`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Microsoft в роли пользователя

0 
 

Трудно представить себе компанию, которая не стремилась бы использовать свою продукцию для собственных нужд. Для одних это дешевле, для других -- проще, для третьих -- возможность всестороннего тестирования, а для большинства -- все вместе взятое. Недавно Microsoft поделилась опытом применения фирменного ПО для организации электронного документооборота внутри корпорации.
Сегодня инфраструктура Microsoft охватывает почти все регионы мира. В 450 офисах корпорации сосредоточено около 150 тыс. единиц компьютерной техники и 10 тыс. серверов. Ими пользуются более 55 тыс. штатных сотрудников и еще примерно 20 тыс. внештатных. Такие масштабы предприятия нашли отражение и в системе автоматизации, которая выполняет наиболее трудоемкие области учета: планирование работы персонала и учет затрат на инфраструктуру.

Постепенное внедрение решений, основанных на стандартных пакетах -- платформе .NET, MS Office, MS Internet Explorer, а также применение XML-сервисов существенно упростили многие бизнес-процедуры. Взаимодействие подразделений в разных странах друг с другом, с партнерами и клиентами выглядит сегодня следующим образом.


Кадры решают. Все

Microsoft в роли пользователя
Intranet-портал подразделения Microsoft Small & Medium Business
В результате реорганизации ресурсов, поэтапно проходившей с 1995 по 1999 гг., была внедрена система SAP R/3, в настоящее время интегрированная с различным ПО Microsoft, в частности с MS SQL Server 2000 и MS .NET Server 2003. При этом все транзакции и операции, которые производятся в офисах корпорации по всему миру, обрабатываются одним SQL-сервером, находящимся в Редмонде (США).

Взаимосвязь SAP с ПО Microsoft позволила сэкономить на лицензиях ERP-системы (их приобретено всего около 2 тыс.), на ее администрировании и обучении сотрудников. Большая часть персонала в качестве интерфейса использует MS Internet Explorer, поэтому навыки работы с R/3 им не требуются.

Новый инструмент в свои руки получила и кадровая служба Microsoft. SAP-HR -- ядро системы учета -- позволила объединить 18 отдельных баз данных по персоналу компании. Для того чтобы снизить затраты на обучение сотрудников работе с системой, в 1997 г. была введена в эксплуатацию первая версия HeadTrax -- промежуточного звена между SAP и департаментом кадров. Это позволило создать простой и интуитивно понятный пользователям Windows интерфейс, и кадровые службы Microsoft по всему миру получили доступ к персональным данным сотрудников в режиме on-line. Кроме того, существенно упростилась процедура формирования интернациональных рабочих групп. Исчерпывающая информация о квалификации специалистов и их должностях хранится в единой базе данных. Приложение HeadTrax позволило фактически полностью исключить внутренний "бумажный" документооборот и повысить скорость обработки данных в 3,5--4 раза.

Персонал компании также получил инструмент для просмотра административных сведений. С помощью intrаnet-портала HRWeb сотрудники имеют доступ к информации о структуре Microsoft, должностях и людях, которые их занимают в разных странах. Здесь же можно уточнить данные о, например, социальных льготах и пособиях, о планирующихся тренингах и курсах. Можно только предполагать, насколько удобно это приложение для новичков даже в небольших компаниях, часто тратящих много времени и сил, чтобы понять ее организационную структуру и иерархию.

Microsoft в роли пользователя Изначально HRWeb предназначался для сотрудников американских офисов Microsoft. Однако тот факт, что приложение позволило отменить более 200 стандартных бумажных форм и экономить таким образом более 1 млн. евро в год, вызвал интерес в представительствах корпорации в других странах. Адаптация к местным условиям предполагает учет различных налоговых ставок и трудового законодательства. Тем не менее труд разработчиков уже оправдал себя: оборот корреспонденции между "кадровиками" и сотрудниками удалось снизить более чем на 70%.

Если HRWeb создан для всего персонала корпорации, то целевая группа пользователей еще одного приложения -- MS Review -- состоит из управленцев и менеджеров. Этот пакет позволяет упростить и стандартизировать учет квалификации и "ценности" сотрудников. По корпоративным правилам не реже одного раза в год руководитель встречается со своими подчиненными тет-а-тет, чтобы в конфиденциальной обстановке обсудить различные аспекты их работы, включая требования, пожелания, размер зарплаты и бонусы. MS Review позволяет оценивать итоги таких встреч и анализировать их результаты. В дальнейшем эта информация может быть использована для регулирования оплаты труда и привлечения сотрудника к тем или иным проектам в соответствии с его квалификацией.

Вместе с общей схемой взаимодействия внутри корпорации изменилась и система планирования отпусков. С помощью приложения MS Vacation сотрудник сам выбирает себе продолжительность и время отдыха. При этом система рассчитывает количество дней с учетом принятых в разных странах выходных и праздничных дней и длительности отпуска в соответствии с местным законодательством. Далее с помощью уведомлений по электронной почте запрос попадает к руководителю, который либо утверждает, либо отклоняет его.

Поскольку и индивидуальная, и групповая деятельность всех сотрудников Microsoft подвержена жесткому планированию, менеджер в любое время может получить отчет не только о состоянии конкретного проекта, но и о том, кто из сотрудников его отдела занят в нем. При этом с помощью приложения MS OnTarget управленцы могут просматривать информацию о занятости сотрудника в разрезе периодов времени или проектов.


Разумная экономия

При внедрении SAP одним из главных требований Microsoft стала стандартизация и совместимость различных программ, служащих для финансового учета. При этом в большей степени имелась в виду внутренняя система расходов на инфраструктуру, которую необходимо было в максимальном объеме перевести на электронную основу. В результате появился ряд приложений и сервисов, выполняющих эти функции в сжатые сроки.

Одним из наиболее часто используемых в составе модулей финансовой автоматизации стал intranet-портал MS Market, с помощью которого формируются заказы сотрудников на компьютерную и офисную технику, расходные материалы для нее, рекламную и сувенирную продукцию. Здесь же могут создаваться запросы на различного рода услуги. При этом по каждой из категорий товаров Microsoft имеет своего поставщика -- либо глобального (на уровне соглашений центрального офиса), либо локального, с которым работают подразделения в конкретной стране. Полный список поставщиков, доступный для данного офиса, можно просмотреть в intranet-приложении MS Contract.

После формирования заказ в виде электронного уведомления высылается в расходный центр (cost center), сотрудники которого отвечают за финансирование данного офиса. Конфигурация адресатов для рассылки утверждений настраивается, исходя из реальной бизнес-схемы. Например, расход крупных сумм требует дополнительного утверждения со стороны исполнительного директора, а для мелких достаточно будет электронной подписи руководителя отдела. Сразу после утверждения, которое тоже происходит в MS Market, заказ попадает в SAP, где автоматически формируется запрос.

Сейчас порталом пользуются 28 тыс. человек в 56 странах мира, размещая еженедельно более 8 тыс. заказов. В результате такой автоматизации средняя стоимость обработки каждой закупки снизилась с 65 до 6 евро и продолжает падать пропорционально росту количества пользователей MS Market.

Для дальнейшего проведения платежа используются приложения MS Invoice (в случае предоплаты) или MS Expense (при оплате по факту поставки товара или услуги или если речь идет о возмещении затрат). При этом сами приложения проверяют соответствие полей счета и заказа, включая количество, сумму и стоимость товаров или услуг. Только после этого информация о платеже сохраняется в SAP.

Во многих странах законодательство не позволяет полностью отказаться от бумажных форм бухгалтерских документов, поэтому в некоторых региональных офисах все входящие счета обрабатываются MS Market после сканирования и распознавания.

Мониторинг оплаты счета осуществляется с помощью Web-портала MS Inquire, который рассчитан на использование как внешними поставщиками Microsoft, так и сотрудниками самой корпорации. При этом можно увидеть, оплачены ли счета, если да -- то когда и с помощью какой платежной системы, а если нет -- то в чем причина и на какой стадии утверждения он находится. Уникальные номера каждого счета, а также система администрирования и разграничения прав исключают доступ к "чужим" счетам и утечку конфиденциальной информации.

Финансовая отчетность и анализ расходов осуществляются с помощью приложения MS Report, построенного на основе MS Excel в виде многомерной базы данных. Работая с MS Report, аналитики и экономисты могут сортировать затраты по расходным центрам, по временным периодам или по проектам, чтобы затем учесть затраты в их себестоимости, а также создавать шаблоны отчетов, выбирая только те данные, которые необходимо получать конкретному адресату. Для автоматического формирования и рассылки финансовых отчетов руководящему составу применяется утилита Calypso. Маркетинговые подразделения пользуются программой планирования бюджетов Marflex, которая может быть интегрирована в intranet-версию пакета MS Project и помогает оценить реальные расходы на тот или иной маркетинговый проект.

Для того чтобы правильно распределять и учитывать средства, существует intranet-портал FinSpS -- сервер, содержащий теоретические и практические материалы. Здесь хранятся описания бизнес-правил, методик и стандартов финансовых процедур, которые в данный момент являются обязательными для всех сотрудников. Портал содержит подробную информацию о корпоративных стандартах по оформлению документации и пошаговые инструкции для их применения.


Миссия IT-менеджеров Microsoft

Руководствуясь определением, принятым в корпорации, миссия IT-отдела заключается в стремлении стать лучшими пользователями своих продуктов. В рамках этой инициативы подразумевается максимальная реализация всего потенциала ПО Microsoft, а также сопутствующее этому процессу всестороннее тестирование новых программных продуктов, начиная с бета-версий.

По данным корпорации, использование SAP R/3 и собственного ПО всего за год позволило Microsoft сэкономить около 20,5 млн. евро за счет сокращения штата IT-менеджеров, экономии рабочего времени и перехода на электронный документооборот. В рамках некоторых бизнес-процессов обмен бумажными формами удалось уменьшить на 90%.
0 
 

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT