`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Управление проектами с помощью MS Project 2002

0 
 

Сегодня решение многогранных и сложных проблем управления проектами в современных развивающихся организациях уже немыслимо без использования инструментальных средств автоматизации управления и коллективной работы. Эффективность выбранной системы подчас оказывает существенное влияние на успешность выполнения самих проектов.
Многие компании--производители ПО создали и распространяют продукты подобного класса. В их числе находится и корпорация Microsoft, предлагающая свое решение на базе пакета MS Project 2002. Выпустив финальную бета-версию в середине апреля, компания начала массированное продвижение этого продукта на мировые рынки в первой декаде июня 2002 г.


MS Project 2002 как платформа для автоматизации коллективной работы над проектами

Фактически MS Project 2002 -- собирательное название для четырех относительно самостоятельных продуктов:

Microsoft Project Standard -- инструмент для работы менеджера проекта, являющийся дальнейшим развитием MS Project 2000;

Microsoft Project Professional -- более продвинутая редакция предыдущего пакета, обладающая целым рядом функций, необходимых для крупных корпоративных клиентов;

Microsoft Project Server -- серверный продукт, который создан на базе Microsoft Project Central 2000. Он предназначен для поддержки коллективного сотрудничества в рамках проекта. Фактически представляет собой системную платформу для организации коммуникаций в рабочей группе;

Microsoft Project Web Access -- средство удаленного доступа к серверу с Microsoft Project Server через Internet или корпоративную сеть intranet. Для работы с ним требуется наличие клиентской лицензии на доступ к Microsoft Project Server. С его помощью составляется отчетность и осуществляются постановка задач исполнителям, а также поддержка управления корпоративными ресурсами и портфелями проектов.

Управление проектами с помощью MS Project 2002
Рис. 1
Общая архитектура системы представлена на рис. 1.

После целостного взгляда на данный пакет стоит перейти к обзору главных его компонентов. Вначале мы вкратце рассмотрим клиентские версии MS Project 2002, а затем перейдем к серверной части пакета (именно в ней произошли наиболее серьезные и архитектурно значимые изменения в сравнении с предыдущей версией).


MS Project 2002 Standard и Professional

Оба продукта являются инструментами менеджера проекта, с помощью которых он выполняет свою ежедневную работу (планирование задач, назначение исполнителей, отслеживание текущего статуса задач и проекта в целом, контроль финансовых и временных параметров проекта и пр.).

Управление проектами с помощью MS Project 2002
Рис. 2
В принципе, MS Project 2002 Standard сохранил ту же базовую методику организации управления проектами, интерфейс и сопутствующий аппарат для решения управленческих задач, что и предыдущая версия продукта MS Project 2000. Однако в него был добавлен целый ряд усовершенствований, направленных на повышение комфортности работы с системой. Начинающие пользователи смогут быстро освоить продукт благодаря множеству удобных мастеров (для создания проекта, календарного графика, установки параметров мониторинга проекта и пр.), а интерактивное руководство Project Guide позволит им вникать в особенности системы прямо по ходу работы (рис. 2; здесь, например, панель Project Guide находится в левой части главного окна приложения).

Опытные менеджеры проектов, давно знакомые с MS Project, по достоинству оценят более удобные средства моделирования и анализа хода проектов и состояния портфелей проектов, а также интерактивный советчик по подбору команды (Team Builder), добавленные в новую версию продукта.

MS Project 2002 Professional окажется особенно полезным в условиях крупных организаций с большим числом выполняемых проектов. По сравнению со стандартной редакцией он оснащен дополнительными инструментами по управлению ресурсами, применению корпоративных стандартов к ведущимся проектам, поддержке учета версий проектов, хранящихся в базе данных на сервере, и пр.


MS Project Server 2002

Это -- система поддержки групповой работы над проектами. Она тесно интегрирована с рассмотренными выше клиентскими версиями MS Project 2002. Центральной частью MS Project Server 2002 является MS Project Web Access. Этот компонент представляет собой Web-приложение, построенное на базе DHTML и компонентных технологий Microsoft (в качестве Web-сервера для него используется MS IIS, а в качестве сервера баз данных -- MS SQL Server 2000 и выше). Особое место в функциональности системы занимают средства, направленные на поддержку работы команд, разделенных географически и во времени.

MS Project Server 2002 автоматизирует следующие аспекты коллективной работы над проектами:
  • постановка задач исполнителям;
  • сбор отчетности от исполнителей;
  • контроль за выполнением заданий;
  • управление запросами на внесение изменений и устранение дефектов;
  • анализ и моделирование различных параметров выполнения проектов и состояния портфелей проектов;
  • организация коммуникаций в рабочей группе проекта.
При использовании данного программного комплекса исполнители обычно работают с MS Project Server Web Access, а руководители проектов могут применять и MS Project 2002 Standard/Professional.

MS Project Server 2002, являющийся "наследником" MS Project Central 2000, выходит на рынок в значительно обновленном виде. По масштабам эти усовершенствования сопоставимы с "рывком" MS Project в 2000 г., когда пакет кардинально изменился в сравнении с версией 1998. В MS Project Server 2002 появилось много новых черт, а также ряд усовершенствований, призванных устранить замечания, возникавшие у пользователей MS Project Central 2000. Этому во многом способствовало лицензирование компанией Microsoft некоторых инновационных технологий у достаточно известного производителя распределенных систем планирования и коллективной работы над проектами eLabor.


Технологические нововведения

MS Project Server 2002 стал масштабируемым продуктом. Это позволяет IT-специалистам выбрать наиболее оптимальную аппаратную конфигурацию для обеспечения нужной производительности данного ПО в рамках организации -- от простейшего варианта установки всех серверных компонентов на одном физическом сервере разумной мощности (конфигурация будет приемлема для проектных организаций и подразделений, насчитывающих до 100 исполнителей, координируемых не более чем 10 менеджерами проектов) до сложных комбинаций с разнесением серверных компонентов по различным физическим серверам и применением средств балансировки нагрузки.

В MS Project Server 2002 изменились также система разграничения прав доступа и поддержка одновременной работы. Были добавлены возможности по администрированию прав каждого индивидуального пользователя (а не только групп пользователей). Клиенты могут работать как с последней версией MS Project 2002 Standard/Professional, так и с MS Project 2000.

Кроме того, существенные изменения претерпел внешний вид интерфейса Project Server Web Access. Теперь он выполнен в корпоративном стиле Web-узлов и приложений, принятом в компании Microsoft. Были также усовершенствованы визуальные ActiveX-компоненты, используемые в некоторых представлениях системы (прежде всего, это относится к разнообразным табличным компонентам).


Постановка задач и отчетность исполнителей

Данные виды деятельности являются "визитной карточкой" MS Project Server 2002. Они были неплохо проработаны еще в предыдущей версии продукта, и именно с них, как правило, начинается использование системы в большинстве организаций.

Управление проектами с помощью MS Project 2002
Рис. 3
Механизм постановки задач исполнителям в целом не изменился. Менеджер создает задачи в проекте MS Project, назначает для них исполнителей и затем оповещает их посредством отправки соответствующих сообщений (рис. 3). Однако теперь в его распоряжении имеются дополнительные средства, облегчающие подбор исполнителей с определенными навыками, уровнем оплаты, степенью загруженности на текущий момент и т. п. из пула разделяемых ресурсов компании или проектного подразделения.

В новой версии расширен набор критериев, по которым исполнитель отчитывается о текущем ходе решения задачи. Теперь по согласованию с менеджером проекта исполнитель может указывать не только точные затраты времени или текущий процент выполнения задачи, но и ориентировочную дату окончания работ (такая возможность очень удобна для задач, для которых не критичен учет точных трудозатрат, а также при ведении некритичных проектов, где достаточно приблизительного контроля за сроками).

Кроме того, из табеля затрат времени исполнитель может посылать отчеты менеджерам проектов не только по всем выполняемым задачам, но и по избранным, что бывает полезным, если менеджер требует срочного отчета по какой-нибудь важной задаче, а у исполнителя в данный момент нет возможности выделить 10--15 минут для составления регулярного, скажем еженедельного, отчета.


Аналитические возможности

В MS Project Server 2002 был добавлен широкий набор средств для анализа, моделирования различных аспектов индивидуальных проектов и состояния проектных портфелей. Наиболее существенным подспорьем здесь являются поддержка имитационного моделирования сценариев возможного развития "что-если" (what-if analysis) и интеграция с MS SQL OLAP Services для проведения многомерного анализа больших объемов информации о проектах (это бывает необходимо, в частности, когда возникает потребность в выявлении закономерностей выполнения однотипных проектов в пределах данной организации).

Еще одним примером улучшения аналитического аппарата служит более широкий набор предустановленных представлений для анализа и мониторинга различных параметров проекта (расход финансового бюджета проекта, заработанные на проекте средства и т. д.).


Система сообщений и оповещений в рабочей группе

Система коммуникаций претерпела серьезные изменения в MS Project Server 2002, став более наглядной и удобной. Наблюдая за внедрением предыдущей версии серверного компонента в ряде украинских фирм и слушая отзывы участников семинаров по MS Project Central 2000, проводимых автором в рамках сотрудничества с Учебно-консультационным центром компании "Тессарт", несложно убедиться, что предлагаемый в MS Project Central 2000 способ организации общения в рабочей группе вызывал определенные затруднения в восприятии и использовании. И это было одной из причин осторожного отношения организаций к принятию решения о применении данного средства, а также некоторых сложностей на начальных этапах его внедрения.

В чем же заключается сущность предлагаемых нововведений? Если ранее информация о новых задачах, изменениях в графике проекта и пр. была доступна в виде псевдосообщений в персональном ящике на сервере MS Project Central 2000 (что вынуждало исполнителей и менеджеров достаточно часто проверять очередные поступления на Web-сервере с Project Central), то в новой версии она доставляется прямо в почтовый ящик участника проекта посредством обычной электронной почты.

Кроме того, в этой области добавлены новые возможности по отправке писем-напоминаний. К примеру, менеджер проекта может создать "напоминания" своим подчиненным о необходимости заполнения табеля рабочего времени или отправки статус-отчета к определенной дате. Все это послужит делу более эффективного взаимодействия членов рабочей группы между собой.

Справедливости ради стоит отметить, что и предыдущая версия MS Project обладала возможностью организации коммуникаций в рабочей группе посредством электронной почты. Однако она имела ряд ограничений, связанных с оффлайновым режимом работы, жесткой привязкой к MAPI (из-за чего в качестве почтовых клиентов мог использоваться только ограниченный набор программ -- MS Outlook Express 4.01 и выше, а также MS Outlook 97 и выше) и необходимостью устанавливать дополнительные утилиты на компьютеры всех участников рабочей группы.


Интеграция с MS SharePoint

MS Project Server 2002 тесно интегрирован с новыми серверными решениями Microsoft для организации сотрудничества и документооборота в рабочих группах -- MS SharePoint Portal Server 2002 и Web-службами для поддержки групповой работы SharePoint Team Services. Если организация применяет любой из этих пакетов, то участникам проектных групп предоставляется возможность ассоциировать различные документы MS Office с задачами или целыми проектами MS Project, а также внепроектными списками задач. При этом менеджеры могут создавать и присоединять к ним детальные описания и заготовки документов, которые должны создать исполнители в результате выполнения работы (личный опыт автора показывает, что последнее бывает особенно важно в условиях работы над сложными или незнакомыми для них проблемами). А исполнители видят все связанные с выполнением задачи документы в едином представлении.

Кроме того, на базе такой интеграции возможно построить управление запросами на внесения изменений и устранение дефектов (поддержка Issues Tracking и др.). Обе вышеуказанные практики являются критичными при обеспечении качества выпускаемой продукции (особенно в области производства ПО и в тех отраслях промышленности, где широко используется крупноузловая сборка). Сейчас многие ведущие украинские производители ПО, работающие с западными заказчиками, всерьез задумываются о построении или усовершенствовании своей системы управления качеством. С этой точки зрения применение продуктов, входящих в MS Project 2002, позволит наладить процессы управления изменениями и устранением дефектов в соответствии с международными стандартами ISO 9001 и требованиями CMM.

Документы, ассоциированные с задачами проекта, хранятся в библиотеке документов SharePoint. Поэтому исполнители и менеджеры проектов могут воспользоваться широким спектром функций по совместной работе над документами, их контролю и ревизии, а также отслеживанию версий.


MS Project 2002 в информационной среде предприятия

Использование технологической связки MS Project 2002 Standard/Professional, MS Project Server 2002 и MS Project Web Access облегчает членам проектных команд их каждодневную работу над проектами, открывая при этом перед компаниями целый ряд возможностей по оптимизации их управленческой инфраструктуры.

С точки зрения руководителя проекта, этот технологический комплекс обеспечивает снижение временных затрат на выполнение некоторых важных, но рутинных операций, непосредственно связанных с менеджментом, как-то: сбор и учет информации о трудозатратах исполнителей, а также постановка задач участникам проектной группы.

Обычно эти операции отнимают достаточно много времени, даже если управление проектом осуществляется с помощью программной системы. В личной практике автора был случай, когда работа проектной команды из 8 человек планировалась и управлялась с помощью MS Project 2000, но сбор отчетности о работе исполнителей и постановка им задач не были автоматизированы. Соответственно на эти операции приходилось тратить до 2--3 часов в неделю на каждого исполнителя. При задействовании же всей технологической цепочки такие затраты снижаются до 30--40 мин.

С другой стороны, сбор отчетности и детальную постановку задач просто нельзя игнорировать в условиях использования формализованных методологий управления проектами, так как это может привести в конечном итоге к потере контроля за ходом проекта и к фактической неуправляемости команды.

Освобождение от рутины дает возможность руководителю проектов больше времени уделять более сложным аспектам проектного менеджмента -- анализу текущего статуса проекта, контролю бюджета проекта и т. д.

Кроме того, программный комплекс MS Project 2002 предоставляет богатые возможности по управлению проектными портфелями и ресурсами предприятия. Например, с его помощью достаточно легко отслеживать рентабельность группы проектов, выполняемых для одного заказчика, или планировать перспективную загрузку тех или иных исполнителей на ближайший месяц (хотя, безусловно, в области управления ресурсами MS Project 2002 отнюдь не претендует на роль замены традиционных решений класса ERP).

Использование MS Project 2002 может приносить целый ряд выгод и для организации в целом. С методологической точки зрения данное ПО обеспечивает гибкость при реализации корпоративной политики в области управления проектами и предоставляет возможность применения подходов к управлению проектами, соответствующих международным стандартам ISO 9001 и CMM.

С технологической точки зрения входящие в MS Project 2002 программные продукты позволяют построить универсальную информационную инфраструктуру для поддержки управления проектами в пределах предприятия. С одной стороны, продукты, входящие в данный комплекс, обеспечивают хорошую производительность и поддерживают работу всех участников проектной группы. С другой -- наличие специфицированных и многофункциональных программных интерфейсов, предоставляемых пакетом (различные COM-объекты, MS Project OLE DB Provider, интерфейс Project Data Server для работы с информацией о проектных портфелях, поддержка технологии Digital Dashboard и пр.), позволяет осуществить удобную интеграцию с другими приложениями, функционирующими в организации.

Данные автоматизированные системы обеспечивают также централизованное хранилище информации по проектам в масштабах всего предприятия или относительно независимых проектных подразделений. Оно реализуется в виде единой базы данных с проектами, с которыми ведется работа в рамках MS Project 2002.

Достоинствами MS Project 2002 являются и небольшие эксплуатационные затраты при его использовании, и низкая совокупная стоимость владения платформой, что, впрочем, является уже традиционным козырем многих корпоративных решений Microsoft. Стоит также отметить, что внедрение системы может проводиться без существенной реорганизации информационной среды предприятия (в плане использования почтовых клиентов и обозревателей Internet).


Еще раз об удобстве Web-интерфейсов

MS Project Server Web Access, с которым будут иметь дело и исполнители, и менеджеры проектов, имеет целый ряд своих достоинств.

Во-первых, система проста в обращении: интуитивно понятный Web-интерфейс, не требующий больших усилий на освоение, настраиваемость представления информации под индивидуальные потребности исполнителя, а также простота входа в систему при использовании ее в режиме интегрированной безопасности домена Windows NT или Active Directory сервера Windows 2000 или Windows XP.

Во-вторых, ее применение позволяет существенно экономить время на составлении отчетов о трудозатратах и непроектных затратах времени (отпуска, болезни и т. д.), а также на общении с менеджером по поводу поставленных задач (все задачи, назначенные исполнителю в рамках проектов, находятся у него перед глазами в удобном табличном редакторе персонального табеля учета рабочего времени, а их описания, составленные менеджером, хранятся в базе данных MS Project Server 2002 и доступны через тот же MS Project Web Access). К слову, удобство составления отчетов является одним из важных свойств систем подобного рода, ведь их внедрение приводит к тому, что приходится выполнять новый тип "повинности". И если составление отчетов о трудозатратах неудобно или занимает много времени, то это вызывает недовольство и сопротивление исполнителей.

В-третьих, при использовании MS Project Server 2002 исполнитель становится более активным участником процесса определения текущего статуса проекта (оперативное уведомление руководителя проекта о ходе выполнения задания и изменениях в своем рабочем графике), а также оснащается действенными инструментами обратной связи с менеджером проекта. Это приобретает особое значение для географически распределенных команд.

В-четвертых, исполнитель может просматривать свою текущую и перспективную загрузку в удобном графическом представлении (Personal Gantt).


Заключение

Выход новой версии MS Project 2002 является действительно неординарным событием на рынке систем автоматизации управления проектами. Прежде всего, благодаря улучшенной функциональности настольных продуктов пакет наверняка еще более укрепится на рынке инструментария для менеджеров проектов, побив показатели конца 2001 г. (тогда компания Microsoft заявляла, что число пользователей MS Project 2000 в мире перевалило за 8 млн. человек). При этом, очевидно, он сможет потеснить ближайших конкурентов -- Primavera SureTrack и ABT Project Workbench.

Серверное решение по организации коллективной работы над проектами (MS Project Server 2002 и MS Project Web Access) также усилит свое присутствие на рынке систем поддержки групповой работы, превратившись из продукта-середняка в привлекательную многофункциональную платформу для построения корпоративной инфраструктуры управления проектами как для мелких и средних предприятий, так и для крупных "акул" бизнеса.

На украинском рынке, где пользователи компьютеров фактически взросли на использовании операционных систем и офисных продуктов Microsoft, а разработчики широко применяют технологии этой компании, MS Project сразу же получил признание. В конце 90-х годов он стал желанным помощником в тех фирмах, которые всерьез задумались над выработкой промышленных подходов к управлению проектами, гарантирующих повторяемый устойчивый успех их выполнения в долгосрочной перспективе. И появление новой версии MS Project 2002 несомненно вызовет расширение аудитории его пользователей в нашей стране. Ведь нынешний застой во многих отраслях мировой и отечественной экономики смогут успешно пережить прежде всего компании, научившиеся эффективно управлять своими действиями и проектами.

E-mail автора: geovysh@hotmail.com

0 
 

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT