Exchange Server 2007: три направления - одна цель

Известно, что сегодня программное обеспечение Microsoft задает тон во многих областях софтверной индустрии - к идеям и решениям новых версий присматриваются не только партнеры корпорации, но и ее прямые конкуренты. И, конечно же, в полной мере это относится к средствам поддержки коммуникаций и совместной работы, среди которых выделяется Exchange Server - флагманский продукт для управления разнообразными электронными сообщениями, давно переросший рамки просто e-mail-системы.

Что же особенного в новом Exchange Server 2007, чем он сумел покорить профильных IT-специалистов и аналитиков, прочащих ему большое будущее? Каким образом Microsoft удалось достичь прогресса, даже не проведя кардинальных изменений продукта, как это было, к примеру, при переходе от версии Exchange Server 5.5 к Exchange Server 2000?

Мотивы

Назначение ролей позволяет легко получить всю необходимую функциональность

По заявлениям самой Microsoft, весь процесс разработки Exchange Server 2007 основывался на учете требований всех групп пользователей - собственно клиентов, применяющих систему коллективной работы в своей повседневной практике, IT-специалистов, занимающихся поддержкой корпоративной инфраструктуры, и менеджерского звена как IT-подразделений, так и организаций в целом.

Как показали опросы и анализ использования предыдущих версий Exchange Server, клиенты хотели бы иметь такую систему коллективной работы, которая бы совмещала в себе функциональность и данные, необходимые для принятия оперативных решений: почту, календари, списки контактов, телефонные и факсимильные коммуникации. При этом вся подобная информация должна быть доступна с различных устройств независимо от места пребывания клиента. Так, более половины пользователей хотели бы иметь возможность работать со своими почтовыми ящиками и расписаниями вне офиса, а согласно исследованиям Gartner, до 40% типичных задач, входящих в обязанности сотрудников средних и крупных организаций, могут быть выполнены без их физического присутствия при обеспечении внешнего доступа к системе коллективной работы. Кроме того, в идеале клиентам нужны простые и удобные инструменты для управления временем и ресурсами совместных встреч и задач, упрощающие как их подготовку, так и контроль за изменениями, соответствием заявленным потребностям и организационным политикам.

IT-специалисты и администраторы, в свою очередь, нуждаются в системе, в полной мере отвечающей формуле "do more with less", т. е. с помощью которой можно делать больше с меньшими усилиями и затратами. Это подразумевает более простые процедуры развертывания, конфигурирования, управления и мониторинга, а значит - упрощение собственной и базовой инфраструктур, прозрачность взаимодействия распределенных компонентов. Такая система должна обладать немалыми производительностью и масштабируемостью, поскольку темпы роста нагрузки на системы коллективной работы крайне высоки - по данным IDC, в настоящее время ежедневно генерируется 35 млрд электронных сообщений против 10 млрд всего пять лет назад.

Менеджмент хотел бы видеть систему, которая выступала надежной и безопасной платформой для решения критичных для бизнеса задач, а службы электронных сообщений и совместной работы давно уже стали одним из ключевых инструментов ведения бизнеса. По данным опроса META Group, свыше 80% менеджеров компаний считают, что в современном бизнесе электронные почта и коммуникации гораздо важнее для успешной деятельности организации, нежели традиционная телефонная связь. Кроме того, в бизнесе огромную роль играют безопасность, достоверность и стоимость каждого обрабатываемого сообщения, а это значит, что система должна, с одной стороны, эффективно защищать почтовые ящики пользователей от спама (стоимость фильтрации которого в 2006 г. во всем мире составила около 50 млрд долл.) и вредоносного ПО, а с другой - делать это так, чтобы не утратить действительно важную информацию (за прошлый год потери от ложных срабатываний спам-фильтров оцениваются в 110 млн долл.). Современные условия ведения бизнеса выдвигают и новые законодательные требования к возможностям системы в части классификации, архивирования, хранения и удаления электронных сообщений.

Рассмотрим подробнее, какие именно изменения были внесены в Exchange Server 2007, чтобы удовлетворить столь разнообразные пожелания. Самые важные новшества можно объединить в три большие группы: Anywhere Access, Unified Messaging, Collaboration and Productivity.

Удаленный доступ

Доступ к глобальной адресной книге в OWA позволяет получить массу полезной информации

Anywhere Access - это новые или улучшенные функции Exchange Server 2007 (и не только, частично они появились и в клиентских приложениях, например Microsoft Outlook 2007 или Microsoft Windows Mobile 5/6), которые обеспечивают работу пользователей вне корпоративной сети. Так, полностью обновился сервис удаленного доступа к почтовым ящикам через Web - Outlook Web Access (OWA). Из существенных изменений можно упомянуть использование современных Web-технологий, таких как Ajax, благодаря которым Web-интерфейс стал значительно удобнее и производительнее, инструменты Web-поиска в почтовом ящике и в глобальной адресной книге, основанные на Microsoft Instant Search; новый режим всплывающих напоминаний, в первую очередь ориентированный на сосуществование с механизмами блокировки всплывающих окон в браузерах.

OWA предусмотрен для сотрудников, постоянно работающих вне офиса или корпоративной intranet-сети, имеющих рабочие места дома или в небольших удаленных региональных офисах. Кроме простого интерфейса к почтовому ящику, новый OWA также позволяет пользователям просматривать вложенные документы или получать доступ к файлам по ссылкам. Для этого теперь не требуется наличия на компьютере "родительских" приложений или программ просмотра, фактически файлы даже не будут загружаться локально, что обеспечивает максимальную безопасность и защиту данных при обращении к Exchange Server 2007 с публичного компьютера, например из интернет-кафе. Подобная функциональность основана на технологии WebReady Document Viewing, "на лету" преобразующей документы (по умолчанию поддерживаются форматы Microsoft Word, PowerPoint, Excel, а также PDF) в HTML-представление. WebReady Document Viewing совместно с LinkAccess обеспечивают также доступ к файлам и Web-страницам intranet-сети, ссылки на которые находятся в письме, непосредственно из Web-интерфейса. В этом случае OWA выступает как своеобразный proxy-сервис, транслирующий запрос пользователя в обращение к ресурсу от своего имени. Если по ссылке находится документ, размещенный на внутреннем файловом ресурсе, или Web-страница внутреннего портала, то он передается непосредственно сервису WebReady Document Viewing, который и осуществляет визуализацию его содержимого. Если же ссылка указывает, например, на папку совместного доступа, то пользователю отображается (в HTML-представлении) дерево каталогов и файлов с возможностью дальнейшего по нему перемещения и выбора документов для просмотра. Благодаря такой функциональности пользователь может "прозрачно" работать с актуальными внутренними данными даже без дополнительной настройки VPN-каналов.

Был усовершенствован и ряд механизмов совместной работы Exchange Server 2007 и почтового клиента Microsoft Outlook 2007 - к ним относятся автоматический поиск в сети серверов и автоконфигурация пользовательского профайла, а также механизмы настройки и работы Microsoft Outlook с Exchange Server 2007 по протоколу RPC over HTTP. Последние позволяют автоматически выбирать наиболее подходящий тип соединения с клиентом, за счет чего доступ к корпоративному серверу может быть осуществлен опять же без использования VPN.

Для пользователей мобильных устройств

Новый OWA реализован средствами Ajax и все меньше отличается от обычного Microsoft Outlook

Усовершенствована и поддержка пользователей мобильных устройств, получающих доступ к почтовым ящикам по протоколу ActiveSync (на платформе Windows Mobile и из ПО некоторых других производителей). Основные изменения здесь коснулись безопасности работы и защиты информации, а также эффективности передачи больших объемов данных и организации поиска.

Улучшения в безопасности в первую очередь развивают механизмы политик для подключающихся мобильных устройств, появившиеся в Exchange Server 2003 Service Pack 2. Теперь администраторы могут более избирательно применять такие политики вплоть до отдельно взятого почтового ящика, кроме того, изменился ряд важных параметров, например, можно запретить выгрузку вложений на мобильные устройства или потребовать обязательного шифрования информации при хранении на нем. Чтобы снизить нагрузку на обслуживающий персонал и оградить пользователей от возможных проблем (связанных именно с безопасностью), в OWA добавлены функции активизации удаленной очистки содержимого локального хранилища (на случай потери или хищения устройства) и запроса пароля для восстановления заблокированного (по неосторожности и пр.) мобильного устройства. Теперь для решения этих задач достаточно лишь добраться до ближайшего ПК с доступом к Интернету.

Серверные правила маршрутизации сообщений создаются не сложнее, чем в Microsoft Outlook

Несмотря на развитие технологий связи, многие современные мобильные устройства имеют ограничения, связанные со скоростью передачи данных в мобильных сетях, поэтому работа на них с объемными документами сопряжена со сложностями и неудобствами. Именно для их преодоления в Exchange Server 2007 появилась функция Inline Message Fetch - она позволяет пользователю открывать большие вложения, не дожидаясь полной загрузки файла, и работать с его частями, подгружаемыми по мере необходимости, абсолютно прозрачно. Для работы с вложениями, которые не могут быть открыты с помощью приложений на мобильном устройстве, или файлами на внутренних ресурсах intranet-сети организации, Exchange Server 2007 предлагает расширение механизмов WebReady Document Viewing и LinkAccess - Mobile Document Access. Оно выполняет аналогичные им функции, но преобразует необходимые документы в поддерживаемый на мобильных устройствах формат rich HTML.

В идеале голосовая почта будет мало чем отличаться от обычной электронной

Новая функция Over-the-Air Search обеспечивает поиск данных не только в локальном хранилище мобильного устройства, но и непосредственно в почтовом ящике на сервере по принципу запросов клиент/сервер. Она значительно повышает производительность и эффективность поиска, поскольку задействует мощные механизмы индексации Exchange Server 2007 и аппаратные ресурсы сервера, кроме того, благодаря ей на мобильном устройстве можно хранить лишь небольшую часть актуальных данных.

В совокупности все подобные новшества дают основание смело говорить о том, что с Exchange Server 2007 пользователи смогут получать доступ к своей информации с любого устройства, способного установить соединение с сервером. Всю остальную работу по определению оптимального представления информации, поиску, оптимизации передачи согласно возможностям клиентского оборудования возьмет на себя сам Exchange Server 2007.

Универсальные коммуникации

Во многих случаях Exchange Server 2007 сам сможет выяснить отправителя и получателя факса

Unified Messaging - унифицированный обмен сообщениями - новая парадигма на рынке систем коллективной работы, подразумевающая применение единого приложения для поддержки трех основных источников информации в современном мире бизнеса: собственно электронных сообщений, телефонных звонков и голосовой почты, а также факсов. До Exchange Server 2007 на рынке не было универсального серверного ПО, способного не только взаимодействовать с другими почтовыми системами посредством распространенных протоколов, но и подключаться к обычным телефонным сетям или корпоративным телефонным системам через шлюзы PBX-to-IP, реализуя функции голосовых почтовых ящиков, а также осуществлять передачу, прием, распознавание и доставку факсов. Теперь непосредственно из интерфейса Microsoft Outlook 2007 можно читать сообщения e-mail, просматривать графическое представление факсов и прослушивать голосовые сообщения, поступившие в ваше отсутствие. Пользователю разрешается создавать собственное приветствие и определять режимы переадресации поступающих звонков в ящик голосовой почты. Для оцифровки голосовых сообщений применяются новые алгоритмы сжатия, обеспечивающие высокое качество при малом объеме (порядка 1 KB на секунду), а кроме самого звукового файла сохраняются и метаданные - номер звонившего абонента или информация о нем (если таковая имеется в глобальной адресной книге или личном списке контактов пользователя), а также теги и заметки, которые можно самостоятельно добавлять для упрощения последующего поиска.

Пользователь может не только прослушать сообщение на рабочем месте, но и, указав нужный номер, "прокрутить" его на своем мобильном или стационарном телефоне (функция Play on Phone), а Exchange Server 2007 самостоятельно выполнит звонок. Такая возможность полезна, если доступ к почтовому ящику осуществляется, например, посредством OWA из публичного места в отсутствие необходимого звукового оборудования или если озвучивание сообщения нежелательно.

Отдельно стоит отметить в Exchange Server 2007 голосовой доступ к почтовому ящику. Подключившись через обычную телефонную сеть к Exchange Outlook Voice Access, голосовому меню сервера, пройдя аутентификацию, базирующуюся на распознавании голоса и pin-кода, пользователь получает возможность прослушать сообщения, детали контактов, встреч (благодаря технологиям text-to-speech), а с помощью специальных голосовых команд - маркировать сообщения, удалять их, переносить и отменять встречи, выполнять поиск по адресной книге и т. п. В настоящий момент данная функциональность обеспечивается для 16 языков.

Необходимый элемент голосовой почты - персональное приветствие

Для приема факсов Exchange Server 2007 имеет несколько опций, позволяющих описать их маршрутизацию в почтовые ящики пользователей (по их прямому или дополнительному номерам в телефонной системе компании), или же создать отдельный единый ящик для всей организации. В первом случае Exchange Server 2007 через шлюз PBX-to-IP принимает факс как растровое изображение и помещает его в виде электронного письма с вложением непосредственно в соответствующий почтовый ящик, указав в качестве отправителя письма телефонный номер приславшего или его полную карточку (в случае обнаружения в списке контактов). Во втором - специальная служба Fax Reception Assistant использует встроенные средства OCR, чтобы распознать заголовок или "обложку" факса, где обычно указывается информация об отправителе и адресате. Собранные таким образом данные (номер отправителя, возможный получатель и тема, точность распознавания и т. п.) сопоставляются с адресной книгой организации, а затем помещаются на специальный портал, где они могут быть вручную обработаны секретарем или ассистентом и рассортированы по соответствующим почтовым ящикам. Естественно, обеспечивается и возможность отправки факсов - в этом случае сообщение через шлюз IP-to-PBX как бы "печатается" на факсимильный аппарат получателя.

Такая унификация использования различных типов коммуникаций позволяет организациям консолидировать свои аппаратные и программные ресурсы и снизить стоимость владения ими. При этом упрощается работа не только конечных пользователей, но и технического персонала, которому не придется беспокоиться о поддержке и обеспечении взаимодействия разнородных решений, совмещать и настраивать политики безопасности, правила маршрутизации и пр. - практически все эти задачи можно будет выполнить средствами Active Directory. Специальная роль - Unified Messaging, назначаемая при развертывании Exchange Server 2007, автоматически обеспечивает доступность упомянутых выше голосовых функций. Аналогично роль Client Access активизирует функции доступа к почтовым ящикам через Web, с мобильных устройств и т. п. В Exchange Server 2007 поддерживаются все актуальные индустриальные стандарты для VoIP и PBX, что позволяет "бесшовно" подключать при помощи шлюзов практически любое коммуникационное и телефонное оборудование известных производителей, таких как Nortel, Avaya, Siemens, Mitel и NEC.

Новый уровень сотрудничества

При организации мероприятий важно не только выбрать подходящее время, но и определиться с местом

Улучшения, связанные с совместной работой и продуктивностью (Collaboration and Productivity) в Exchange Server 2007, направлены на более гибкое управление временем, совместными ресурсами, содержимым почтовых ящиков. Они коснулись как непосредственно функциональности Exchange Server 2007, так и клиентских приложений, например Microsoft Outlook 2007.

Благодаря новому компоненту Scheduling Assistant в Microsoft Outlook 2007 и в Web-интерфейсе OWA пользователи будут получать рекомендации по выбору времени встречи и смогут быстрее и рациональнее организовывать различные мероприятия. Этот ассистент отображает не только временнyóю шкалу занятости/свободного времени из календарей всех планируемых участников встречи (как это было в Microsoft Outlook 2003), но и общий календарь с цветовой шкалой доступности всех приглашенных, и остальные свободные временныóе слоты с процентом совпадения. Такой простой подход позволяет в несколько раз ускорить подбор максимально удобного времени для встреч.

В дополнение к Scheduling Assistant для сопровождения встреч имеется Calendar Attendant, который, являясь серверным сервисом, обеспечивает корректное отображение всей информации о свободном/занятом времени сотрудника организации, даже если он еще не обрабатывал направленных ему приглашений и т. д. Для этого все поступившие в почтовый ящик уведомления о новых встречах или изменениях в сроках их проведения сразу помещаются в календарь пользователя с пометкой "под вопросом", что снижает вероятность конфликтов при планировании, особенно в случае "альтернативных" способов доступа к серверу (например, Outlook Voice Access), не обеспечивающих удобных средств визуальной работы с календарями всех приглашенных. Кроме того, Calendar Attendant отслеживает все изменения в назначении встреч и отображает их в удобном представлении. Изменились и разрешения на доступ к календарю, которыми управляет сам пользователь. Предоставляя свой календарь в общий доступ, он может определить, что именно будут видеть в нем коллеги: только ли распределение свободного/занятого времени (как это было в предыдущих версиях Exchange/Outlook и что совершенно необходимо для планирования мероприятий), либо также дополнительные сведения о встречах (тему, место, список участников), или вообще полную информацию.

Можно явно указать, к какой информации в календаре следует открыть публичный доступ

Однако время - не единственный ресурс, от которого зависит успешное проведение различных мероприятий. Не менее важна доступность соответствующих помещений, оборудования (например, презентационного), транспорта и др. В предыдущих версиях их просто бронировали при необходимости в ручном режиме, теперь же администраторы или другие уполномоченные сотрудники организаций, отвечающие за подобные ресурсы, могут создавать политики их использования. Последние определяют, кто вправе резервировать тот или иной ресурс, период и длительность его доступности, необходимость получения подтверждения в различных ситуациях, дополнительные требования (например, к конфиденциальности обсуждаемых тем) и т. д. Таким образом, ресурсы организации перестали определяться только фактом их наличия и резервирования, а задействуются сотрудниками в соответствии с четкими правилами, отслеживанием которых занимается сам Exchange Server 2007.

Еще один важный аспект повышения быстродействия в Exchange Server 2007 - существенно переработанные механизмы поиска, аналогичные таковым в Microsoft SQL Server 2005. Теперь сбор и индексирование выполняются службой в постоянном режиме, т. е. в момент появления в хранилищах новых данных. Благодаря этому индексация стала в 35 раз оперативнее (при одновременном снижении утилизации ресурсов процессора и памяти), а производительность собственно поиска повысилась втрое. При использовании Microsoft Outlook 2007 в режиме кэширования клиент также получает достаточно эффективные локальные инструменты, базирующиеся на Windows Desktop Search (в случае Windows XP) или Microsoft Instant Search (Windows Vista).

Жить по правилам

Для важной корреспонденции можно централизованно создавать "несгораемые" папки

Ряд изменений в Exchange Server 2007 направлен на поддержку внутренней безопасности и соблюдение корпоративных правил, административных процедур, стандартов и архивирования. По умолчанию вся передаваемая в рамках организации почта проходит аутентификацию средствами Kerberos и шифруется. Это предотвращает спуфинг и гарантирует, что вся конфиденциальная информация по всему пути следования от отправителя к получателю будет недоступна для перехвата. Microsoft Outlook и Exchange Server автоматически выбирают доступные протоколы шифрования на базе RPC или TLS - как между клиентом и сервером, так и между серверами. При передачe корреспонденции вовне конечный сервер инфраструктуры также пытается установить соединение с использованием TLS, и только в случае неудачи передача сообщений происходит в открытом виде.

В дополнение к шифрованию система обеспечения безопасности Exchange Server 2007 располагает встроенными средствами классификации сообщений и поддержки политик для работы с ними. Например, политика "только для прочтения" не позволит пользователю, открывшему сообщение с соответствующей пометкой, переслать, скопировать или распечатать его. При этом администратор на уровне транспортного сервиса может определить, какие именно сообщения и по каким критериям (адресаты, получатели, содержимое, вложения и пр.) будут автоматически классифицироваться подобным образом.

Кроме того, возможно создание правил (аналогичных таковым в Microsoft Outlook), обеспечивающих автоматическую пересылку, дублирование или протоколирование сообщений, добавление к ним необходимых заголовков или подписей и выполнение целого ряда других операций независимо от настроек клиентского ПО.

Выбирать подходящее время для совещаний стало значительно удобнее

На уровне политик хранилищ допускается организация дополнительных папок в почтовых ящиках пользователей для внедрения правил по обращению с коммерчески или законодательно важной корреспонденцией. В них можно автоматически помещать сообщения, например от руководства и важных заказчиков или содержащие определенные документы во вложениях, защищая их от удаления (непреднамеренного или умышленного), или хранить в течение определенного периода в качестве документальных подтверждений на случай возникновения конфликтов.

Таким образом, нововведения Exchange Server 2007, ориентированные на разные категории специалистов, в совокупности позволяют решать целый ряд важных задач в области унификации коммуникаций, организации удаленного доступа с различных устройств, ускорения критичных операций, упрощения администрирования, соблюдения процедур и правил - как внутренних, так и регламентируемых законодательствами тех или иных стран. Результатом же будет снижение TCO и повышение продуктивности работы сотрудников, что дает организациям реальные конкурентные преимущества.

Блог автора: iwalker.spaces.live.com

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365