`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Кому и зачем нужен документооборот

Статья опубликована в №33 (601) от 4 сентября

0 
 

Как принимается решение о внедрении системы документооборота? Каковы ожидания от проекта у разных сотрудников организации? Какая потребность может стоять за стандартным запросом – автоматизация входящих/исходящих, ОРД? Выбор системы, результат внедрения и его успешность зависят от того, насколько согласованно ключевые сотрудники понимают задачи системы и ее место в инфраструктуре компании – сегодня, завтра и через несколько лет.

Клиент: зачем нам это нужно?

Кому и зачем нужен документооборот
Структура СЭД, представленная на схеме, фактически служит мировым стандартом. Сложность внедрения такой системы может быть сопоставима с решениями ERP-класса, но для тех, кто знает «зачем», это не является сегодня сдерживающим фактором

Чаще всего будущий проект начинается с того, что компания осознает какую-либо проблему с документами. Например, организация растет, количество бумаг увеличивается, и сотрудники уже не справляются с их объемами. Как следствие, теряются важные документы, не принимаются вовремя необходимые решения. Без системы документооборота невозможно обойтись, когда потоки документов становятся очень большими, усложняются процессы их обработки, которая при этом должна быть быстрой и качественной.

Интересно, что для сотрудников разных подразделений понятие «система документооборота» имеет разный смысл и может помочь решить различные задачи, причем спектр их достаточно широк. Что обычно понимают под документооборотом? Как правило, автоматизацию учета входящей/исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, служебных записок и т. д. Сотрудник, отвечающий за организацию работы канцелярии, хотел бы, чтобы с минимальными усилиями с его стороны все документы были зарегистрированы, доходили до нужного адресата и их можно было в любой момент найти. Но если, например, каждый документ связать c действием, которое необходимо с ним произвести, и еще отследить, что это действие выполнено, то такой подход может поднять работу канцелярии на качественно новый уровень.

Какие вопросы управления документами могут возникнуть у руководителя коммерческой службы? Наверняка ему знакома ситуация, когда долгое утверждение договора сильно задерживало поставку товара и поступление денег. Или договор был подписан без визы какого-либо компетентного сотрудника. Коммерческий отдел всегда заинтересован в том, чтобы отношения с клиентами корректно оформлялись, а договоры быстро согласовывались. А еще хорошо, чтобы все документы по конкретному клиенту можно было легко найти, и информация из них учитывалась при взаимодействии. Например, клиент делает заказ, который сразу попадает в обработку, создаются необходимые документы... и все происходит автоматически.

К автоматизации управления документами, регулирующими взаимодействие с клиентами, есть разные подходы. Скажем, можно организовать базу договоров, в которой хранить все готовящиеся и уже подписанные соглашения. Такой документ не потеряется, его условия легко проверить, менеджер не забудет его вовремя продлить и т. д. – типичная задача документооборота. А можно рассмотреть процесс жизненного цикла работы с клиентом. Есть потенциальный заказчик, с ним проводятся переговоры, согласовываются условия договора, затем сам документ, осуществляются поставки.

В этих процессах участвуют разные подразделения. Информация о контактах с клиентом может храниться в одной системе, о заказах – в другой, счета и информация об оплате – в третьей, а обещанные сроки поставки – в четвертой. Это все можно объединить с помощью системы управления контентом. Все задействованные в процессе работы с клиентом отделы получают в электронном виде нужную информацию и оперативно осуществляют необходимые действия. При этом сохраняется вся история, и данные всегда можно проанализировать.

Еще одна служба, которая имеет дело с большим количеством документов – отдел кадров, или, как принято говорить сейчас, HR. Руководитель HR-подразделения заинтересован в том, чтобы все документы хранились в соответствии с принятыми правилами, и был бы очень рад автоматизации всего цикла работы с сотрудниками: создание заявки на поиск кандидата, прием на работу, увольнение и т. д. По сути, эти процессы выходят за рамки HR-подразделения, затрагивая и менеджеров других отделов, и IT, и службу безопасности. И такая задача вполне может быть решена с помощью системы управления контентом.

Есть еще одна возможность системы документооборота, от которой выигрывают практически все сотрудники компании – создание электронного архива и единого информационного портала, что позволит использовать весь накопленный организацией опыт и обеспечить коллективную обработку информации.

А что важно для руководителя? Он не станет внедрять систему, если от этого не ожидается положительного результата для бизнеса. Ему необходимо понимать, что реально происходит в компании, каковы результаты работы различных подразделений, как повысить эффективность основных процессов, наконец, существуют ли лишние звенья. Руководитель хочет каждую неделю получать отчеты, отслеживать динамику изменений, оперативно реагировать на события и иметь нужную информацию для принятия стратегических решений. Поможет ли ему в этом система управления контентом? Да, если она комплексная, поддерживает интересующие руководителя бизнес-процессы, и в ней есть средства для получения аналитической отчетности.

Таким образом, каждая компания принимает для себя решение, для чего она планирует внедрить систему управления контентом: для того чтобы упорядочить работу с документами и сократить затраты времени сотрудников, не меняя при этом организации работы; для того чтобы изменить и оптимизировать различные вспомогательные бизнес-процессы, связанные с обработкой документов; или для того, чтобы развивать и улучшать свой основной бизнес-процесс с учетом всей его специфики. Это решение в значительной степени влияет на выбор системы управления контентом.

Из чего можно выбрать?

На территории СНГ сегодня представлены как глобальные игроки рынка ECM, так и большое число локальных компаний. Продукты первых характеризует полнота функциональности для решения множества различных задач, известность как на мировом, так и на локальном уровнях, громкие проекты. Но это скорее платформы, на базе которых осуществляется разработка необходимого заказчику приложения. На внедрение подобной системы решится далеко не каждая компания – большинству просто «не потянуть» ее по стоимости, сложности, срокам внедрения. Кроме того, часто заказчики желают, чтобы ECM -система учитывала специфику отечественного бизнеса, а специалисты по внедрению были в пределах досягаемости, чего иногда не хватает глобальным игрокам.

Локальные компании представляют широкий спектр систем документооборота, различающихся, к примеру, по таким параметрам: решают ли они только стандартные задачи документооборота или готовы к специализированному применению для конкретной фирмы, как сложно их настроить под специфику бизнеса, включают ли инструменты для автоматизации бизнес-процессов (BPM). Еще один момент – насколько легко продукт может быть интегрирован с существующими информационными системами, которые уже внедрены в компании и успешно решают поставленные перед ними задачи. Отдельно нужно отметить решения, построенные на платформе ведущих мировых производителей (Microsoft или IBM/Lotus) и в большой степени использующие функциональность этих систем. Такой подход имеет свои плюсы и минусы, но следует помнить, что в случае их выбора заказчику чаще всего потребуется дополнительно приобретать и базовую платформу для поддержки необходимой функциональности.

В дальнейшем мы ожидаем обострения конкуренции на рынке отечественных систем управления контентом. Наиболее успешными станут те производители, которые будут соответствовать растущим запросам отечественного бизнеса и сохранят нужный для этого темп развития.

Кому и зачем нужен документооборот

«ЛЕТОГРАФ» – динамично развивающаяся российская компания, разработчик системы управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Компания была основана в 2003 г. В течение первого же года работы коллективу специалистов удалось создать принципиально новую систему управления документами. Одноименная система «ЛЕТОГРАФ» не требует при внедрении изменения программного кода – необходимую функциональность можно легко настроить. «ЛЕТОГРАФ» была представлена в 2004 г. на московской выставке SofTool и первоначально позиционировалась как инструмент управления документами, способный обеспечить быстрый переход к безбумажному документообороту. Однако заказчики были заинтересованы не только в отказе от работы с бумажными носителями, но и в автоматизации различных процедур взаимодействия, в том числе сквозных бизнес-процессов, затрагивающих несколько информационных систем. Для удовлетворения этой потребности функциональность системы была расширена.

В настоящее время «ЛЕТОГРАФ» – решение, объединяющее средства для управления документами (EDM), автоматизации бизнес-процессов (BPM) и интеграции приложений (EAI) в одном продукте. Сегодня в компании работает 50 человек. «ЛЕТОГРАФ» представляет свои решения на территории России и стран СНГ, ведет активную маркетинговую деятельность, самостоятельно и с помощью партнеров осуществляет продажи и внедрение своей системы.

В число клиентов «ЛЕТОГРАФ» входят Московский пиво-безалкогольный комбинат «Очаково», ОАО Акционерный Банк «Пивденный», Российская академия космонавтики им. К. Э. Циолковского, Архитектурно-проектная мастерская «Аврора-проект», ГУ Федеральная регистрационная служба по Краснодарскому краю и другие организации.

Немного о технике

Современная система класса ECM должна включать в себя такие функциональные модули, как электронное хранилище документов, персональное настраиваемое рабочее место, портал, на базе которого создается единое информационное пространство компании, модуль для автоматизированного ввода документов, средства для интеграции с другими информационными системами организации. Например, с точки зрения архитектуры предлагаемая нашей компанией система «ЛЕТОГРАФ» – это полнофункциональное решение, включающее в себя возможности, необходимые для работы с документами, средства автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. Для нее не понадобится отдельно покупать СУБД и интеграционную платформу. Это также Web-ориентированное решение. Система устанавливается на сервер, и доступ к ней возможен с любого подключенного к нему компьютера через Web-браузер, т. е. не нужно устанавливать специальное ПО на компьютеры конечных пользователей. «ЛЕТОГРАФ» – гибкое решение. В процессе внедрения система может быть адаптирована под нужды клиента без изменения собственно программного кода. При необходимости можно легко откорректировать настройки системы и на этапе промышленной эксплуатации – для того чтобы соответствовать изменяющимся условиям бизнеса.

Так как информационные системы на базе Linux получают все большее распространение, растет потребность заказчиков и в многоплатформенных решениях. Особенность системы «ЛЕТОГРАФ» в том, что она может работать не только под управлением ОС Windows, но и практически на любых UNIX-системах. Она также поддерживает кластерные конфигурации.

Заказчикам, желающим при внедрении системы документооборота автоматизировать бизнес-процессы, сегодня предлагается новая возможность – теперь в едином продукте есть функциональность для описания текущих процессов, разработки, моделирования и представления утвержденных бизнес-процессов в виде маршрутов движения документов системы «ЛЕТОГРАФ».

E-mail автора: info@letograf.ru

0 
 

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT