном виде документов удалось улучшить и дополнить 90% их индексной информации. Всего же на сегодняшний день в электронном архиве содержится более 6 млн комплектов. Ежемесячно в него добавляется до 100 тыс. новых документов. В пересчете на стандартный 8-часовой день и 20-дневный рабочий месяц это означает, что в час в электронный архив попадает порядка 625 документов. Ежегодно планируется обрабатывать более 1 млн скан-копий в год.

СЭД для «Техники»

СЭД по-украински примеры внедрений
Электронный документооборот стал неотъемлемым элементом деловой инфраструктуры компании «Фокстрот. Техника для дома»

Компания «Фокстрот. Техника для дома», входящая в группу «ФОКСТРОТ», была основана в 1994 г. и сегодня считается одним из лидеров украинского рынка по оптовой и розничной продаже аудио-, видео-, бытовой техники и электроники в сетевом сегменте. По состоянию на 20 мая 2009 г. она располагает 205 магазинами, из них 202 – в 103 областных и районных центрах Украины; общая торговая площадь сети составляет 157 тыс. кв. метров. В условиях спада потребительского спроса компания запустила ряд новых проектов и оптимизировала работу существующих. По словам директора «Фокстрот. Техника для дома» Алексея Павленко, на территории Украины было открыто (в том числе переформатировано) 84 новых магазина общей площадью более 55 тыс. кв. метров, а также три супермаркета в Молдове (ko-online.com.ua/44275). Сообщается, что в 2009 финансовом году, завершившемся 31 марта, компания увеличила товарооборот на 12% – до 6 млрд грн.

Рост «Фокстрот. Техника для дома» привел к значительному увеличению внутреннего документооборота в бумажном виде, что стало причиной снижения оперативности в управлении и ухудшения эффективности контроля процессов внутри компании. Поэтому внедрение СЭД стало важной бизнес-потребностью. Как рассказывает начальник службы администрирования ERP «Фокстрот. Техника для дома» Анатолий Шкуратовский, главной целью построения электронного документооборота было получение средства консолидации корпоративной информации и управления согласованием и сроками выполнения распорядительных бумаг, а возможностей используемого в организации решения по хранению документов, построенного на основе ПО Microsoft Office SharePoint Server 2007, было недостаточно. «Проанализировав сложившуюся ситуацию, мы решили отказаться от дальнейшего развития существующей системы по ряду причин. Во-первых, построение СЭД и ее внедрение являются очень трудоемкими и затратными задачами. Во-вторых, доступные на рынке продукты уже имеют большую часть необходимой нам функциональности, нуждающейся лишь в настройке и адаптации», – отмечает г-н Шкуратовский.

Основным требованием, предъявляемым к СЭД в «Фокстрот. Техника для дома», было обеспечение полноценного управления бизнес-процессами предприятия, а также своевременного доступа сотрудников к информации с возможностью удаленной работы с документами, хранящимися в электронном виде. Рассматривалось множество вариантов, удовлетворяющих поставленным условиям, но выбор руководства «Фокстрот. Техника для дома» был сделан в пользу системы DocsVision от одноименной российской компании. Данная СЭД базируется на платформе .NET и СУБД Microsoft SQL Server. На украинском рынке она появилась в 2005 г. (когда разработчик начал самостоятельный бизнес, выйдя из состава Digital Design), и сейчас ее применяют такие компании, как «Галлахер Украина», «Атолл Холдинг», «ХХІ Век», «Пиво-безалкогольный комбинат "Славутич"» и др.

Для реализации проекта на конкурсной основе была выбрана компания «Инфопульс Украина», партнер DocsVision в Украине. «Нами учитывались как опыт работы в сфере предоставления услуг по внедрению программных решений, так и наличие успешно выполненных проектов по DocsVision на других предприятиях Украины», – указывает Анатолий Шкуратовский.

Проект по созданию СЭД начался в декабре 2008 г. Работы проводились поэтапно. На первом «Инфопульс Украина» сформировала рабочую группу, в которую вошли сотрудники интегратора, а также специалисты отдела информационных технологий и службы оптимизации бизнес-процессов «Фокстрот. Техника для дома». Она провела анализ требований, предъявляемых к программному продукту, и исследование движения документов и наиболее значимых бизнес-процессов. Вторым этапом стало развертывание системы в планируемой конфигурации, первоначальная настройка ПО с тестированием и оптимизацией основных маршрутов. На третьем этапе специалисты интегратора перешли к переносу имеющихся документов из системы Microsoft Office SharePoint Server 2007 и приложения Office Excel. Заключительная часть внедрения включала в себя настройку в ПО функции своевременного уведомления всех участников процессов.

В рамках проекта, кроме внедрения СЭД, был создан и установлен шлюз между DocsVision и Microsoft Exchange Server – благодаря ему система делает рассылку уведомлений и заполняет календарь. «Инфопульс Украина» также внедрила в компании ПО TaskCompleter. «Это наша собственная разработка, позволяющая завершать задания непосредственно из письма в любом почтовом клиенте, не входя в систему DocsVision», – рассказывает Петр Козлов, руководитель рассматриваемого проекта, возглавляющий направление корпоративных информационных систем в «Инфопульс Украина».

Говоря о трудностях, с которыми пришлось столкнуться в процессе реализации проекта, г-н Шкуратовский называет адаптацию сотрудников организации к новым технологиям работы с документами. Ее удалось преодолеть за счет формирования у них понимания тех преимуществ, которые приносят изменения: улучшение качества делового документооборота в компании, увеличение его эффективности за счет сокращения времени на поиск и согласование бумаг и повышение исполнительской дисциплины выполняемых работ.

В настоящее время система запущена в нескольких подразделениях «Фокстрот. Техника для дома» в пилотном режиме. «Собираются отзывы, предложения по улучшению, а также отслеживаются возможные неполадки в системе», – отмечает Петр Козлов. Далее по плану ее полноценное промышленное использование во всей структуре компании – от центрального офиса до магазинов в рамках единого информационного пространства. По словам Анатолия Шкуратовского, в перспективе будут проведены работы по расширению списка охватываемых бизнес-процессов, интеграция с применяемыми управленческими и учетными системами.

Главное – бизнес-процессы

СЭД по-украински примеры внедрений
Сергей Малый: «Поскольку до Megapolis.DocNet в банке применялись сугубо специализированные инструменты, то построение системы автоматизации бизнес-процессов проводилось, по сути, "с нуля"»

Открытое акционерное общество Акционерный Банк «Укргазбанк» было основано в 1993 г. и на сегодняшний день входит в двадцатку крупнейших финансовых учреждений Украины. По состоянию на 1 января 2009 г. активы компании насчитывали 14803,3 млн грн, кредитный портфель – 9259,8 млн, собственный капитал – 1452,9 млн грн. Сеть структурных подразделений банка включает 18 филиалов и 260 отделений по всей территории Украины, в которых работает более 3500 специалистов. В марте 2008 г. здесь началась реализация проекта по внедрению системы автоматизации бизнес-процессов, связанных с операционной деятельностью банка. В качестве платформы была выбрана система электронного документооборота Megapolis.DocNet от компании Softline.

Как рассказывает Вадим Бригинец, начальник отдела проектных менеджеров «Укргазбанка», стабильный и динамичный рост спроса на финансовые услуги среди населения и предприятий Украины способствовал бурному развитию банковского сектора. На тот период эта организация, как и большинство финансовых учреждений, столкнулась с рядом проблем. Среднее время обслуживания клиентов в удаленных точках продаж было чересчур велико, что приводило к потере многих потенциальных заказчиков. Низкий уровень автоматизации бизнес-процессов банка повышал их себестоимость, а также увеличивал операционные риски. Наконец, уровень управляемости впоследствии все больше ухудшался из-за децентрализации функций отделов обработки информации. «В банке отсутствовала полноценная система документооборота и архива электронных документов, в особенности электронного архива клиентских дел, что ограничивало возможности сотрудников оперативно отвечать на потребности клиентов и, соответственно, замедляло темпы развития банка», – подчеркивает г-н Бригинец.

СЭД по-украински примеры внедрений
СЭД по-украински примеры внедрений
Благодаря внедрению СЭД «Укргазбанк» получил средство централизованного управления бизнес-процессами, связанными с его операционной деятельностью; повышенный контроль за их прохождением на каждой стадии; «единое окно» для взаимодействия с другими специализированными решениями

С целью удержания рыночных позиций руководство «Укргазбанка» приняло решение внедрить систему автоматизации бизнес-процессов. Был проведен тендер, основными критериями которого стали наличие у подрядчика соответствующего опыта применительно к коммерческим банкам или другим организациям, интеграционной платформы (а вместе с ней и конкретных примеров построения объединенных приложений), веб-ориентированного интерфейса, модулей отчетов и сканирования, поддержки электронной цифровой подписи, легкости взаимодействия с офисными приложениями (в первую очередь с Microsoft Outlook), гибкости механизмов построения и изменения документооборота и хранилищ документов, поддержки версионирования файлов, стоимости реализации проекта, уровня сопровождения системы после реализации проекта.

Победителем тендера стала компания Softline, предложившая в качестве решения свою систему Megapolis.DocNet, которая максимально соответствовала требованиям банка. Она построена на основе таких технологий Microsoft, как Office SharePoint Server 2007, SQL Server 2005 и BizTalk Server 2006. Данное ПО поддерживает полный жизненный цикл управления информацией и ориентировано на автоматизацию документориентированных задач. Были выбраны следующие бизнес-процессы: открытие текущих и депозитных счетов, валютный контроль, кредитование, выпуск корпоративных пластиковых карт.

Как отмечает менеджер проекта внедрения системы документооборота «Укргазбанка» Сергей Малый, поскольку до Megapolis.DocNet здесь применялись сугубо специализированные банковские инструменты, то автоматизация бизнес-процессов посредством СЭД проводилась, по сути, «с нуля». В рамках проекта была выполнена интеграция Megapolis.DocNet с существующей АБС Scrooge 3, решением клиент-банк iBank2 UA и другими банковскими системами.

В первую очередь была проведена автоматизация операций открытия текущих счетов. Соответствующие работы и ввод в промышленную эксплуатацию заняли два месяца. Затем был построен и прошел опытное опробование бизнес-процесс «Валютный контроль», за ним – «Открытие депозитных счетов».

«Благодаря внедрению системы «Укргазбанк» получил средство централизованного управления бизнес-процессами, связанными с его операционной деятельностью; повышенный контроль за их прохождением на каждой стадии, «единое окно» для взаимодействия с другими специализированными решениями. Сотрудникам обеспечен доступ к системе из любого отделения банка через Интернет. – делится впечатлениями г-н Бригинец. – Главное, что бизнес-процессы стали более прозрачными и появилась возможность их оптимизации». По словам представителей банка, результаты внедрения были видны практически сразу – раньше процедура открытия текущего счета длилась около двух недель, теперь она сократилась до четырех часов.

Окно в госорган

СЭД по-украински примеры внедрений
По словам Алексея Чевичалова, cлужба, построенная по принципу «единое окно», выступает как посредник между властью и бизнесом, действующий от имени власти, но исключительно в интересах обращающихся, эффективно решая задачу повышения качества и оперативности обслуживания

Исполнительный комитет Одесского городского совета – орган местного самоуправления Украины, уполномоченный выдавать документы разрешительного характера для осуществления субъектами хозяйствования своей деятельности. Он имеет территориально-распределенную структуру – 24 муниципальных и четыре областных учреждения, участвующих в процессе оформления разрешений, которые рассредоточены по территории города. «Данное обстоятельство существенно снижало оперативность информационного взаимодействия между разрешительными органами по вопросу выдачи документов в рамках рассмотрения каждого отдельного обращения, – рассказывает Алексей Чевичалов, директор департамента информационных технологий Одесского городского совета. – Прохождение бумаг по всем инстанциям занимало большое количество времени, к тому же заявители не могли отслеживать статус своего обращения и контролировать процесс выдачи».

В целях создания эффективной системы оказания государственных услуг населению в феврале текущего года было издано распоряжение городского головы Одессы «О применении автоматизированной системы управления разрешительных и согласительных процедур Одесского городского совета». Для выбора решения был объявлен государственный тендер. Его требования сводились к наличию в СЭД полнофункционального веб-клиента и возможностей использования недорогих каналов связи для организации распределенной работы с территориально-удаленными отделениями. Как отмечает г-н Чевичалов, в результате выбор был сделан в пользу СЭД «ЛЕТОГРАФ» от одноименной российской компании, поскольку данная система не только соответствует всем запросам, но и обладает гибкостью и масштабируемостью, имеет встроенную интеграционную платформу. Ее внедрение было доверено фирме «ДатаИнфо», выступающей официальным партнером «ЛЕТОГРАФ» в Украине.

СЭД по-украински примеры внедрений
СЭД по-украински примеры внедрений
Новая система Одесского городского совета исключает контакт заявителей с чиновниками, что ведет к уменьшению степени коррумпированности

Главной целью проекта стало повышение эффективности работы органов государственной власти и упрощение предоставления услуг бизнесу и населению за счет создания единого информационного пространства для всех участников процесса выдачи разрешительных документов в соответствии с принципом «единого окна» (оформление документов без участия заявителя). По словам Глеба Лукина, генерального директора «ЛЕТОГРАФ», внедрение должно обеспечить организации уменьшение расходов, связанных с печатью, ксерокопированием бумажных документов и передачей курьером в уполномоченные организации; сокращение времени обмена документами между исполнительным комитетом и согласующими службами; повышение контроля за соблюдением сроков; упрощение порядка согласования бумаг.

В рамках проекта, завершившегося в январе текущего года, с помощью системы «ЛЕТОГРАФ» были автоматизированы процессы принятия и рассмотрения заявлений по 75 видам лицензируемой деятельности, взаимодействия с разрешительными органами по вопросам выдачи документов, а также процедура создания единого городского реестра выданных разрешительных документов субъектам хозяйствования. Доступ к документам осуществляется через веб-интерфейс с разграничением прав доступа в зависимости от ролей пользователей. В ходе внедрения также была введена персональная ответственность за исполнение документа, автоматизирован процесс контроля прохождения поручений и формирования соответствующих отчетов.

Как отмечают представители Одесского городского совета, внедрение СЭД повысило оперативность, полноту, достоверность и надежность обмена информацией между исполнителями, подразделениями и организациями. Кроме того, новая система исключает контакт заявителей с чиновниками, что ведет к уменьшению степени коррумпированности всей процедуры. «Сделан мощный шаг вперед по совершенствованию системы обслуживания субъектов хозяйствования и устранению административных барьеров, затрудняющих решение вопросов юридических лиц при обращении в органы местного самоуправления», – уверен г-н Чевичалов.

+11
голос

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT