`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

От документооборота к ЕСМ

0 
 

В области работы с документами начинается новый виток спирали -- объединение отдельных технологий в интегрированное решение, получившее с легкой руки Gartner Group название Enterprise Content Management (ЕСМ). Пока этот термин не имеет однозначного русского аналога, а калька "управление информационными ресурсами предприятия" не слишком точно отражает идеи и принципы, на которых базируется ЕСМ. Ясно одно -- предприятия все больше нуждаются в единой платформе для автоматизации своей деятельности и бизнес-процессов, связанных как с традиционными формами документов, циркулирующих внутри организации, так и с документами Internet и мультимедиа.
Одно из наиболее часто используемых традиционных определений документооборота обозначает его как процесс движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.

Создано довольно много различных технологий, связанных с обработкой документов на этом пути, -- их пересылкой, хранением, оцифровкой, массовым вводом и т. д. Причем считанные специалисты предлагают комплексные решения, содержащие все необходимые компоненты в соответствии с современными представлениями об автоматизации работы с документами. Большинство же компаний выходят на рынок, как правило, с одним или несколькими "нишевыми" продуктами, реализующими ту или иную технологию. Исходя из назначения и функциональных особенностей этих продуктов они могут быть отнесены к одному из следующих крупных сегментов.

Электронный архив. В настоящее время невозможно полностью отказаться от бумажных документов, и бумажные и электронные архивы еще долго будут сосуществовать. Однако электронная копия важного документа может быть быстро получена для чтения, в то время как оригинал не извлекается из хранилища. К дополнительным возможностям архива относятся, например, микрофильмирование документов и др. Системы высшего класса позволяют вести территориально распределенные архивы, поддерживая полный жизненный цикл документа.

Электронная система управления документами (EDMS) -- обычно часть более сложного процесса работы и более крупной обрабатывающей системы, включающей управление знаниями, проектами, групповую работу и поддержку принятия решений. Требования к функциональным возможностям EDMS могут быть кратко сформулированы следующим образом: понятный, легкий и безопасный доступ ко всей необходимой информации.

Знания. Говорят, что современные организации становятся все в большей степени "знаниеемкими" (knowledge-intensive). Нематериальные активы из области интеллектуальной собственности часто составляют основную часть рыночной стоимости компаний, а эффективность их работы определяется скоростью принятия хорошо обоснованного решения. Технической основой получения и использования знаний являются Internet/intranet, хранилища и средства преобразования данных, ПО статистического анализа, моделирования и т. д.

Workflow -- обычно переводится на русский язык как "поток работ" или "рабочий поток", иногда -- как "деловой процесс" или "бизнес-процесс". Реально же это понятие более глубоко и, как и ЕСМ, пока не имеет устоявшегося русскоязычного эквивалента. Бизнес-процесс представляет собой одну или несколько связанных друг с другом операций, функций или процедур, решающих какую-либо задачу. Поток работ -- это совокупность рабочих заданий, выполняемых сотрудниками в предписанной последовательности и по определенным правилам. Удачна аналогия, сопоставляющая бизнес-процесс с конвейером, а поток заданий -- с потоком изделий, которые на нем собираются. Таким образом, система workflow автоматизирует процесс, а не функцию и предназначена для организаций, работающих по процессному принципу в отличие от традиционного функционально-ориентированного подхода. Процессный подход концентрирует внимание на правилах и взаимодействиях участников процесса. Если они недостаточно четко определены, то чаще всего становятся основными источниками потерь.


В ожидании ЕСМ

От документооборота к ЕСМ
Если бы мы задались целью рассказать о качествах и возможностях, присущих нескольким СЭД высшего класса, нам пришлось бы не один раз повториться, поскольку, за небольшими отличиями, они аналогичны. Поэтому мы решили описать некую систему, обладающую всеми существующими компонентами, которые могут быть востребованы в соответствии с сегодняшним пониманием их места и роли в деятельности организаций, переходящих к единому управлению информационными ресурсами (см. рисунок).


Архитектура

Масштабируемость. Система позволяет размещать хранилище электронных документов на нескольких территориально разнесенных серверах. Предусмотрена поддержка различных носителей данных -- жестких дисков, магнитных лент, библиотек магнитооптических дисков, CD- и DVD-библиотек. Имеются штатные средства кэширования, сетевой оптимизации, сжатия данных, автоматического перемещения редко используемых документов на более медленные носители. Доступ к документам, хранящимся в системе, возможен из любого места, где есть Internet-соединение. Система имеет открытую архитектуру и предоставляет разработчикам полный комплект библиотек для создания собственных интерфейсов прикладного программирования (API) для клиент-серверной и Web-архитектуры.

Безопасность. Все действия, связанные как с целыми документами, так и их частями, могут протоколироваться. Используется понятие жизненного цикла хранимых документов и его мониторинга. Система безопасности имеет необходимые средства аутентификации и шифрования. Функции электронной подписи бывают встроенными или подключаемыми как внешний модуль от сторонних производителей. Есть полноценные средства администрирования и обслуживания рабочих групп.


Гибкость и интегрируемость

Платформа позволяет настраивать среду пользователей в соответствии с бизнес-процессами, в которых они принимают участие. Собственный клиент системы обеспечивает работу и навигацию пользователей по всей локальной и распределенной структуре хранения, а также по гипертексту. Клиентская часть легко конфигурируется в редакторе форм, без специального программирования. Интерфейсом может быть также стандартный Internet Explorer или даже офисные приложения (такие, как MS Word или Excel), дополненные встроенными функциями системы документооборота.

Система работает на всех основных платформах (Windows, Mac OS, Unix, Linux), поддерживает различные СУБД (MS SQL Server, Oracle, DB2 и др.) и способна функционировать в гетерогенной распределенной среде.

Интеграция с офисными приложениями. Платформа обеспечивает "бесшовную" интеграцию с программными продуктами MS Office и другими ODMA-совместимыми приложениями. Имеется также опция "жесткой" интеграции с офисными приложениями. В случае ее использования документы могут сохраняться только в заданном месте, локальное сохранение не допускается.

Интеграция с почтовыми системами. Платформа предусматривает использование как существующей системы доставки электронной почты (по крайней мере, MS Exchange и Lotus Notes), так и встроенной. Информационным содержанием управляют через привычный интерфейс почтовых клиентов, например MS Outlook. Все сообщения содержатся в едином централизованном хранилище, возможны их обработка, просмотр и повторное применение.

Интеграция с ERP-системами. ERP-системы, обеспечивающие автоматизацию жестко структурированных производственных и коммерческих процессов, порождают массу документов, которые также должны участвовать в общем документообороте организации. ERP-документы находятся в корпоративном хранилище данных СЭД, а отчеты на их основе могут автоматически рассылаться по списку адресатов средствами СЭД.

Интеграция с системами проектирования. Чертежи и другая информация, которая готовится в системах PDM, CAD и им подобных, также размещаются в общем корпоративном хранилище в формате CAD или одном из растровых, получаемых при оцифровке бумажных архивов. СЭД обеспечивает для них высокий уровень безопасности и другие преимущества, часто отсутствующие в системах проектирования.

Интеграция с корпоративными информационными порталами. Реализует Web-интерфейс, который обеспечивает сотрудникам предприятия персонализованное представление данных и бизнес-приложений. Платформа имеет возможности интеграции с портальными приложениями (например, BEA, Citrix, Plumtree, SAP Portal и подобными им).


Работа с документами

Управление версиями документов и атрибутирование. Если над документом работает группа людей, неизбежно появление его различных версий. Система позволяет независимо отслеживать все изменения, происходящие с каждой версией документа. Заполнение атрибутов выполняется автоматически (там, где этот процесс возможно формализовать) или из справочников, внутренних или внешних по отношению к системе (например, из ERP-системы).

Полномасштабный полнотекстовый поиск. Эти средства хорошо развиты, поиск производится по их свойствам, выбираемым из списка, и определяется структурой хранения, текстовым содержанием, версиями данных, уровнем доступа, результатами поиска и др. При необходимости шаблоны и типовые условия поиска сохраняются для последующего использования другими сотрудниками. Поисковый механизм может быть интегрирован с функционалом аналитических систем.

Поддержка различных форматов данных. Серьезной проблемой является обеспечение совместимости форматов представления данных, которых насчитывается более 200 (офисные, почтовые, графические, звуковые, видео и др.). Возможны сохранение одновременно нескольких представлений (внешних видов и форматов одного и того же документа) и их автоматическая синхронизация. Для удаленных пользователей любой формат самостоятельно преобразуется в PDF или HTML.

Обработка графических образов документов. После сканирования документов сохраняется и распознанный текст, и графический образ документа, который также может редактироваться. Поддерживается возможность потокового ввода документов.

Управление составными документами -- виртуальные документы. Группы документов (папки) собираются из материалов всевозможных видов, типов и форматов -- от MS Word до мультимедиа, из разных хранилищ, созданных разными пользователями с разными уровнями доступа, но относящихся к определенной задаче или проекту. И виртуальные документы, и их отдельные компоненты могут копироваться, выдаваться и возвращаться в хранилище данных, участвовать в различных бизнес-процессах компании и т. д. При каждом изменении информационного содержания виртуального документа в хранилище производится проверка всех ссылок на предмет их изменений.

Управление цифровыми медиаданными. Медиаданные, как и другие виды неструктурированной информации, сопровождаются описывающими их метаданными и управляются аналогичным образом, включая создание хранилищ неограниченного объема, автоматизацию бизнес-процессов, управление жизненными циклами, контроль версий, публикация на Web-сайтах и т. д.


Управление процессами

Управление бизнес-процессами позволяет рисовать маршруты следования с последовательными действиями любой сложности, включая создание, распространение, доступ, совместное использование, преобразование документов и т. д. Обеспечиваются ветвления и схождения маршрутов, предопределенные и условные остановы процессов, синхронизация действий разных пользователей, условные переходы, движение по маршруту вперед и назад, мониторинг прохождения документа и все иные функции промышленных workflow-систем. При необходимости можно устанавливать временные рамки выполнения того или иного задания и по истечении срока оповещать ответственных исполнителей, а также контролировать выполнение заданий.

Управление жизненными циклами документов заключается в том, что на каждом из его этапов можно задавать различные условия и действия, которые будут применены к документу. Например, документ не переведут из этапа "создание" на этап "правка", пока не будут полностью и правильно заполнена учетная карточка и поставлена подпись утверждающего лица.

Управление распределенными проектными группами. Современное решение в этой области -- проектный портал. Участники проекта получают возможность совместно разрабатывать документы, организовывать дискуссии по спорным вопросам и т. д. Каждый из них имеет индивидуальное рабочее пространство, настроенное в соответствии с его должностными обязанностями и полномочиями. Руководители проектов могут контролировать ход работ в любой форме -- графики, схемы, отчеты по переписке и др. Если требуется сделать динамический график, наглядно отображающий ход проведения проекта, то используются механизмы, которые предоставляет, например, MS Visual Studio.

Управление содержанием Web-сайтов и Internet-порталов. Современная СЭД должна также управлять всеми Web-ресурсами компании. Здесь размещается значительная часть документов -- пресс-релизы, руководства, каталоги, информация для клиентов и пр. В основе динамического управления содержанием Web-сайта находится принцип отделения информационного содержания от его представления. Агрегация позволяет автоматически комплектовать страницы разнородной информацией из разных источников. Синдикация (распространение контента) подразумевает одновременную публикацию одних и тех же данных на различных страницах, сайтах и, возможно, на WAP-совместимых устройствах (карманных компьютерах и мобильных телефонах). Важная возможность -- одновременная поддержка нескольких версий одного или нескольких сайтов для откатов в случае ошибок или нарушений целостности данных.


Реальность идеала

Даже самая лучшая идея или разработка требует определенного времени на реализацию. Если же она направлена на совершенствование работы организации, ее жизнеспособность должна быть проверена временем. Практически все перечисленные нами свойства современной СЭД ранее были в той или иной степени достигнуты в отдельных решениях. Наиболее удачные из них интегрируются в комплексные системы. Тем не менее, как и в случае с ERP-системами, наблюдается тенденция не покупки, а проектирования и внедрения СЭД, осуществляемых специализированными консалтинговыми компаниями. Сама же система для работы с документами фактически представляет собой набор модулей, которые могут комбинироваться и конфигурироваться в соответствии с требованиями той или иной организации. Успешность внедрения СЭД (как и ERP) главным образом будет определяться принятием новых принципов работы с документами и сопровождаться неизбежным изменением психологии служащих.
0 
 

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT