`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Михаил Бейрак

Договор – это не просто документ...

+1414
голосов

В одной далекой европейской стране успешно функционировала большая государственная организация. Каждый из ее филиалов заключал ежемесячно немало юридических договоров в самых разнообразных областях. Ни одна хозяйственная операция не происходила без заключения соответствующего договора – такого были законы страны, регламентирующие закупки в государственной сфере. Организация была настолько прочно организованной, что в ней существовал специальный департамент аудита, который по специальному графику проверял правильность работы всех подразделений организации. Понятно дело, при аудите рано или поздно возникал вопрос правильности и корректности заключенных договоров.

Для решения этой проблемы, было принято решение о создании общей базы договоров. Работа в системе должна была происходить несложно: после подписания договора, все его реквизиты должны были быть занесены в базу данных, а отсканированное изображение самого подписанного договора прикреплено к соответствующей записи в системе. Проект выглядел несложным, надежный подрядчик быстро разработал специализированную систему. Сотрудники всех филиалов прошли обучение, и началась продуктивная эксплуатация. Отчеты показывали полноту вводимых данных, руководство было довольно.

Через некоторое время, решили посмотреть на данные, хранящиеся в системе. Стали просматривать данные в системе и тут натолкнулись на некоторые «особенности». Часть изображений относились не к тому договору, в части изображений договоров нашлись особенности, требующие отдельного рассмотрения. Как результат был инициирован новый проект по проверке изображений, загружаемых в  систему.

Мораль: кроме учета много раз обсужденного человеческого фактора, лучше заранее готовится к тому, что качество данных один из типов рисков, управление которым является критичным в проектах по построению хранилищ данных.

+1414
голосов

Напечатать Отправить другу

Читайте также

Чем дольше читаю Ваш цикл, тем чаще ловлю себя на мысле, что там где все хорошо (во всех смыслах) и электронный архив не особо нужен, а где бардак - там он только усугубляет.

Если не заниматься учетом договоров, то будет казатся что все хорошо до первого инциндента связанного с этим. И так вокруг каждого из документов....

Если инцидент произошел из-за того что договор заключен не корректо, то при чем здесь архив? А если договор успешно выполнен, но его изображение не соответствует реквизитам, то может быть ничего страшного?

Архив - это всего лишь инструмент, через который можно получить доступ к документу. Такой доступ можно получить и найдя бумажный документ в папке. Но если документов много, если документы хранятся в одном месте, а вы в дургом, а если время на поиски нет ... Тогда - только электронный архив поможет - и нужно быть уверенным, что документ подписан контрагентом и он соответствует реальному. Конечно если у Вас 10 договоров - то и проблем не будет. А при большом количестве - бардак без электронного архива неизбежен (хотя его степень может быть и не критична)!

Очень просто. Множество людей обычно контролируют все процедуру согласования и подписания договора (бизнес-заказчики, отдел закупок, юридический департамент, финансовый департамент). И традиционно никто не контролирует результата - если кто и пытается проверять соответствие текстов и реквизитов в подписанных документах тем, которые обсуждались при согласовании, то системно на большом объеме документов этого никто не делает. Не потому что не хотят, или не понимают - просто для этого ресурсов надо немало и их как обычно не хватает. Это же касается не только договоров, но и других финансовых документов - актов, накладных ....

Т.е. архив начинает работать только в случае скандала и поиска виновных...

Скорее это вот такая система, которая пытается недопустить ситуации скандала и поиска виновных. А уж называть эту систему архивом или системой автоматизации бизнес-процессов, или системой документооборота - вопрос имет скорее научную ценность.

Ладно, сдаюсь, видимо в далекой европейской стране учет и контроль это национальная черта, и созданная система действительно работает и приносит пользу.

IMHO
-----------
В роботі деяких організацій, оформлення договорів/ звітів/ іншої бюрократичної паперової роботи, та контроль якості виконання, контроль контролю якості виконання...
А реальну роботу виконує "Дядя Толя", і не може отримати нормальну зарплатню через роздутий штат перевіряльників.
-----------
Вічна тема з теорії "Принципи Парето".

О значении договоров в деятельности любого предприятия наверно спорить бессмыслено. Либо это понимание есть, либо существут проблемы с деятельностью :)

В большинстве случаев договор - это необходимая формальность (небольшая, но возможно решающая страховка от рисков). У нас отношения в основном строятся на доверии. А аппеляция к условиям договора - это последний аргумент. Но еще грамотно составленный договор это и маркетинговый инструмент на мой взгляд.

Если бы так. Во-первых, договор - способ соблюсти требования большого числа согласующих департаментов к сделке. Во-вторых, договор - способ описания не условий сделки и их согласование. В-третьих, и наверно самое главное, это документ по которому может решаться спор между участниками сделки третьей стороной. Договор - это еще и проверка законности требований к условиям сделки со стороны каждой из сторон. Наверняка существует множество ресурсов, описывающих более научно значение договоров в хозяйственной деятельности. Я лишь собственный взгляд изложил ...
А апелляция к условия договора - это даже вид бизнеса такой есть. На грани мошенничества конечно - но вид бизнеса. Даже среди заказчиков услуг по внедрению 1С такое встречается...

Я расскажу как я веду учет договоров.
1. Все исходящие договора стандартизированы и печатаются (редактируются) и сохраняются в 1С Предприятии. Сканы подписанных договоров присоединяются к документу в базе данных по номеру договора с визуальным контролем наименования организации, что практически исключает некорректный ввод.
2. Для ввода скана входящих договоров необходимо вначале найти этот договор в базе данных и открыть, только затем можно присоединить изображение (с полноформатным визуальным контролем при присоединеи) к договору. Что делает невозможным быстрое необдуманное присоединение и естественно уменьшает значительно вероятность ошибки. Тем более, что когда ты видишь одновременно изображение и идентификационную информацию электронного документа ошибка возможна только умышленная или по халатности.

Спасибо за комментарий- очень грамотно выстроенная схема. Основана она на нескольких вводных данных: учитываются договора, подготовленные Вами (бывает, что учитывают договора подрядчиков), важна только небольшая часть реквизитов.А ведь потенциально договор может быть признан недействительным просто из-за несовпадения суммы договора написанной прописью и цифрами. Это я все к тому, что решения и другие бывают и как всегда полностью зависят от вводных.

Пожалуйста. Так в чем заключался проект по проверке - можно кратко описать?

Как Вы понимаете, я не смогу опубликовать подробностей проекта без согласования с Заказчиком. В качестве примера можно почитать описание проекта здесь http://www.iemag.ru/interview/detail.php?ID=18342&phrase_id=41592

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT