Багатозадачність у дії - як підвищити ефективність відділу продажів без розширення штату

Інтеграція лише кількох програмних продуктів може суттєво підняти ефективність відділу продажів. Головне підібрати виважену комбінацію, про пошук якої ми й поговоримо у статті.

В основі будь-якого бізнесу, так чи інакше, лежать продажі. Але навіть найкращий товар, рішення чи послуга рідко продають себе самі – це мають робити люди. І ефективна робота комерційного відділу здебільшого визначає успіх компанії. Проблема в тому, що при сучасному різноманітті рішень і високому рівні конкуренції майже у всіх прибуткових сегментах ринку, менеджеру з продажів доводиться вирішувати два, на перший погляд, взаємовиключні блоки завдань.

Більше продуктів, менше часу

З одного боку є багато повсякденних та досить рутинних дій. Ефективний «продажник» щодня пише десятки або навіть сотні листів потенційним та наявним клієнтам, здійснює десятки дзвінків, спілкується в чатах, проводить презентації, зустрічі як онлайн, так і наживо. Це займає більшу частину робочого дня. У той же час не обійтися і без творчого елементу — будь-який клієнт краще сприймає індивідуальний підхід, а значить про кожного з них треба знати і пам'ятати безліч нюансів. До того ж менеджеру з продажів необхідно постійно самонавчатися «без відриву від виробництва» — кількість нових ІТ-продуктів, доступних на ринку, за останні 10 років, за деякими даними, зросла десятикратно. У той самий час, комерційні відділи дистриб'юторів, дилерів, інтеграторів, хоча, загалом і розширилися, але не так суттєво.

У таких умовах необхідні досконаліші підходи до процесу продажів, на основі глибокої та всеосяжної автоматизації всього, що можна хоч якось формалізувати. Разом з тим, мають бути доступні потужні інструменти аналізу, які допомагають витягувати максимум корисної інформації з величезного масиву даних, які збираються щодня. Добре, що наразі такі можливості реалізуються цілком стандартними інструментами.

Пошта + CRM = найкраща практика

Що сьогодні є основним інструментом менеджера з продажів? Окрім голови, наповненої знаннями, та бази контактів — ще телефон та електронна пошта, а також: месенджери, CRM, служба календарів, система відеозв'язку, сервіси проведення презентацій та вебінарів онлайн… Добре б, звичайно, звести всі ці елементи докупи, щоб керувати процесами з одного вікна. Це найзручніше зробити на базі або корпоративної CRM, або електронної пошти, а краще взагалі об'єднати ці системи.

До прикладу, популярна CRM-платформа HubSpot, яку ми вже розглядали раніше, передбачає тісну інтеграцію з найпопулярнішими у світі службами електронної пошти — Gmail, Outlook та іншими. Що саме це дає співробітнику компанії, розглянемо на прикладах сервісу Google Worksppace.

Найбільша зручність інтеграції HubSpot з Gmail у тому, що система легко інтегрується з календарями Google Calendar. Тобто, безпосередньо з HubSpot менеджер може побачити у своєму розкладі вільні часові слоти та використовувати їх для призначення зустрічей із клієнтами (рис. 1). Посилання з діапазоном часу зустрічі можна відразу додати до листа.

Рис. 1. Зустрічі зручно призначати прямо з CRM-системи HubSpot завдяки інтеграції з Google Calendar

Далі, враховуючи те, що сьогодні більшість ділового спілкування протікає онлайн, можна поговорити з клієнтом за допомогою сервісу відеозв'язку Google Meet або, наприклад, Zoom. У другому випадку треба встановити спеціальне розширення для електронної пошти Gmail. Крім цього, доступна інтеграція Google Calendar із хмарним сервісом для проведення веб-конференцій та вебінарів GoToMeeting.

Тобто вже лише ці можливості поєднують цілу низку важливих, але розрізнених інструментів у єдину систему, а синхронізація з HubSpot дозволяє зберегти всі дані про зустрічі та контакти в корпоративній CRM. Крім того, в системі є живий чат, в якому, наприклад, клієнтів можна перенаправляти між продавцями, якщо потрібна спільна робота кількох фахівців. Дзвінки також можна здійснювати безпосередньо з браузера. До того ж усі дані про контакти із замовниками автоматично реєструються та зберігаються у базі даних.

Спеціальне розширення - HubSpot Sales Chrome extension for Gmail, дозволяє отримувати дані із CRM-системи прямо в інтерфейсі електронної пошти (рис. 2). Не полишаючи вікна Gmail, ви отримуєте доступ до картки клієнта з усіма даними про нього.

Рис. 2. Розширення HubSpot Sales Chrome extension for Gmail дозволяє отримувати дані з CRM-системи прямо в інтерфейсі електронної пошти.

Це дуже зручно при написанні листів — можна побачити особливості кожного контакту, що допомагає зробити повідомлення максимально персоналізованим.

Щоб не витрачати час на складання типових повідомлень, HubSpot Sales має функцію налаштування шаблонів (templates), які потім можна надсилати електронною поштою або ділитися ними з колегами. У Gmail, до речі, також можна оформляти шаблони відповідей, але в HubSpot ця опція забезпечує ширші можливості.

Доступна функція масових розсилок, що дозволяє охопити відразу велику аудиторію в сотні та тисячі адресатів. Можна також скласти спеціальні ланцюжки листів, які надсилатимуться замовникам за певним графіком — з урахуванням часу, коли адресат з найбільшою ймовірністю відкриє повідомлення.

За всіма надісланими листами доступна детальна статистика. Завжди можна дізнатися, чи адресат відкрив лист, чи перейшов за посиланням, чи завантажив додаток (рис. 3). Інформація про те, що зацікавило клієнта, допоможе надалі сформувати більш точну пропозицію.
 

Рис. 3. За всіма надісланими листами доступна детальна статистика.

Є й функція створення детальних звітів роботи з контактами. Причому ці дані являють собою не просто збірку статистичної інформації, а відображають високорівневі бізнес-показники, якими можна ділитися з колегами або надавати керівництву. Також доступні деталізовані звіти щодо роботи відділу продажів (рис. 4). Всі показники можна додати на інформаційні панелі HubSpot, які налаштовуються для кожного менеджера.

Рис. 4. У HubSpot доступні деталізовані звіти щодо роботи відділу продажів

Серед корисних функцій можна згадати ще оцінку «здоров'я» електронної пошти. Аналітичні інструменти CRM-системи дозволяють автоматично оцінити те, наскільки ефективно здійснюються розсилки з вашого домену — який відсоток відкритих листів, скільки з них пішло в спам або як часто потенційний клієнт переходив за внутрішніми посиланнями і т.д.

Оцінка «здоров'я» допомагає, наприклад, уникнути ситуації, коли електронні листи сприймаються системою одержувача як небажані (так відбувається, якщо більшість повідомлень з певної адреси залишається поза увагою).

Уникнути одноманітності

Крім поштових розсилок та дзвінків клієнтам, менеджерам з продажів необхідно ще й майже щодня проводити презентації продуктів. Це, по-перше, потребує часу, а по-друге, досить нудно переказувати той самий матеріал багато разів поспіль. Одноманітність — ворог ефективності.

Можна, звичайно, відправити потенційному клієнту презентацію, підготовлену вендором, навіть з текстовими коментарями, але не факт, що замовник захоче детально занурюватися в матеріал. Адже більшість людей воліє більше дивитися і слухати, а не читати. Зручним рішенням тут може стати Roi4Presenter, SaaS-застосунок, розроблений австрійською компанією ROI4CIO GmbH. Якщо коротко, то це веб-сервіс та мобільне ПЗ для онлайн-презентацій, демонстрації різної продукції, генерації лідів та ширшого охоплення аудиторії.

Працює це так. Ви створюєте презентацію, завантажуєте її в Roi4Presenter, доповнюєте за необхідності текстовими коментарями та озвучуєте прямо у браузері. Потім створюєте посилання та відправляєте його своїм замовникам, наприклад, прикріплюючи лінк до листа. Посилання можна створити безпосередньо в Roi4Presenter, за допомогою інтеграції в CRM HubSpot або з інтерфейсу пошти Gmail за допомогою розширення Roi4Presenter для Chrome extension.

Клієнт, відкривши посилання, дивиться та слухає запис презентації, при цьому може вибирати її тривалість — повну, скорочену або зовсім коротку, на кілька хвилин (пітч). Жодного додаткового ПЗ слухачеві не потрібно — все працює з хмари (рис. 5).

Рис. 5. Інтерфейс Roi4Presenter — SaaS-сервісу для онлайн-презентацій, генерації лідів та ширшого охоплення аудиторії.

Це лише частина можливостей, цікаве починається далі. Як тільки клієнт відкрив посилання, менеджер отримує повідомлення про це на свій смартфон і за потреби може підключитися до сеансу зв'язку як за власною ініціативою, так і запрошенням клієнта. Спілкування може відбуватися у текстовому чаті, голосом або за допомогою двостороннього відеозв'язку прямо у браузері. Як це виглядає на практиці, можна дізнатися, запустивши презентацію у фреймі нижче.

Таким чином, будь-якої миті, замовник може отримати живий коментар від фахівця або відповідь на своє запитання. Таким чином формується вдалий симбіоз онлайн- і офлайн презентацій — менеджеру тепер не треба по сто разів повторювати ті ж загальні моменти (це є в записі), а клієнт, в процесі ознайомлення з продуктом, може відразу уточнити певні моменти у експерта. Для співробітників відділу продажів це ще й спосіб «зловити» потенційного замовника, адже відповідальний менеджер одразу дізнається, що адресат зацікавився продуктом. До того ж, для кожної презентації можна створювати лід-форми, які будуть збирати нові контакти. І, звичайно, є детальна звітність про те, хто, як довго та які слайди дивився клієнт, що за питання були задані тощо.

Три в одному, один у трьох

Але, нагадаємо, тут ми говоримо про інтеграцію рішень для розширення можливостей відділу продажів, тому в даному контексті важливо відзначити, що Roi4Presenter підтримує інтеграцію із широким спектром різних ІТ-продуктів. Є спеціальні розширення для об'єднання з HubSpot, Gmail, Outlook, LinkedIn (рис. 6).

Рис. 6. Roi4Presenter підтримує інтеграцію із широким спектром різноманітних продуктів

Відповідно, працювати з презентаціями можна безпосередньо з CRM-системи або поштового клієнта, поєднуючи всі важливі інструменти взаємодії із замовником у єдиному вікні. Контакти, зібрані лід-формами Roi4Presenter, автоматично завантажуються в HubSpot і можуть використовуватися в подальшій розробці.

До речі, якщо ми торкнулися теми контактів, ще однією цікавою функцією HubSpot є можливість збирання контактів із паперових візиток. Якщо ви сфотографуєте візитку за допомогою спеціальної мобільної програми, система автоматично розпізнає контакти та запише їх базу даних CRM, а якщо інформація англійською мовою — то ще й розсортує по відповідним полям картки клієнта.

У результаті, об'єднанням всього трьох продуктів — поштового клієнта, CRM-системи та хмарного сервісу для онлайн-презентацій (в ролі яких ми взяли Gmail, HubSpot і Roi4Presenter) можна підвищити ефективність вирішення низки важливих завдань відділу продажів будь-якої компанії.

Можна швидко і легко призначати та узгоджувати зустрічі, спілкуватися по відеозв'язку, створювати шаблони та ланцюжки листів, здійснювати масові розсилки повідомлень, робити презентації та «ловити» нових клієнтів буквально в режимі онлайн. При цьому будь-які нові контакти не губляться, а одразу потрапляють у корпоративну CRM-систему. Доступна детальна звітність та аналітика про всі важливі події та дії і все це, а також багато іншого — з єдиного вікна. Такий підхід суттєво економить час і сили фахівців з продажів — які насправді є найціннішим активом — допомагаючи їм працювати більш ефективно, що в результаті, при правильному розподілі ресурсів, що вивільнилися, конвертується в зростання основного бізнесу компанії.

Публікується на правах реклами

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365