`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Михаил Бейрак

Маленькие тоже хотят

+66
голосов

Однажды в далекой европейской стране успешно работала небольшая аудиторская компания. Сотрудников было не более 5 одновременно, анализировали и вели они бухгалтерские дела для небольших и средних компаний. Так как работа с документами клиентов была  основной сферой деятельности для них, то и задача  о системе хранения электронных копий документов клиентов решалась в первую очередь. Ресурсов, конечно, было немного.  Да и  традиции страны  не способствовали излишней трате денег. Руководство компании испытывало интерес к ИТ, поэтому было проанализировано большое число предложений специализированных программных систем. Просмотрев все системы, руководство наконец поняло, что оно бы хотело от системы:  только быстро находить электронные копии  документов и надежно их хранить. Вот больше ничего – вопросы безопасности вполне устраивали на уровне Windows, бизнес процессы автоматизировать не собирались, с исполнительской дисциплиной и так все понятно ….

В конце концов, один из консультантов порекомендовал хранить файлы в файловой системе, «правильно» построив систему папок и используя полнотекстовый поиск, встроенный в операционную систему. Да, для реализации такого решения необходимо все электронные копии бумажных документов иметь в распознанном виде – но это не самая большая проблема.

В ходе «опытной эксплуатации» системы оказалось,  что самая большая проблема – правильное название файла. Понятно, что для корректной реализации, в названии файла должен содержаться тип документа и основной атрибут  - тогда можно легко сортировать документы средствами операционной системы. Оказалось, что правильно, с  точностью до буквы,  вручную написать тип документа в названии файла – задача не из легких.  Разные сотрудники одни  и те же слова писали по-разному, и ничего с этим никакими инструкциями сделать не получалось.

Проблему решили добавлением функции автоматического именования файла в систему распознавания – тем и закончились все. Любопытно, что построенная система такой малой автоматизации работает уже немало лет.

Я далек от идеи, хранить все данные в файловой системе. Но известно много решений, в которых простыми встроенными средствами разных программных продуктов достигались эффективные результаты. Особенно в условиях малого бизнеса.

+66
голосов

Напечатать Отправить другу

Читайте также

Странно, что никто не остановился на какой-то opensource web system, например Alfresco или CuteFlow. Стоимость их внедрения и владения на уровне заявленных требований должна быть не очень большой, даже для маленькой компании.

Структура на базе имен файлов и их метаданных конечно проста и очевидна, но очень ненадежна.

Наверно про opensource никто не посоветовал, может в те времена они не были столь популярны. Система действительно примитивна. Тем более удивляет ее долговременное использование.
С другой стороны, разве мало подобных ухищрений используется при небольших объемах данных - учет движения товаров в электронных таблицах давно уже никого не удивляет.

Ну и что, что с помощью файловой системы? Нормально. Можно грамотно вести учёт в бумажном блокноте, и по-идиотски в S.A.P., главное - чтоб в голове порядок был, только не все это понимают ))

Про порядок в голове была такая история. На достаточно большом заводе процесс внедрения учетной системы растянулся на много месяцев и после каждого этапа опытной эксплуатации очередного участка учета данные полученные в результате работы автоматизированной системы сверяли с ... записями в блокноте одного из директоров. Если данные совпадали - участок принимали, если не совпадали - искали проблему.
Это всего лишь иллюстрация про "порядок в голове"

Так это порядок или непорядок?
В моей практике часто присутствуют случаи "сравнения с предыдущей системе учета", в большинстве случаев это сводится к обнаружению ошибок в старой системе учета. Такая модель сравнения на мой взгляд ошибочна поскольку только тормозит внедрение и развитие новой системы учета. Как правило в новой системе учета уже есть средства проверки корректности ее работы (а если нет лучше их создать вместо создания средств сравнения со старой) - и ими нужно пользоваться.
А как Вы считаете?

С моей точки зрения, описанный случай - удивительный порядок. Вот ведет себе в блокнотике человек какой-нибудь очень важный показатель, например доходность по сделкам (это показатель только для примера). И так из месяца в месяц - у него накапливаются исторические данные. В учетной системе ничего такого не ведется. Внедряют новую систему, пытаются считать эту же доходность по сделкам. С чем сравнивать? Только с записями в блокнотике. Нет в другом месте этой информации ...

Сравнение с данными "старой" системы не всегда зло. Зачастую такой подход позволяет выявить "ньюансы" в учетной политике предприятия, упущенные на этапе обследования перед внедрением. Но бывают и комические ситуации, когда сравнение в ряде случаев усугубляется требованием формировать средствами "новой" системы "старые" отчеты. Особенно "радуют" требования "фотографической" схожести получаемых отчетов, вплоть до формирования текстовых файлов в ДОСовской кодировке с псевдографикой, с последующей их распечаткой на лазерном принтере.

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT