`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Инструментарий СЭД

0 
 

Электронных систем для работы с документами за последние два десятилетия было разработано множество. Десятки из них получили заметное распространение, пережив несколько версий. Постоянное совершенствование аппаратных и программных средств приводит к реализации новых технологий. И иногда создается впечатление, что все меняется прежде, чем пользователи осознают преимущества и недостатки систем предыдущего поколения...
Вряд ли найдутся те, кто не знает, что у принтеров и копиров есть рекомендованная производителем месячная нагрузка -- и, тем не менее, в итоге покупается дорогое устройство для рабочих групп, чтобы печатать на нем несколько страниц текста в день. Часто (пожалуй, даже слишком часто) предприятия, с подачи руководителя-максималиста или компьютерщика-энтузиаста, приобретают систему электронного документооборота (СЭД) по аналогичному принципу: "Чтобы все могла, вдруг когда-нибудь понадобится".

Реально количество документов, которое порождается или обрабатывается различными организациями, может отличаться на 4--5 порядков. Почти таким же является диапазон стоимости СЭД: от однопользовательской версии для малого предприятия до огромных распределенных систем транснациональных корпораций.

В данном обзоре мы собрали краткие сведения как о продуктах, предлагаемых ведущими игроками на мировом рынке систем для работы с документами, так и о менее масштабных решениях, доступных на рынке СНГ. Во многих случаях использование последних может стать лучшим вариантом для отечественных компаний.

Однако, по мнению аналитиков, создатели ПО мирового класса уже сейчас испытывают трудности в поиске крупных заказчиков, готовых тратить сотни тысяч долларов и не один месяц на внедрение СЭД. По всей видимости, повторится история с ERP-системами -- подготовка облегченных версий и их выход на рынок средних и малых предприятий. Учитывая мощность разработчиков этого класса, можно ожидать, что в течение ближайших двух-трех лет их продукты могут составить серьезную конкуренцию традиционному отечественному ПО.


Системы класса ЕСМ
Documentum

10 октября в Москве на ежегодной конференции Documentum Day-2002 российским заказчикам была впервые показана новая версия платформы Documentum 5 для управления всеми видами корпоративной информации: простыми и составными документами, содержанием Web-сайтов, структурированным и динамически формируемым содержанием (XML), данными с фиксированной структурой (отчеты, каталоги, контракты, предложения), а также цифровыми медиаданными (аудио, видео, анимация, изображения, графика).

Новая версия содержит пять интерфейсов: два стандартных пользовательских -- для создания и ввода содержания -- Desktop и WebTop, а также три специализированных, Documentum WebPublisher 5 -- для управления содержанием Web-сайта, Digital Asset Manager 5 -- для управления цифровыми медиаданными, Team Manager 5 -- для организации коллективной работы распределенных проектных команд, имеющий функции календарного планирования, управления проектами и организации дискуссий.

Принципиальное новшество Documentum Developer 5 -- бизнес-объекты, являющиеся дополнительным уровнем абстракции между приложением и структурой хранилища, существенно упрощающим разработку приложений.

Продукты серии Documentum 5 объединены в четыре различных комплекта поставки, представляющих собой готовые решения для следующих групп задач управления корпоративным содержанием:

Enterprise Document Management -- решение по управлению документами масштаба предприятия;
Web Content Management -- управление содержанием корпоративных Web-сайтов;
Digital Asset Management -- управление цифровыми медиаданными;
Fixed Content Management -- управление данными с фиксированной структурой.

Пример проекта. "БОСС-Референт"

Заказчик. "Укрпошта", генеральная дирекция в Киеве (300 сотрудников), 27 областных дирекций и отделения по всем городам и районам Украины.

Решение. В ходе реализации проекта были определены подсистемы электронного документооборота, интересующие заказчика. Сейчас на предприятии выполнены около 30% предусмотренных проектом задач (связанных с делопроизводством, управлением договорами и контролем исполнительской дисциплины), запуск которых осуществлялся силами специалистов заказчика. На текущий момент в "Укрпоште" эксплуатируются 50 рабочих мест "БОСС-Референт". В дальнейших планах репликация системы на областные дирекции и создание замкнутой системы электронного документооборота.

Стоимость и сроки. Базовая стоимость лицензии на "БОСС-Референт" составляет порядка $300 (без учета лицензии Lotus Notes), но в рамках специальной акции, которая продлится до 25 декабря, она снижена на 50%. Однако цена лицензии и цена проекта -- вещи абсолютно разные. Оценить стоимость проекта, включающего в себя разнообразные услуги по консалтингу, настройке системы, управлению проектом и т. д., можно лишь в каждом конкретном случае. В среднем проект по созданию СЭД для крупной организации на 100 рабочих мест запускается в эксплуатацию за 6 месяцев. Стоить это будет от 70 до 100 тыс. долл.


IBM

Еще один "конструктор" СЭД -- IBM Content Manager. Это набор Web-совместимых продуктов, включающий обработку образов, компьютерный вывод на лазерный диск, workflow и предназначенный для хранения, извлечения и распространения практически всех типов документов. Он позволяет разрабатывать решения для управления ими, а также оптимизировать рабочие процессы. Content Manager управляет всеми видами контента, от документов до изображений, Web-представлений и медиа. Он может быть масштабирован от уровня одного РС до мэйнфреймов, обслуживая миллионы единиц хранения. Существует целая линейка продуктов, расширяющих его возможности.

VideoCharger отвечает за передачу потокового аудио- и видеоконтента в большом диапазоне скоростей и форматов в целях дистанционного обучения, маркетинга и работы с клиентами. При этом нет необходимости вначале загружать весь файл на компьютер клиента, передача ведется в реальном времени.

OnDemand обеспечивает онлайновое хранилище и функции извлечения больших объемов вторичных документов, сгенерированных по определенным правилам. Он позволяет осуществлять автоматические захват, индексацию, архивирование, извлечение, представление и вывод деловой информации.

CommonStore выполняет архивирование, использует назначенные правила для архивирования устаревших или редко используемых данных из SAP R/3, Lotus Domino or Microsoft Exchange.

Enterprise Information Portal (IBM EIP) обеспечивает связи с контентом, который хранится в различных системах -- IBM Lotus Domino TM, IBM Lotus Domino.Doc, IBM DB2 Universal Database, файловой системе и в Web. С его помощью также можно получить доступ и к информации, находящейся в хранилищах других типов -- FileNET Panagon Image Services, Documentum 4i, SAP R/3, базах данных Oracle и Microsoft Exchange.

Electronic Media Management System (EMMS) -- это набор средств для предоставления контента по определенным правилам, включая вопросы безопасности, управления правами пользователей, отчетности и оплаты. Его комбинация с Content Manager and IBM WebSphere Commerce -- полное приложение электронной коммерции для продажи цифрового медиа.

Что же касается Lotus, на базе которой построены многие системы для работы с документами, то тесная интеграция этого продукта с другими компонентами IBM должна превратить популярную систему в мощное решение нового поколения -- класса ЕСМ. Еще в третьем квартале этого года была обещана новая, шестая версия Lotus -- в ее состав войдет сервер приложений WebSphere. Безусловно, окажется полезной и возможность тесной интеграции Lotus 6 с реляционной СУБД DB2 и ПО управления сервером Tivoli.

Пример проекта на базе "1С: Предприятие"

Заказчик. Государственное предприятие энергетической отрасли Украины. Объем входящей и исходящей корреспонденции в среднем от 30 до 40 документов в день.

Решение. Система учета документов "Канцелярия" для платформы "1С:Предприятие" компании "ЛВТ-Программы". По утверждению разработчика, программа легко адаптируется под бизнес-процессы конкретного заказчика. Одной из главных задач, решаемых программой, является контроль исполнения поручений по документам входящей корреспонденции. Как правило, по одному документу дается несколько различных поручений (5 и более). Таким образом, даже при объеме документооборота до 10 подконтрольных документов в день может возникнуть необходимость в контроле до 50 поручений. Скорее всего, это и есть нижний предел объема документооборота предприятия, при котором целесообразно использование программы "Канцелярия".

Стоимость и сроки. Задача решалась в два этапа: на первом собственно разрабатывалась программа с "чистого" листа, на втором -- существенно расширялись ее функциональные возможности. Разрыв между этапами -- один год. Общий срок подготовки программного продукта составил 3 месяца (по двум этапам), не считая времени на сопровождение. Стоимость проекта в целом -- около 7000 грн.


Microsoft

В настоящее время корпорация имеет в своем арсенале достаточно большое количество программных продуктов, которые могут быть использованы при построении систем, предназначенных для работы с документами. Одна из первоочередных задач в этой области -- организация порталов крупных государственных учреждений.

Основой для них является Microsoft .NET Enterprise Servers, позиционируемая в данном случае как платформа портальных решений. Очень важным при ее разработке было создание достаточно универсального "конструктора" решений, и здесь подход Microsoft подобен политике Documentum. Компоненты данной инфраструктуры достаточно известны по отдельности.

MS Windows 2000 Server (Advanced Server, Datacenter Server) -- базовая серверная операционная система с интегрированными службой каталогов (Active Directory) и Internet-сервером IIS 5.0.

MS SQL Server 2000 -- полномасштабная СУБД, основа, на которой может быть построено Web-приложение.

MS Commerce Server 2000, предназначенный для создания масштабируемых Web-узлов электронного бизнеса и порталов.

MS Content Management Server 2001 представляет собой систему управления Web-контентом уровня предприятия, позволяющую быстро и эффективно развертывать динамические персонализированные Web-узлы Internet-, intranet- и Extranet-порталов и электронного бизнеса.

MS SharePoint Portal Server 2001 обеспечивает реализацию корпоративного intranet-портала. Его задачи -- организация всех информационных панелей в единую сеть, управление текущим потоком документов, помощь в поиске и координация взаимодействия для всех рабочих групп пользователей.

MS Exchange 2000 Server -- современная система обмена сообщениями и организации совместной работы. Она служит надежной и масштабируемой платформой для электронной почты, планирования деятельности групп, сотрудничества, а также для приложений управления документооборотом в распределенных организациях.

MS BizTalk Server 2002 предназначен для координации и автоматизации бизнес-процессов с использованием XML-документов в рамках одной или многих организаций в гетерогенной среде с разнородными информационными подсистемами, а также для преобразования данных, циркулирующих между программами и организациями.

Пример проекта. "Евфрат"

Заказчик. Аудиторская компания, 15 сотрудников, до 100 документов в день. Задача -- построение информационно-поисковой системы (ИПС) договорной документации.

Решение. "Евфрат-Офис" -- коробочный продукт, решение для создания электронного архива документов или ИПС по произвольной тематике. В результате проекта заказчиком были изменены некоторые правила оформления документации для оптимизации процесса регистрации; определены сотрудники, отвечающие за наиболее важные этапы документооборота; упорядочены цепочки утверждения, публикации и рассылки документов.

Стоимость и сроки. $2500, 5 дней.



Системы документооборота
"1С"

Об этом мало кто помнит (или вообще знает), но бизнес фирмы "1С" начинался с создания баз данных с доступом по телеграфным, телефонным и X.25-каналам связи, систем электронной почты и электронных торгов. И одним из первых ее тиражных продуктов (еще до появления бухгалтерских программ) была "1С:Почта", в модернизированном варианте доступная и сейчас. В 1995 г. на основе наработанных технологий появилась система "1С:Документооборот", которая продавалась в течение четырех лет, пока осенью 1999 г. ее не сменил новый продукт -- "1С:Архив". Спустя год вышла его вторая версия, на SofTool'2001 был представлен вариант 2.5, а в конце мая этого года выпущено обновление 2.53.

"1С:Архив" не является прямым потомком существовавших ранее программ по управлению почтой и документами, хотя при его разработке учитывался накопленный опыт и применялись проверенные временем технологии. Он реализован вне технологической платформы "1С:Предприятие", но в значительной степени интегрирован с нею.

По оценкам "1С", в год продается 150--200 систем "1С:Архив". Чаще всего стимулом для такой покупки служит необходимость преобразования огромного числа файловых документов в надежный структурированный архив с расширенным набором функций.

Один из главных пользователей системы -- сама "1С", которая применяет ее для управления собственными документами. В настоящее время корпоративная база данных объемом 30 GB содержит около 70 тыс. единиц хранения, доступ к ней (в соответствии с назначенными им правами) имеют все сотрудники компании.

Основные новшества версии "1С:Архив" 2.5 связаны с реализацией механизмов интеграции с внешними приложениями посредством набора COM-объектов. Это позволяет осуществлять, например, потоковое сканирование и ввод документов в папки "1С:Архива", разбор входящей электронной почты по тематическим папкам и многие другие специализированные задачи. Кроме того, в комплект поставки входит специальная библиотека объектов для "1С:Предприятия" 7.7. Дальнейшее развитие системы будет связано с движением в сторону workflow и аналитической обработки текстовых документов.

Пример проекта. "Дело"

Заказчик. Нефтеперерабатывающая компания с иностранными инвестициями. Количество сотрудников в центральном аппарате 160 человек, всех пользователей системы -- около 2 тыс. Ориентировочный средний объем входящей корреспонденции -- 1,5 тыс. документов в день, исходящей -- 1 тыс., внутренней -- более 2 тыс.

Решение. Система автоматизации делопроизводства, электронного документооборота, контроля исполнительской дисциплины и управления предприятием "Дело", разработанная фирмой "НетКом Текнолоджи" совместно с российской компанией "Электронные Офисные Системы". По словам создателя, целесообразность внедрения зависит не от количества документов, а от готовности руководства к переходу на новые принципы работы с документами.

Стоимость и сроки. Определяется расчетом среднего показателя на 100 рабочих мест, который находится в пределах 10,5--18,5 тыс. долл. и зависит от типа применяемой СУБД. Заказчик может внедрять систему самостоятельно или воспользоваться дополнительными услугами компании, которые обойдутся ему в 3--18 тыс. долл. Государственные организации в течение первого года эксплуатации осваивают 40--50%, а коммерческие -- до 80% полного функционального набора. Система "Дело" для первых окупается за шесть-семь месяцев, для вторых -- примерно за четыре. Внедрение всего проекта из расчета на 100 рабочих мест под ключ составляет 24 рабочих дня (8 дней настройка системы + 16 дней обучение персонала).

"БОСС"

"БОСС-Референт"
-- система электронного документооборота, программный комплекс, разработанный компанией "АйТи" на платформе Lotus Notes/Domino, который позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением.

Основные компоненты: встроенная электронная почта, средства выхода на внешние компьютерные сети и корпоративная система электронного документооборота. "БОСС-Референт" поддерживает распределенную базу данных, архитектуру "клиент-сервер", обеспечивает хорошую масштабируемость и фактически является основой для формирования корпоративных баз знаний и хранилищ информации.

"БОСС-Референт" обладает широкими возможностями настройки и доработки под специфику конкретного заказчика, что позволяет автоматизировать с помощью системы все основные стороны неструктурированного документооборота предприятий любых сфер деятельности.

С 1 октября 2002 г. "АйТи" распространяет новую версию системы "БОСС-Референт" -- 2.53. Система может работать под управлением широкого спектра платформ (и Windows, и Unix). Причем для снижения стоимости решения компания предлагает использовать серверный компонент "БОСС-Референт", реализованный на Lotus Domino, под ОС ASP Linux, а клиентскую часть Lotus Notes -- под Windows.

Все служебные сообщения "БОСС-Референт" 2.53 доставляются в централизованный информационный портал системы (база данных "Кабинет"), причем пользователю доступны только адресованные ему уведомления.

В новую версию добавлен модуль "Служебные записки", реализующий внутренний документооборот организации, а также организована единая поисковая система документов, позволяющая производить поиск по набору атрибутов регистрационных карточек. Предусмотрена интеграция системы с электронным архивом Saperion, что обеспечивает хранение вложенных файлов документов не в базе данных Lotus Notes, а во внешнем архиве неограниченного объема, на основе технологий DVD, MO и т. п.

Пример проекта. OPTiMA-WorkFlow

Заказчик. ОАО "Укртелеком". Количество сотрудников в центральной дирекции более 500 человек, всех пользователей системы -- около 7 тыс. Ориентировочный средний объем входящей корреспонденции -- 2000 документов в день, исходящей -- 1500--1700, внутренней -- более 5 тыс.

Решение. Комплексная система управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота OPTiMA-WorkFlow, реализованная фирмой RGdata Ukraine совместно с российской компанией "Оптима".

Сроки. Был проведен консалтинг по формализации управленческих бизнес-процессов -- до 15 дней, поставка лицензий с учетом определенного количества рабочих мест, инсталляция и настройка программного обеспечения (СУБД MS SQL Server) -- 2 дня, обучение пользователей -- 2 дня на учебную группу из 16 человек, внедрение системы (зависит от количества бизнес-процессов) -- 7--14 дней, гарантийное сопровождение -- 1 год.


"Дело"

Комплекс программ "Дело" позволяет автоматизировать документооборот с учетом сложившейся практики отечественного делопроизводства, имеет возможности workflow. Допускает масштабирование, поддерживает построение территориально-распределенных корпоративных систем документооборота, поставляется как в готовом, так и в заказном варианте.

В семейство программных продуктов "Дело" входят облегченная однопользовательская версия "Дело-Старт", однопользовательская -- "Дело-Секретарь" и многопользовательская -- "Дело-Предприятие".

"Дело-Старт" предназначена для небольших организаций, поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE) и обеспечивает поддержку всех основных делопроизводственных функций. К ним относятся регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, ввод резолюций руководства, контроль исполнения, отметка отправки документов внешнему корреспонденту и формирование оперативных сводок и стандартных отчетов.

Ограничения системы: один пользователь -- одно рабочее место, отсутствие функций электронного обмена документами с внешними корреспондентами, журнала передачи экземпляров бумажных документов и ряда связанных с этим функций.

"Дело-Секретарь" -- однопользовательская версия, предназначенная для автоматизации делопроизводства в организациях или подразделениях с незначительным документопотоком и небольшим штатом сотрудников. Система также способна выполнять прием и рассылку документов по электронной почте и некоторые другие функции, в том числе назначение ответственного исполнителя.

Может быть организован обмен документами между двумя системами. При этом передается не только документ, но и его описание, что позволяет регистрировать поступивший документ в автоматизированном режиме. Комплект поставки включает СУБД MSDE и электронный ключ защиты HASP.

"Дело-Предприятие" (недавно вышла 8-я версия продукта) предназначена для более крупных компаний, обладает новым пользовательским интерфейсом и новыми функциональными возможностями. По сравнению с предыдущими версиями увеличено количество реквизитов, с которыми можно работать на первом экране регистрационной карточки, переработана функция "Работа с письмами граждан", существенно изменена система прав пользователей системы. Предполагается также создание механизма работы с проектами документов (согласования и утверждения). В этом варианте "Дело-Предприятие" используется вместе с СУБД MS SQL или Oracle.


"Евфрат"

"Евфрат-Документооборот"
является комплексным программным решением, позволяющим построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации. Обеспечивает регистрацию, хранение и мгновенный поиск документов, контролирует ход исполнения поручений и движение документов внутри организации, формирует различные журналы и отчеты, имеет внутреннюю почтовую систему. Также позволяет создать электронный архив внутренних документов предприятия с возможностью систематизации хранения и оперативного поиска. "Евфрат-Документооборот" рассчитана на работу в рамках как небольшого отдела, например канцелярии, так и всей организации со сложной схемой информационных потоков. Особенностью системы является входящая в комплект поставки СУБД собственной разработки "НИКА", обеспечивающая работу с хранимыми документами.

"Евфрат-Офис" -- универсальная система управления документами многих типов. Продукт комплектуется набором готовых форм и средствами разработки для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т. д. Он отвечает за единичный и потоковый ввод электронных документов с любого носителя, импорт из MS Word, OCR CuneiForm, MS Internet Explorer, Netscape Navigator, имеет встроенную систему сканирования, средства регистрации документов, различные режимы просмотра документов и их печать, обеспечивает полнотекстовый поиск, экспорт и отправку по электронной почте, создание электронных архивов, позволяет создавать составные документы.

Система оснащена развитыми средствами контрольно-исполнительской дисциплины и создания различных отчетов. Для коллективной работы дополнительно устанавливается модуль "Евфрат Document Server", обеспечивающий совместную работу пользователей с единой базой данных. Открытый API позволяет разработчикам ПО создавать модули, расширяющие и адаптирующие те или иные функции программы с учетом собственных потребностей, а также использовать технологии "Евфрат" в своих разработках.

Пример проекта. InTeam

Заказчик. Государственная организация, территориальный разброс структурных подразделений, большое количество (более 10) электронных канцелярий, сложный механизм подчиненности и комплекса взаимодействий. Количество сотрудников, занятых в электронном документообороте, -- не менее 150. Объем -- до 10 тыс. документов в год. Требовалась организация обмена электронными документами при наличии рабочих станций с разными типами операционных систем (Macintosh System, Win95, Win98, WinNT, IBM AIX), объединенных в одну локальную сеть.

Решение. Дополнительно к стандартным возможностям автоматизированной системы документооборота InTeam "Дiловодство" (разработчик -- компания "Пул") добавлены модуль настройки, регистрации учета и обработки обращений граждан, созданы утилиты маршрутизации (как "жесткой", так и "гибкой"), генератор отчетов, а также обеспечена возможность работы с системой удаленных пользователей через Web-броузеры. С внедрением системы в организации создан Департамент электронного документооборота. По субъективным оценкам заказчика, скорость регистрации и обработки документов возросла в 8--10 раз. Проект предусматривает бесплатную техническую поддержку (гарантийное обслуживание) в течение года.

Стоимость и сроки. Около 20 тыс. долл. Срок внедрения, включая анализ действующей у заказчика процедуры документооборота, составление техзадания, поставку "коробочного" решения, разработку новых специализированных модулей, обучение технического персонала и пользователей заказчика, -- пять календарных месяцев.


LanDocs

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов и представляет собой совокупность нескольких программных продуктов. Одним из ключевых преимуществ системы LanDocs считается то, что она соответствует нормам отечественного делопроизводства, базируясь на традиционных для стран СНГ стандартах, а также практике организации учета документов и контроля действий исполнителей в государственных и негосударственных структурах.

"LanDocs:Сервер Документов" обеспечивает хранение документов различных типов в электронном архиве. Имеет встроенную опцию полнотекстового поиска и рубрикатор, позволяющий проводить классификацию.

Система LanImage предназначена для сканирования черно-белых или цветных многостраничных документов и работы с их электронными копиями.

Web-сервер, также входящий в набор продуктов, обеспечивает пользователям возможность доступа к процедурам делопроизводства и корпоративному архиву через стандартный броузер Internet.

Почтовый сервер используется для рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, на рабочих местах которых не установлен клиент LanDocs.

"LanDocs:Маршрутизация" позволяет моделировать процессы движения документов. Функции анализа обеспечивают получение статистических данных по фактическим параметрам деловых процессов.

Администратор LanDocs способен определить для каждого пользователя системы список возможных заместителей по работе с документами. Это позволяет, например, организовать работу руководителя через его секретаря, учесть отсутствие на рабочем месте конкретного исполнителя.

В этом месяце компания "Ланит" объявила о выпуске нового компонента продуктовой линии LanDocs -- "XML-Подсистема Обмена". Основное ее назначение -- построение корпоративных решений для многофилиальных структур, которые свяжут серверы LanDocs, работающие в территориально удаленных подразделениях.


InTeam

"Дiловодство"
(украинская версия). Система ориентирована на автоматизацию работы подразделений государственных и коммерческих предприятий, ответственных за организацию делопроизводства, а также служб и отделов, которые принимают участие в документообороте.

Реализованы основные функции систем этого класса -- регистрация и ведение картотеки документов, контроль исполнения заданий, архивирование и др., а также ведение отдела кадров.

На рабочем месте пользователя для доступа к системе должен быть установлен клиент Lotus Notes.

"Зовнiшньоекономiчна дiяльнiсть" (украинская и русская версии). Предназначена для автоматизации работы служб, ответственных за ведение соглашений и договоров, их подготовки и учета.

Предусмотрены единая база клиентов, регистрация и ведение картотеки документов, коллективная работа с документами, автоматическое внесение заданий в личные дневники исполнителей, большое количество шаблонов документов, средства безопасности.

Система создана для Lotus Notes 4.5 и более новых версий, имеет открытую архитектуру, может работать в организациях с распределенной структурой, поддерживает удаленный доступ и мобильных пользователей.

"Канцелярiя". Упрощенная система автоматизации работы канцелярии государственных и коммерческих организаций. Состоит из одного модуля с упрощенными вариантами подсистем "Отдел кадров" и "Партнер". В базу "Канцелярия" включены функции модуля "Отчет". Процедура архивирования позволяет исключать "отработанные" документы из списка текущих, не удаляя их из базы. Рабочее место -- клиент Lotus Notes 4.6 и выше.

"Корпорация" (русская версия). Автоматизированная система управления корпорацией -- предназначена для организации управления разнообразными территориально распределенными структурами и учреждениями (юридическими лицами и их подразделениями), которые входят в состав единой организации.

Система позволяет выполнять стандартные операции с документами и состоит из нескольких модулей -- отдел кадров, контрагенты, единая база электронных документов, календарь, справочник, программы, маршрутизатор документов, история работы и др. На рабочем месте должен быть установлен клиент Lotus Notes 5.х и выше на любой платформе.


OPTIMA-WorkFlow

Данное решение создано на базе MS Office 95/97/2000 и MS BackOffice и совместимо с большинством программ, поддерживающих OLE2, и другими Windows- и DOS-приложениями. Для взаимодействия с БД (MS SQL Server, Oracle, SyBase, Informix и др.) применяется ODBC. Благодаря использованию единого централизованного хранилища документов обеспечивается высокая надежность и управляемость, удобный, быстрый и контролируемый доступ пользователей к информации. Единая служба копирования-восстановления в сочетании со средствами отказоустойчивости серверов гарантирует сохранность документов и данных.

Internet-Server OPTiMA-WorkFlow работает под управлением MS IIS с использованием MS Transaction Server, обеспечивая доступ в систему через стандартный броузер. Интерфейс и функции рабочего места могут быть настроены с учетом конкретных требований и должностных обязанностей пользователя.

Открытая архитектура обеспечивает возможность взаимодействия системы OPTiMA-WorkFlow с любыми другими средствами обработки данных, например, с системами бухгалтерского учета и финансового анализа, средствами электронной почты, факсимильной связи и т. д.

Кроме штатных средств работы с документами, обычных для систем этого класса, OPTiMA-WorkFlow имеет дополнительные функциональные возможности: графический редактор для формирования маршрутных схем--описаний процессов движения документов и технологических операций на этапах работы с ними; сертифицированную в Украине криптографическую защиту и электронную подпись.

Процесс движения документов, с точностью до минуты, а также имя исполнителя система отслеживает и фиксирует в журналах. В случаях, требующих детального контроля исполнительской дисциплины, это позволяет организовать не только сам контроль, но и практику оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций или задержек.

За прошедший год была закончена интеграция системы OPTiMA-WorkFlow с технологиями компании ABBYY, обеспечивающими сканирование и распознавание текстов документов FineReader Standart/Professional, а также полнотекстовое индексирование и нечеткий контекстный поиск по содержанию документов Retrieval & Morphology Engine 3.1.


Заключение

Рынок электронных систем для работы с документами в Украине продолжает расширяться. Этому способствуют несколько факторов: наличие аппаратных средств, недорогих и вместе с тем достаточно мощных и надежных, чтобы им можно было доверить хранение и обработку документов; существование отлаженного ПО, выдержавшего десятки и сотни внедрений; уровень развития отечественного бизнеса, представители которого начинают подумывать о сокращении издержек рутинных операций с документами.

Тем не менее для каждой организации обязательно есть некий латентный период принятия новых правил работы с документами. На наш взгляд, выбор системы определенного типа менее важен, чем тщательная подготовка и проведение перехода на электронный документооборот. Преимущества СЭД проявляются не сразу и не сразу становятся очевидными руководителю.

Выбрав простую (в некоторых случаях даже бесплатную) версию, можно сопоставить уровень ее функциональности с требованиями предприятия. Более совершенная система отечественного разработчика может быть установлена поначалу в одной рабочей группе или отделе, и не исключено, что удобным окажется использование СЭД в режиме ASP. Внедрение же системы мирового класса -- событие чрезвычайное для любой организации и должно быть тщательно спланировано и обосновано.
0 
 

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT