`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Денис Газизов

Может ли документооборот приносить прибыль?

+44
голоса

Спрос на услуги по оптимизации различных направлений бизнеса в последнее время только возрастает. И документооборот в этом ряду не исключение. Причем эту «оптимизацию» каждый представляет по-своему. По определению этот термин подразумевает «модификацию системы для улучшения её эффективности».

В случае с печатным документооборотом первый этап оптимизации предполагает необходимость сегментирования рабочих процессов. Тут мы обнаружим разбивку на копирование, сканирование и печать. Также немаловажным вопросом является продуктивность сотрудников, которые время от времени тратят достаточно много ресурсов на «машинные операции», такие как степлирование, раскладывание «кучи» документов по экземплярам и департаментам с дальнейшим разносом их по кабинетам – отделам и т.д.

Продуктивность сотрудников пока оставим в стороне, рассмотрим «трех китов», обозначенных выше.

Копирование. Сам по себе процесс вымирающий. Тут достаточно упомянуть ежегодные продажи смартфонов или планшетов. А это, в свою очередь означает, что вместо копирования пользователь, вероятнее всего, отсканирует документы и будет работать с ними в цифровом виде на своем мобильном устройстве (а, вполне возможно, и на стационарном).

Сканирование. Практика показывает, что этот процесс наоборот будет набирать обороты и вскоре станет самой востребованной операцией в документообороте. Так по данным IDC, около 47% организаций стремятся заменить бумажный документооборот на электронный и, если судить по нынешним тенденциям на европейском рынке, то копировальные аппараты попросту будут точкой входа информации в развитую внутреннюю программную инфраструктуру компании.

Печать. Самый объемный и востребованный из трех обозначенных сегментов. Именно в этой сфере необходимо проводить оптимизацию. И на то есть несколько причин.

Первый фактор. Различные опросы и замеры показывают, что в большинстве организаций не знают, что именно печатают пользователи. Львиная доля загрузки принтеров приходится вовсе не на бизнес-документы, тут и книги для прочтения дома, и рефераты сыну-школьнику, и кроссворды теще, и пр. Во многих компаниях этому попросту не придают достаточно внимания, поскольку не знают как именно подойти к данному вопросу.

Второй фактор. Лишь немногие компании не боятся перемен. Иными словами, на рынке в массе своей присутствует, так называемая «бизнес лень». Ответственные работники закрывают глаза на простой техники и ее нерациональное использование. Изменение уже устоявшихся процессов требует перемен во многом, а это сопряжено с персональными рисками.

Третий фактор. Самый интересный аспект – это потенциально возможное количество средств для экономии. Никто не возьмется спрогнозировать какая в результате будет экономия конкретной организации.

Можно, наверное, привести еще с десяток факторов, но куда более важно дать реальные советы по оптимизации документооборота. Остановимся на самых доступных, а точнее бесплатных.

Большинство современных печатных и копировальных устройств в базовой конфигурации поддерживают авторизацию по пинкоду, что позволяет лимитировать пользователей по количеству отпечатков, копий, сканов и т.д. Более «продвинутые» аппараты поддерживают интеграцию с Active Directory и LDAP, что способно существенно облегчить жизнь ИТ-персоналу при интеграции нового устройства. Проверьте «свое» устройство на поддержку этих функций.

Как показывает опыт, начать экономить можно еще до приобретения техники с широким арсеналом функций. Просто сообщите своим коллегам «по цеху», что с сегодняшнего дня внедрена система, которая ведет учет по печати, копированию и сканированию и, что в конце каждого месяца вы будете видеть детальную статистику с дальнейшим предоставлением ее руководству. Поверьте, после этих слов количество производимых документов уменьшится в разы. Бесспорно, это лишь уловка, но она работает.

Попробуйте проанализировать затраты по эффективному использования оборудования исходя из количества закупленной бумаги и сделанного количества отпечатков. Алгоритм тут простой и подход может быть следующим:

  1. в начале месяца зафиксируйте показания счетчика на интересующих вас устройствах;
  2. проведите закупку бумаги на месяц;
  3. в конце месяца сопоставьте количество сделанных за месяц отпечатков с количеством закупленной бумаги.

По итогам вариантов развития событий может быть два. Первый – количество отпечатков меньше закупленной бумаги – самый плохой вариант говорит о том, что у вас либо воруют бумагу, либо редко используют двухстороннюю печать – есть к чему стремиться. Второй – количество отпечатков больше количества закупленной бумаги. В таком случае, скорее всего у вас печатают на черновиках (увеличена вероятность попадания, например, скрепки в тракт устройства, что может привести к дорогостоящему ремонту).

Если у вас используется много устройств – выберите самое «стойкое» и «завяжите» документооборот нескольких отделов на него (даже в случае использования этими отделами персональных аппаратов переключите сотрудников на использование «коридорного» устройства). Это позволит сделать вам первый шаг к переучиванию сотрудников. Также печать для личных целей должна уменьшиться, так как устройство будет находиться в публичном месте и большинство сотрудников попросту не рискнут быть «замеченными» коллегами.

Еще один важный момент – работа с мобильными сотрудниками. IDC говорит, что их уже в следующем году будет до 37% на каждом предприятии. Соответственно при выборе оборудования необходимо учитывать поддержку облачных технологий, печать и сканирование с мобильных устройств. Интересна еще одна цифра IDC, около 52% респондентов, которые используют смартфоны хотят печатать с мобильных устройств, но не могут. Однако реализация данного функционала это лишь одна из задач, главная же состоит в контроле за расходами «мобильных» сотрудников – именно здесь необходимо продумать подход, как это может быть реализовано. Например, Canon предлагает широкий ассортимент необходимых утилит, причем часть из них бесплатна.

Бесспорно, выше изложены лишь общие азы по оптимизации документооборота. В каждом конкретном случае можно найти еще массу возможностей по сокращению расходов при печати в организации, тем более, если используется современная технике с арсеналом необходимых средств.

И ответ на вопрос, вынесенный в заголовок, конечно же, положительный. Ведь, каждая сэкономленная гривна в том числе и на печатных затратах – это вклад в заработок вашего предприятия.

Дополнительную информацию о компании и ее решениях вы можете найти на специальной странице http://ko.com.ua/canon
+44
голоса

Напечатать Отправить другу

Читайте также

Подавляющее количество документов рождается в электронном виде. Мне кажется, что сканирование должно "переродиться" в электронный документооборот. Как пример, EDI.
Ну а печать, да... :-)

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT