`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Sergey Petrenko

Про гостей на конференциях

+37
голосов

Про гостей на конференцияхЯ много бываю на разных мероприятиях, в том числе организованных при моем участии, и у меня сформировалось своеобразное наблюдение, которое я и решил сейчас изложить.

Если рассматривать ситуацию упрощенно, то на каждой конференции присутствуют три категории участников — собственно слушатели, докладчики и организаторы. В ряде случаев бывает еще пресса, но это мало меняет ситуацию, к тому же многие конференции не очень любят выделять прессу в отдельный поток.

Но это упрощенное рассмотрение, а на самом деле на любой конференции практически со 100%-ной вероятностью присутствует еще одна категория участников — гости.

Это могут быть приглашенные организаторами, знакомые организаторов, напросившиеся — если суммировать и даже забежать немного вперед, это участники, которые попали на мероприятие в обход стандартной процедуры, вне зависимости от того, чем такой обход был вызван. И на самом деле уровень организации мероприятия во многом определяется тем, насколько этот обход стандартизован, точнее — насколько организаторы понимают, что категорий участников не три, а четыре и соответственно с ними работают.

К сожалению, далеко не всегда организаторы это действительно понимают. Мне довольно часто, придя в качестве гостя, приходилось выискивать себя по разным спискам, вызванивать людей, которые меня вроде бы пригласили, получать написанный от руки бейдж, не получать конференц-пакета (хотя, на самом деле, я часто его тут же забываю где-то, но он бывает полезен) — и как-то неприятно осознавать, что сам-то ты сюда идти не то, чтобы собирался, тебя пригласили, вообще-то. А ведь бывает даже и круче — когда, придя по приглашению на мероприятие, обнаруживаешь, что никакой активности от тебя организаторы не ждут. Вот тебя звали, а зачем — непонятно.

В общем, если вкратце, то давайте извлекать из подобных ситуаций уроки.

Прежде всего, не забывайте — у вас на мероприятии четыре категории участников, не считая прессы. Слушатели, докладчики, гости и организаторы. Работа с ними абсолютно одинакова.

На самом деле одинакова. Отличие только в том, что слушатели могут записаться сами, а списки всех остальных составляют организаторы. Отсюда простой вывод — надо просто заранее составить списки гостей. И обеспечить очень простой принцип — либо право на их приглашение имеет очень небольшой круг человек, либо приглашать могут многие, но с обязательным ведением списков.

Но я бы посоветовал вторым вариантом не злоупотреблять. Печально выглядит конференция, на которой число специально приглашенных гостей приближается к числу участников. Кроме того, с гостями надо отдельно работать, чем их больше — тем больше работы.

Вообще, я бы посоветовал приглашать гостей только в одном случае — если вы точно знаете, где в программе вы планируете их активное участие. Как понимаете, много гостей так не пригласишь.

Не забудьте, пригласив гостей устно, по телефону или даже письмом, написать им отдельно и очень подробно — где, когда, в каком виде вы планируете их видеть. Где проводится мероприятие, как туда удобнее добраться, к какому времени, телефон контактного лица и так далее. Обычный слушатель, безусловно, найдет все это сам на сайте конференции, но тут ведь вы приглашаете, вам это, по идее, больше нужно.

Неплохо будет оформить это письмо так, чтобы человек сразу мог его предъявить на регистрации и максимально быстро получить бейдж. Вообще-то неплохо бы всех участников так обрабатывать, но гостей обязательно, причем отдельно.

Бейдж у гостя не должен отличаться от бейджа обычного участника. По крайней мере — в худшую сторону. Конференц-пакет — тоже. Хотите — положите туда что-то особенное, но не увлекайтесь. После определенного количества посещенных конференций я просто перестал уносить эти пакеты с мероприятий — ручек мне и так до конца жизни хватит на клавиатуре печатать, блокноты я предпочитаю электронные, а купоны и флаеры даже не читаю.

И не забудьте — гость приехал не тусоваться, он вам зачем-то нужен. Поэтому в ваших интересах облегчить ему попадание на мероприятие, пребывание на нем и поддерживать интерес к происходящему вокруг. В конце концов, он же ваш гость.

+37
голосов

Напечатать Отправить другу

Читайте также

Заметка напоминает мини-реферат по азам ивент-менеджмента, причем только раздела "Приглашение на мероприятие". Цель написания непонятна. Гораздо полные материалы вывалит списком любой поисковик, по запросу "Как организовать конференцию".

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT