`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

О чем молчат принтеры

Статья опубликована в №30 (696) от 1 сентября

0 
 

К проблемам оптимизации печати и комплексного подхода к управлению печатной инфраструктурой неоднократно привлекали внимание, наверное, все крупнейшие аналитические агентства и производители соответствующего оборудования. Однако понять, откуда же берется сокращение расходов и какой из способов решения задачи наиболее результативный, не всегда представляется возможным. Попробуем разобраться в этом вопросе.

Согласно данным Gartner за 2008 г., область печатного документооборота является самой непрозрачной и сложно планируемой статьей расходов предприятий. Тем не менее есть информация, что содержание и обслуживание печатной инфраструктуры обходится в сумму, составляющую от 1 до 3% годового оборота. Цифра не маленькая, поэтому практически все вендоры рекомендуют для ее уменьшения внедрение комплексных систем управления печатью.

Если разделить весь печатный документооборот на составляющие – оборудование, процессы и сопровождение, становится понятно, в каком направлении движутся компании, предлагая возможности для оптимизации. В первую очередь это замена парка печатной техники, производимая с учетом бизнес-процессов организации. Это, несомненно, весьма эффективный способ снизить затраты на печать, поскольку современные МФУ и принтеры намного экономней расходуют тонер и краску, чем морально устаревшие, и к тому же выполняют немало дополнительных функций. Но многие ли могут себе позволить подобную роскошь в настоящее время? Вряд ли, особенно если принять во внимание, что срок возврата инвестиций в данном случае составляет 4–5 лет. Можно, конечно, осуществлять обновление постепенно, это растянет инвестиции по времени, но и, естественно, увеличит период окупаемости.

Второе по количеству предложений на рынке направление оптимизации – передача обслуживания всего парка печатной техники сторонней организации. Бесспорно, аутсорсинг – эффективный способ снизить нагрузку на ИТ-персонал и получить возможность квалифицированного решения проблем с печатной техникой, но он не даст значительной экономии, ведь оборудование осталось прежним. Вендор может лишь предложить скидку на обслуживание техники, поскольку объемы поставляемых клиенту запчастей и расходных материалов будут гораздо выше, чем при использовании нескольких принтеров и МФУ.

Давайте обратим внимание на третью составляющую печатного документооборота – печатные процессы, представляющие собой совокупность процедур, сопровождающих эксплуатацию печатной техники и движение документа с момента его отправки на вывод и до того, как пользователь заберет распечатки с лотка. Именно эта область, в рамках которой решаются все вопросы, связанные с быстродействием, безопасностью и простотой использования оборудования, и служит источником для сокращения затрат. Тем не менее большинство производителей данного вида техники до сих пор рассматривают системы управления печатными процессами как некий довесок, хотя они являются полноценным средством повышения эффективности печатной инфраструктуры и оптимизации других сопутствующих процессов и, что важно, не требуют значительных инвестиций в обновление парка техники.

Нехитрая механика

Система управления печатными процессами представляет собой программно-аппаратный комплекс, состоящий из серверного приложения и внешних или встроенных терминалов, работающих с МФУ. Серверная часть реализует все функции, связанные с организацией печатного процесса. Здесь регистрируются все устройства, находящиеся в локальной сети, настраиваются параметры пользователей на печать (цвет, объем, доступность средств вывода). Имеется даже возможность автоматического перенаправления больших документов на устройства с более низкой стоимостью отпечатка. Также эта система может отслеживать все издержки, связанные с печатью, копированием, сканированием, отправкой по факсу, исходя из стоимости одной страницы, и высылать автоматические отчеты о расходах по потребителям, устройствам, департаментам и даже проектам.

С сервером работают терминалы. Их задача состоит в обеспечении безопасности информации и удобства эксплуатации МФУ пользователями. Благодаря применению терминалов возможно получение вспомогательной функциональности: отложенная печать, вывод избранных задач, повторная печать – и все это не отходя от МФУ. Она же позволяет собрать из всех МФУ единую сеть, что дает возможность, скажем, забирать отправленный на печать документ с любого сетевого устройства. Как можно заметить, именно с помощью системы обеспечиваются существенное сокращение объемов печати и четкое регулирование расходов на них. По некоторым оценкам, уже само по себе внедрение подобного решения является настолько мощным психологическим фактором для пользователей, что объемы печати могут упасть на 40%, и это без установки каких-либо ограничений.

Выбор за вами

Итак, если с подходом к оптимизации все более или менее ясно, то как быть с разнообразием решений, представленных на рынке? Прежде всего нужно определиться, с кем работать, ведь аналогичный комплекс услуг предлагают производители печатной техники, независимые системные интеграторы, а также крупные вендоры вроде IBM. Первые заинтересованы главным образом в том, чтобы клиенты приобретали их продукцию, поэтому если ключевой задачей является построение или обновление парка техники с сопутствующим обслуживанием, то, скорее всего, именно вендор станет достойным партнером для оптимизации печатного документооборота. Системные интеграторы зачастую взаимодействуют с разными поставщиками. Они могут выступать как независимые консультанты при разработке рекомендаций по характеристикам устройств, их размещению, процедурам и политикам обслуживания печатного парка, а также проводить тендеры. К услугам крупных вендоров при текущей ситуации на рынке, пожалуй, следует прибегать в случае, если был выбран комплексный подход к повышению эффективности деятельности. Тогда один поставщик будет заниматься как ключевыми бизнес-процессами клиента, так и оптимизацией его операционной деятельности, куда может быть включен и печатный документооборот.

Несколько слов стоит сказать и о самих решениях. Размышлять о том, какая техника лучше, вряд ли целесообразно: эту информацию можно найти в многочисленных статьях, обзорах и обсуждениях на форумах, а вот внятные данные о решениях для управления печатными процессами отыскать не так просто. Сразу отметим, что мы не ведем речь о продуктах, «заточенных» под оборудование определенного производителя, поскольку в Украине очень редко можно найти компанию с печатной техникой только одного бренда. Тройка самых популярных мультивендорных решений по управлению печатным документооборотом и их возможности представлены в таблице.

Анализ функциональности показывает, что выгодно отличается от конкурентов система YSoft SafeQ. Она производит впечатление наиболее гибкого инструмента и при этом обладает интуитивно понятным интерфейсом как для администратора, так и для конечного пользователя. Между тем на рынке весьма прочны позиции решений от Equitrac и PСounter – видимо, в силу более длительного их присутствия. Но с учетом возможностей продукта компании YSoft не исключено, что ситуация скоро изменится.

Сравнительная характеристика систем управления печатными процессами
  Возможности Equi-trac PCoun-ter YSoft SafeQ
Управление Открытость для модификации - - +
Централизованный веб-интерфейс - - +
Печать, основанная на политиках (МФУ / локальные устройства) +/+ +/+ +/-
Отправка отчетов на e-mail или в определенный каталог - - +
Графические отчеты - - +
Операции виртуальной расчетной кассы (обзор счетов, баланс, история) + + +
Преодоление отказов и балансировка загрузки сервера +/- -/- +/+
Поддержка встраиваемых решений + + +
Поддержка карт авторизации + + +
Централизованный сбор данных о расходах - - +
Оперативный учет - - +
Возможности сканирования + + +
Поддержка работы с биометрическими сканерами - + +
Взаимодействие со сторонним ПО (например, SAP ERP) - + +
Переадресация, общие очереди, статистика по проектам + + +
Многоязыковая поддержка, возможность локализации интерфейса - + +
Достаточное количество заказчиков + + +
Большой набор продуктов / решений - - +
Администратор Интуитивная, быстрая установка и предварительная настройка - + +
Централизованное администрирование через веб-интерфейс + - +
Проверка совместимости печатных устройств - - +
Простота установки и подключения терминалов + - +
Поддержка платформ Linux / Mac OS X - - +
Поддержка СУБД MS SQL Server, PostgreSQL + + +
Конечный пользователь Удобный интерфейс, сенсорный экран + - +
Избранные задачи, предварительный просмотр, повторная печать - - +
Печать, копирование, сканирование после авторизации + + +
Источник: YSoft, 2009.

В итоге

Может показаться, что нужно забыть о замене парка техники, аутсорсинге и ринуться покупать системы управления печатными процессами, и это решит все проблемы. К сожалению, нет. Многое определяется организацией печатного документооборота в каждой конкретной компании. И решение о тех или иных мерах зависит от тщательного анализа TCO, текущего состояния печатной инфраструктуры и потребностей предприятия. Главное, чего не стоит забывать, – расходы зависят не от техники, а от процессов, в которых она участвует. Соответственно, только эффективное управление этими процессами может обеспечить действенный контроль над затратами и, как следствие, заметную экономию.

e-mail автора:
a.chapko@citia.co.uk;
www.citia.co.uk.

0 
 

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT