Архивы как зеркало... 2

Или практические аспекты создания электронных архивов бумажных документов.

Автору неизвестны другие типы проектов по внедрению несложных информационных систем, где существовало бы столько «рыбацких историй» об удачных и неудачных проектах. Поэтому сначала хотелось бы описать шаги, которые стоит предпринять при выборе системы автоматизации до начала проекта по созданию электронного архива. Я сознательно не описываю стандартных требований, связанных с внедрением любой информационной системы (архитектура, количество пользователей, возможность интеграции с существующими корпоративными системами и т.д.). Остановиться хотелось бы как раз на специфических шагах, пренебрежение которыми чревато появлением еще одной «рыбацкой истории».

Во-первых, крайне важно трезво оценить предполагаемый объем работ и сопоставить его с временем, отводимым на реализацию проекта. Существуют архивы, в которых накоплены документы более чем за 100 лет. Очевидно, что создать электронный архив хотелось бы за более короткий срок.

Во-вторых, стоит определиться с предполагаемой моделью поиска документов в электронном архиве. На этом этапе важно определить не только состав основных атрибутов, для поиска документов, но и возможность их автоматического извлечения из бумажных документов. Существует несколько технологий (останавливаться на них пока не будем), позволяющих быстро и качественно извлекать основные атрибуты из документов сразу после из сканирования или фотографирования.  Использованию каждой из них позволит существенно сократить сроки подготовки данных для электронных архивов.

В-третьих, крайне важно исследовать состояние имеющихся справочников архива  и спланировать часть проекта, связанную с переносом данных из справочников в электронную систему. Даже если существует специальные справочники, соответствующие действующему законодательству, следует убедиться в том, что они содержат однородную информацию, структура которой, не меняется раз в несколько лет. Если же структура справочников действительно меняется со временем, то стоит учесть это требование при выборе системы.

И наконец, требования к информационной безопасности. Эти требования серьезно «возмужали» за последние годы. Они могут серьезно изменить сроки разработки и внедрения проекта в целом. Поэтому их формулирование до начала выбора системы также помогает.

В последующих постах я расскажу несколько историй о создании электронных архивных систем.

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365