`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Как минимизировать затраты на печать?

Статья опубликована в №8 (719) от 9 марта

0 
 

Вопрос уменьшения расходов всегда актуален для любого бизнеса – ведь от его решения зависит размер прибыли. В частности, сокращение затрат на вывод деловых документов даст ощутимую экономию – так утверждают специалисты ДП «Коника Минолта Украина», которые представили 3 марта свои решения по их оптимизации.

Как минимизировать затраты на печать?
Владимир Совенко: «Эффективность документооборота – это вопрос, касающийся каждой компании. И не только сегодня, но и постоянно»
Как минимизировать затраты на печать?
Александр Смовженко: «Важно всегда знать, кто из сотрудников, что, когда и сколько напечатал»
Как минимизировать затраты на печать?
Владислав Горбань: «Наша работа – это проектирование и поиск путей оптимизации документооборота»

Открывая семинар, генеральный директор компании Владимир Совенко сделал акцент на особой важности повышения эффективности печатного документооборота для различных предприятий и организаций. Точно подсчитать, в какую сумму обходится последним каждый распечатанный документ, а уж тем более разработать и внедрить схему сокращения издержек – задача далеко не из простых, и в этом ощутимую помощь может оказать концепция iDOC, которую представил слушателям менеджер по консалтингу и оптимизации документооборота Владислав Горбань.

iDOC – это комплекс мероприятий, проводимый специалистами «Коника Минолта Украина» по договору с заказчиком с целью снижения его затрат на печать документов. На первом этапе производится всесторонний и глубокий анализ печатной инфраструктуры и бизнес-процессов с помощью данных, предоставленных клиентом, установки специального ПО, а также непосредственных наблюдений и опросов пользователей. Результатом становится выявление не только прямых затрат на оборудование, бумагу, расходные материалы и сервис, но и косвенных – на ИТ-поддержку, администрирование и работу с документами (к примеру, связанные с ней потери времени сотрудниками). Вопрос сокращения последних весьма важен – ведь по информации аналитических агентств, в среднем на каждый евро прямых расходов на ИТ-инфраструктуру может приходиться почти 10 евро непрямых. Далее на основании полученных данных и экспертной оценки создается концепция оптимизации процессов офисной печати исходя из стратегии развития предприятия, разрабатываются и внедряются решения, результатом которых должно стать существенное уменьшение затрат на печатный документооборот. По словам г-на Горбаня, ярким примером действенности iDOC может служить проведенный по этой методике анализ в самом ДП «Коника Минолта Украина» – показавший, что даже не меняя уже имеющееся в этой компании оборудование, при правильной организации рабочего процесса можно сэкономить 25% ресурсов.

Естественно, такой сложный процесс, как оптимизация документооборота, трудно представить без современных инструментов анализа, контроля и управления выводом. В качестве такого средства организаторы семинара предлагают программно-аппаратный комплекс SafeQ от компании Y Soft, с которым присутствующих познакомил продукт-менеджер «Коника Минолта Украина» Александр Смовженко.

Составными частями комплекса является серверное ПО и терминалы, устанавливаемые на сетевых принтерах и МФУ – они обеспечивают доступ к функциям аппаратов с помощью магнитных карт или PIN-кода. Задание с рабочего места передается на сервер печати и хранится там до тех пор, пока пользователь не идентифицирует себя на терминале доступного ему устройства и не запустит процесс вывода с него.

Преимущества такой системы очевидны – отправленное сотрудником задание может быть напечатано на любом ближайшем к нему в данный момент аппарате, что способствует экономии времени и обеспечивает конфиденциальность (лежащая без присмотра в выходном лотке распечатка не попадет в чужие руки), а кроме того, в случае поломки одного из устройств документ может быть выведен на другом. Комплекс предлагает широкую функциональность контроля и администрирования – благодаря отчетам, автоматически направляемым с заданной периодичностью на электронные адреса руководителей, они всегда будут знать, кто, когда, сколько и чего распечатал на офисных принтерах и МФУ, а для каждой группы сотрудников может быть установлено ограничение на определенные виды работ – например, по количеству или запрет на вывод в цвете.

Фото: Александр Турченюк

0 
 

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT