`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Простая миграция c IBM Lotus в Microsoft SharePoint. Заметки для современного ИТ-директора

+68
голосов

В последнее время, компании обладающие информационной инфраструктурой, построенной на базе технологий IBM Lotus/Notes , все чаще сталкиваются с трудностями ее развития и дальнейшей модернизации под современные бизнес-требования и новое ПО. Проблемы с развитием Lotus-инфраструктуры связаны с неясными перспективами продукта и изменениями в условиях его лицензирования.

Наиболее популярной и целесообразной платформой для миграции с IBM Lotus/Notes является платформа Microsoft. Причём, почтовые сервисы закрываются функционалом почтового сервера MS Exchange, а хранение и обработка файлов в соответствии с бизнес-логикой компании обеспечивается решениями на базе MS SharePoint.

Данный набор приложений позволит организации-заказчику объединить информационные ресурсы: канцелярию, документооборот, почту, коммуникационные сервисы в единое информационное пространство в рамках корпоративного портала.

Но, несмотря на явное осознание необходимости того, что компании рано или поздно придется отказаться от существующей Lotus-инфраструктуры и перейти на продукты Microsoft, многие ИТ-директора не решаются сделать этот «шаг вперед».

Основываясь на мнении участников рынка (ИТ-директоров и ИТ-консультантов), можно определить основные причины тормозящие процесс перехода на новую платформу:

Причина 1. Наличие «старой» системы электронного документооборота и опасение больших затрат на приобретение новой системы на базе MS SharePoint.

Причина 2. Боязнь возникновения перебоев в работе бизнес-процессов в ходе проекта миграции.

Причина 3. Необходимость обучения персонала правилам работы в новой системе, с новым интерфейсом.

Причина 4. Завышенная оценка стоимости построения и владения Microsoft инфраструктурой.

Причина 5. Проблемы с поиском специалистов, способных «под ключ» осуществить проект миграции.

Пять составляющих успешной миграции в MS SharePoint

Определив основные причины и проведя пошаговый анализ лучших практик, можно выделить пять главных составляющих успешного проекта миграции на MS SharePoint:

  • Оптимизация используемых платформ и решений

  • Обеспечение бесперебойности поддержки бизнес-процессов

  • Комплексное обучение персонала

  • Оптимальный подбор моделей лицензирования MS SharePoint

  • Квалификация специалистов

Оптимизируем работу платформы SharePoint при помощи решения EOS for SharePoint

Благодаря тому, что MS SharePoint является универсальной платформой, предоставляющей возможность установки решений сторонних разработчиков, обеспечивается значительная экономия денежных средств в процессе развития информационной инфраструктуры компании. Например, использование MS SharePoint в качестве единой платформы позволяет компании работать с различными системами (СЭД, CRM, ERP) используя единый, интуитивно понятный интерфейс.

Хорошо зарекомендовавшим себя «коробочным» решением, значительно расширяющим стандартные возможности MS SharePoint, является система EOS for SharePoint.

EOS for SharePoint объединяет в себе возможности как классической CЭД, так и расширенный функционал автоматизации бизнес-процессов. Высокая интеграция решения с платформой, позволяет упростить перенос данных из «старой» СЭД в EOS for SharePoint и осуществить его в рамках общего процесса миграции на платформу MS SharePoint.

Низкие затраты и быстрая миграция данных в EOS for SharePoint объясняется тем, что EOS for SharePoint — готовый модуль управления документооборотом, легко встраиваемый в платформу MS SharePoint и существенно расширяющий ее возможности.

Обеспечиваем бесперебойность поддержки бизнес-процессов

Вторая составляющая успешного перехода на SharePoint — это обеспечение бесперебойности бизнес-процессов в ходе проекта миграции.

В зависимости от режима роботы и особенностей бизнес-процессов компании, существуют три основных метода безболезненной миграции из Lotus приложения в EOS for SharePoint.

Первый метод. Создание программы-переходника.

Создание программы-переходника, назовем ее «конектор», позволяющей осуществить перенос данных в EOS for SharePoint без остановки работы бизнес-процессов.

«Конектор» обеспечивает возможностью доступа к архивам и документации хранящейся в Lotus, через интерфейс EOS for SharePoint. При этом все новые документы проводятся через систему EOS for SharePoint, а Lotus используется только для хранения документов за прошлые периоды.

Связка EOS for SharePoint и Lotus в таком варианте может использоваться сколь необходимо долго.

Второй метод. Полный перенос данных в EOS for SharePoint.

Данный метод, подразумевает под собой одномоментный переход на EOS for SharePoint в четко определенный руководством день, назовем его день «Ч».

Фактический способ одномоментного перехода напоминает, операцию по пересадке сердца. Когда для замены сердца происходит его кратковременная остановка, удаление, пересадка и запуск нового сердца.

Для успешности подобного перехода необходим обязательный, благополучно завершенный процесс по переносу всех данных (документов, маршрутов, регламентов) в EOS for SharePoint, с проверкой работоспособности маршрутов и доступности перенесенных данных.

Как и в операциях по пересадки сердца, время остановки работы системы должно быть в рамках «безопасного» для жизнедеятельности организма периода. В зависимости от сферы бизнеса и особенностей режима работы компании, это время составляет от нескольких часов до двух дней (как правило выходных).

Третий метод. Комбинированный.

Комбинированный метод — это совмещение преимуществ создания программы «конектора» с необходимостью полного переноса данных в EOS for SharePoint.

Для компаний с беспрерывным бизнес-процессом, комбинированный метод является самым правильным, но в тоже время и наиболее трудозатратным.

При реализации комбинированного метода, изначально создается программа переходник, сокращающая время запуска EOS for SharePoint и обеспечивающая доступ к накопленным данным. Следующий шаг, плановый перенос всех документов и архивных данных в EOS for SharePoint и полная остановка Lotus платформы.

Обучаем персонал работе в EOS for SharePoint

Заметная роль в успешности завершения проекта миграции, отводится обучению персонала навыкам работы с новой системой. А именно, в процессе обучения проявляется одно из важных преимуществ EOS for SharePoint — простота и удобный интерфейс.

Даже пользователю, который никогда не видел SharePoint все функциональные и навигационные элементы EOS for SharePoint будут знакомы. В EOS for SharePoint используется привычный для пользователей интерфейс, очень популярного программного пакета Microsoft Office.

Тесная интеграция EOS for SharePoint с электронной почтой и стандартным веб-браузером упрощает работу с продуктом и делает реальным быстрое обучение персонала.

Обучение персонала возможно организовать непосредственно на рабочих местах или в учебном центре компании GSA — эксклюзивном, официальном партнере компании ЭОС по системе EOS for SharePoint на территории Украины.

Время обучения, в зависимости от интенсивности и уровня знакомства пользователей с продуктами Microsoft, составляет от 8 до 32 часов.

Подбираем оптимальную модель лицензирования MS SharePoint

Построение комплексных информационных систем на базе продуктов Microsoft предполагает использование соответствующей инфраструктуры Microsoft.

Рассчитывая бюджет внедрения MS SharePoint, общая стоимость построения инфраструктуры может показаться завышенной. Но зачастую первичные расчеты обманчивы. При точном анализе необходимого функционала, стоимость решения может быть уменьшена в несколько раз, благодаря правильному формированию пакета продуктов.

Например, после определения заявленных к функционалу требований, возможно, достаточно будет бесплатной версии MS SharePoint Foundation, а для построения аналитики подойдут таблицы MS Excel. Если при этом еще учесть специальные условия на лицензии системы электронного документооборота EOS for SharePoint, то стоимость создаваемой инфраструктуры будет более чем привлекательной.

Кроме того, платформа MS SharePoint в связке с EOS for SharePoint является готовой базой для: корпоративного портала, учётной HR системы, корпоративного хранилища, системы бизнес-аналитики.

Немаловажным фактором является и то, что все выше описанные решения возможно развивать постепенно, независимо друг от друга, добавляя функциональность параллельно с ростом бизнеса компании. Такой подход, позволяет сэкономить средства на стадии запуска системы.

Еще, необходимо учитывать стоимость поддержки и обслуживания ИТ-инфраструктуры . В случае использования единой платформы, затраты на поддержку и сопровождение значительно уменьшаются.

Выбираем грамотную команду исполнителей

Проблему поиска квалифицированных специалистов (команды) способной спроектировать, настроить и гарантировать успешное завершение процесса миграции, мы описываем в конце статьи, хотя при смене платформ этот вопрос будет для вас первоочередным.

Существует два варианта решения этой проблемы:

  • Подготовить таких специалистов внутри своего ИТ-отдела

  • Привлечь уже готовую команду профессионалов

Прибегая к помощи внешней команды специалистов отвечающих за проект миграции, обратите внимание на наличие у команды таких знаний и возможностей, которые напрямую влияют на успешность завершения проекта:

  • Глубокое понимание архитектуры IBM Lotus платформы

  • Понимание архитектуры платформы Microsoft и возможностей MS SharePoint

  • Большой опыт построения корпоративных информационных систем

  • Наличие отработанной методики миграции

  • Наличие слаженной команды аналитиков и разработчиков

И последним, но не менее важным пунктом являет удобство работы и обычная человеческая «вменяемость» выбранных специалистов.

Комментарии экспертов

Валерий Киселев, генеральный директор компании GSA (Global Software Assistans)

Простая миграция c IBM Lotus в Microsoft SharePoint. Заметки для современного ИТ-директораКак по мне — все аспекты и проблемы подобных проектов описаны верно. Стыковка двух разнородных платформ, управляемый и безопасный перенос между ними данных и функциональности приложений, на практике не всегда сводится к простому кодированию и выгрузке\загрузке данных.

Наша практика, показала сильное влияние на итоговый успех такого фактора как слаженная работа Lotus и Microsoft команд. Есть взаимопонимание и взаимодействие между IBM и Microsoft специалистами есть и результат. Используя приведённую в статье аналогию с операцией по пересадке сердца, можно сказать, что слаженность работы команд также важна как слаженность работы врачей во время операции. Например, когда мы конфигурировали специализированное решение, в котором бизнес-логика отрабатывалась в рамках существующего «движка» на основе Lotus, а пользователи работали через портал MS SharePoint — разговор ведущих программистов напоминал диалог хирургов во время хоть и большой, но рутинной операции.

Да и еще... Бывает что бизнес-заказчик, затеяв проект миграции, не совсем детально представляет конечный результат и подвержен влияниям своих внутренних ит-специалистов, тянущих проект в интересующую их сторону... Но... Владея несколькими сценариями развития, и архитектурой итогового решения, наша компания можем учесть(что позволяет успешно закончить проект) эти изменяющиеся векторы пожеланий и дать то решение что наиболее полно учтет все особенности и запросы.

GSA (Global Software Assistans) — ИТ-компания, специализирующаяся на внедрении и сопровождении готовых «коробочных» СЭД, разработке и внедрении решений на Microsoft SharePoint, обслуживании Lotus систем, тестировании и создании программных продуктов различной сложности.

GSA-является эксклюзивным партнером, компании ЭОС по системе EOS for SharePoint в Украине.

Сергей Полтев, менеджер по продуктам компании ЭОС

Простая миграция c IBM Lotus в Microsoft SharePoint. Заметки для современного ИТ-директораВ свое время платформа Lotus Notes/Domino стала первым по-настоящему массовым решением для организации совместной работы и управления неструктурированными данными. Ключевыми преимуществами Lotus были распространенность платформы и относительная простота настройки. Общепризнанное «узкое место» — нереляционная структура хранения данных и, как следствие, снижающаяся скорость работы при больших объемах данных. Особенно этот недостаток заметен при использовании сделанных «на коленке» конфигураций с низким качеством кода (оборотная сторона медали «легкой разработки» на Lotus). Более чем ожидаемый пользователями проект интеграции Lotus с СУБД IBM DB2 был впоследствии закрыт, а отсутствие четкого понимания дальнейшего развития платформы не добавляет ей сегодня популярности. Сказывается это и на количестве и качестве специалистов, способных обеспечить надежную и комфортную эксплуатацию.

Одним словом, все большее число организаций рассматривает возможность миграции с Lotus на другие платформы. И Microsoft SharePoint, начиная с версии SharePoint 2010, может быть довольно привлекательной альтернативой. Аргументов здесь много — и стремительно растущая, по ежегодным отчетам Gartner, популярность, и «бесшовная» интеграция с другими продуктами Microsoft Office, и большое число технических специалистов, знакомых с технологиями SharePoint.

И, наконец, но не в последнюю очередь, именно на платформе SharePoint компанией ЭОС создано решение EOS for SharePoint, совмещающее в себе уникальную экспертизу ЭОС в автоматизации документооборота и управления информацией и платформенные возможности разработки Microsoft.

ЭОС (Электронные Офисные Системы) — ведущий российский производитель и поставщик систем автоматизации документооборота и делопроизводства, ECM-систем.

Роман Бородин, менеджер по продвижению решений бизнес-продуктивности «Майкрософт Украина»

Простая миграция c IBM Lotus в Microsoft SharePoint. Заметки для современного ИТ-директораИдея миграция на платформу Microsoft с платформы IBM не нова. Есть факторы, которые подталкивают к этому шагу, однако есть факторы которые сдерживают.

Основными факторами, которые подталкивают к шагу миграции можно назвать:

  • Привлекательные показатели стоимости владения

  • Распространенность платформы или ее части в ландшафте заказчиков

  • Зачастую часть платформы Microsoft уже приобретена, но по ряду причин не внедрена и возникает вопрос, зачем платить двум производителям ПО

  • Желание упростить и сократить во времени процесс разработки и внесения изменений

Сдерживающими факторами обычно выступают:

  • Неуверенность в безболезненном переходе

  • Затраты на миграцию и обучение

  • Отсутствие средств или более приоритетные цели

  • Вложения, которые были сделаны компанией, как в решение, так и в команду

Когда я с заказчиками обсуждаю возможности перехода, я в основном показываю выгоды от нового решения. Моя задача предложить бизнесу больше выгод, чем есть сейчас. Никому не нужно поменять автомобиль с синего на красный. А вот на автомобиль, который ездит быстрее, надежнее и экономичнее, — это всегда заманчиво. Немаловажным фактором является обсуждение будущего команды, которая в данный момент поддерживает Lotus. Правильное позиционирование их будущего существенно ускоряет проект и снимает большое количество «рисков».

Готовые или как их называют «коробочные» решения позволяют существенно сократить количество и «качество» сдерживающих факторов, а также быстро показать привлекательность «готового решения» для бизнеса. Как продавец, отвечающий за продажи решений на базе SharePoint Server, я могу быть только рад, что такое мощное и зрелое решение как EOS for SharePoint активно продвигается на рынке Украины. Более того очень радует тот факт, что данное решение адаптируется под наши реалии и законодательство Украины.

+68
голосов

Напечатать Отправить другу

Читайте также

Выходу IBM Notes/Domino 9 Social Edition посвящается...

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT