`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

ЕСМ 2002: море волнуется раз...

Статья опубликована в №22 (639) от 10 июня

0 
 

Перефразируя известное выражение, можно сказать: «нет контента – нет проблем». Каждый из нас время от времени испытывает неудобства из-за того, что жесткий диск ПК забит всякой всячиной, которую перебирать лень, а просто стереть – жалко. Это – 1 ТБ. А теперь умножьте проблему на тысячу, миллион, миллиард... Правильно, именно для этого и разрабатывалась концепция ЕСМ.

Неслучайно открывающая данную Тему номера статья отсылает читателя в уже довольно далекий по меркам ИТ 2002 год. Тогда в № 43 мы впервые обстоятельно исследовали область управления документами (ЕСМ в его современном понимании еще только ожидался), задаваясь вопросами: как измерить экономический эффект от их применения, что должна уметь идеальная система, приводили примеры проектов и решений. Одна из статей той памятной темы номера называлась «Укрощение фабрики бумаг». Желая подчеркнуть, с одной стороны, преемственность проблемы, а с другой – изменения, произошедшие за шесть лет, мы вынесли на обложку современный аналог: «ЕСМ: укрощение контента». Это свидетельствует о глобальности задачи эффективной работы с информацией в мире. Главное, что происходит сейчас – потоки контента превращаются в настоящие артерии и вены организации, в которой роль мозга выполняют системы поддержки принятия решений, а рук – фронт-офисные корпоративные приложения. Правда, мы бы затруднились определить роль людей, работающих на таком «самостоятельном» предприятии... Но мы все же ИТ-издание и будем писать о технологиях. Остальным пусть займутся социологи.

Сначала несколько очень простых положений. Основная проблема виделась тогда в том, чтобы поместить информацию, которой становилось все больше, в определенный формат и именно туда, где она при необходимости могла бы быть легко найдена.

Gartner Group установила, что 75–80% данных в компаниях не структурированы и, соответственно, это являлось проблемой для поисковых систем, «предпочитавших» информацию, разложенную по полочкам.

Кроме того, уже к 2002 г. ИТ-инфраструктура (преимущественно американских предприятий) состояла из различных систем и СУБД, которые приобретались по мере необходимости в течение двух десятков лет и более (такое положение вещей определялось термином ad-hoc architecture). Это означало, что все острее становились проблемы интеграции, решаемые разными способами – в частности, корпоративными порталами и ПО промежуточного уровня. Клиенты жаловались на то, что технология использования ERP- и других корпоративных систем предусматривает повторный ввод данных вручную, что отнимает много времени и приводит к ошибкам и ненужному дублированию.

Но, по сути, к 2002 г. уже был сделан вывод, что главная проблема заключается в том, чтобы решить, какие неструктурированные данные должны быть подвергнуты определенному управлению (management control), а какую часть можно оставить неструктурированной и неуправляемой.

Признавалось, что проблемы бизнеса и проблемы технологий необходимо рассматривать не то чтобы в полном отрыве друг от друга, но все же каждую по-своему. Бизнес прежде всего должен решать, что ему анализировать и в каких подразделениях это будет производиться. Технологии, как нетрудно догадаться, займутся корпоративной ИТ-инфраструктурой.

Формирование ЕСМ

Понятие управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management, ECM) появилось в результате конвергенции двух более ранних решений в области неструктурированной информации в организациях: Document Management (DM) и Content Management (CM).

ЕСМ 2002 море волнуется раз...
Концептуальное представление ЕСМ начала века: несколько базовых типов контента и отчеты, обрабатывающиеся в едином хранилище данных

DM, технологии управления документами, были достаточно освоенными уже в 1980–1990 гг. и решали две относительно несложные задачи: организовать файлы и сделать их легкодоступными. Для этого применялись хранилища файлов, средства классификации информации, сервисы метаданных, совместного использования и workflow, а также версионирование и средства доступа. Конечно, DM-системы не обязательно имеют дело с «документами» в их офисном понимании – у них нет ограничений на типы вложенных файлов. Поэтому их, по сути, можно точнее назвать File-Management Systems, FMS).

СМ, управление контентом, первоначально было связано с проектами веб-разработок. Сеть росла очень быстро и не могла избежать проблем масштабирования решений и мощных средств управления информацией. Уже в начале века компании-разработчики поняли эту проблему, откликнулись на спрос рынка и начали предлагать свои Content Management Systems (CMS). Но, в общем, конечно, веб-сайты – это только одно из возможных применений CMS. Следует отметить, что всегда существует и потребность в общем подходе, де-факто становящимся со временем стандартом отрасли. Так что СМ надо понимать как полный процесс сбора, управления и публикации контента независимо от особенностей конкретных средств и технологий.

Тогда же активно проводились эксперименты по повторному использованию фрагментов в документах, получаемых по запросу. Например, Dell давным-давно «собирала» руководства пользователей из общих модулей и из контента, относящегося к определенному продукту.

Таким образом, управление корпоративным контентом охватило все основные элементы, которые оказались действительно полезными и хорошо зарекомендовали себя в CM- и DM-системах. К традиционным типам контента (изображения, офисные документы, разнообразная графика, чертежи и потоки, выводимые на печать) добавились веб-страницы, электронная почта, насыщенные потоковым медиа информационные источники. Определение ECM и стало обобщающим понятием для категории технологий управления неструктурированным контентом.

Стратегия ЕСМ

ЕСМ 2002 море волнуется раз...
По результатам интервью со служащими оказывается, что ЕСМ можно, в принципе, применить где угодно. Такая диаграмма показывает, есть ли в этом смысл

Цель ЕСМ можно сформулировать достаточно четко: уменьшить затраты на создание, управление и распределение контента, одновременно эффективно поддерживая потребности предприятия.

Можно сказать, что это метод идентификации требований к контенту. На их основе он создается, дробится на фрагменты для повторного применения, управляется в определенных источниках, собираются запросы пользователей для более полного их удовлетворения.

Стратегия ECM включает три основных компонента – систему управления контентом, повторно используемый контент и средства организации совместной работы – и направлена на взаимодействие бизнеса (например, как денежных потоков) с контентом, людьми, процессами и инструментами.

Определение потребности в ЕСМ-системе начинается с аудита контента – учета информации в организации. Это одна из разновидностей консалтинга. В данном случае его цель состоит в том, чтобы проанализировать, как контент применяется, насколько часто это происходит повторно и как он поставляется затребовавшим его сотрудникам. Аудит на первой стадии проекта также используется, чтобы понять, как информация (и процессы, которые ее создают) может быть объединена, устраняя количество процессов «cut and paste».

Независимо от предполагаемой к внедрению системы консультанты обязательно зададут ряд относящихся к информации вопросов – от ответов на них зависит решение об использовании ЕСМ вообще. Вопросы могут быть такими:

  • сколько контента имеется в организации и как быстро растут его объемы;
  • сколько используется типов контента;
  • кому принадлежит контент, кто им управляет и кто его использует;
  • какой контент нужно хранить, в какой форме, как долго и т. д.

Несколько забегая вперед, нужно сказать, что в соответствии с сегодняшними тенденциями уже ставится задача поиска и удаления не использующегося в принятии решений контента. Первые обследования, где цель формулировалась именно так, удивили – оказалось, что обойтись можно без очень многого.

Впрочем, все равно объемы информации растут стремительно, и производителям систем хранения и управления корпоративным контентом в обозримом будущем ничто не угрожает. Все больше медийного контента создается частными пользователями, и, похоже, скоро они начнут обзаводиться домашними ЕСМ-системами, так сказать, «уровня квартиры».

Возвращаясь к корпоративной тематике, можно предположить, что типично ЕСМ-технологии будут охватывать процессы принятия важных управленческих решений и ключевые бизнес-процессы. В связи с этим далеко не лишним будет четкое понимание заказчиком того, во сколько обойдется внедрение новых возможностей: структурирование контента, добавление метаданных, поддержание актуальной таксономии и т. д.

ЕСМ 2002 море волнуется раз...
Одна из первых классических схем, описывающих жизненный цикл контента. С тех пор его типов, собственно, и не прибавилось

При оценке необходимости ЕСМ используется еще несколько методик (специфицирование требований к ЕСМ, определение добавленной ценности, стоимости и необходимых ресурсов и т.д.). Как правило, это обычные этапы корпоративных проектов, поэтому подробнее остановимся только на заключительном этапе – Content Object Portfolio.

Это – простой пример, который иллюстрирует шесть объектов контента с пятью параметрами. В приведенной диаграмме каждая точка представляет решение: целесообразно ли использовать ECM для того или иного объекта контента. Положение точки показывает относительную привлекательность технологии. Например, точки, которые имеют высокую ценность и низкие затраты ресурсов при внедрении (верхний левый квадрант DO) – явные кандидаты для обследуемого предприятия.

Напротив, технологии из правого нижнего квадранта, какими бы перспективными они ни казались с технической точки зрения ИТ-подразделений, для бизнеса компании не принесут ощутимой пользы (по крайней мере, в настоящее время). Это, в частности, означает, что к оценке необходимости использования ЕСМ нужно периодически возвращаться.

Группу CONSIDER следует изучить особенно тщательно – здесь ЕСМ-объекты требуют существенных затрат ресурсов для внедрения, но могут принести большую потенциальную пользу, особенно при их умелом применении.

Так что в первую очередь потенциальным пользователям ЕСМ-систем следует избавиться от заблуждения, что управление корпоративным контентом охватит все и вся и одним махом решит накопившиеся проблемы работы с информацией.

Применение ЕСМ

Известен пример использования данной методологии в крупной производственной фирме. Численность ее персонала достигала 30 тыс. человек, работало четыре основных бизнес-процесса, существовала большая корпоративная ИТ-инфраструктура (ее основу составляли ядро ERP-системы и несколько наследуемых приложений).

ЕСМ 2002 море волнуется раз...
Изящная перерисовка этого же жизненного цикла в исполнении Open Text. Принципиальное отличие – здесь нашлось место людям

По здравому размышлению область проекта была ограничена двумя бизнес-процессами, которые показали наибольшую потребность в ECM: разработки изделия (product development process, PD) и маркетинговой стратегии (marketing strategy process, MS).

За предыдущее десятилетие оба эти процесса на предприятии совершенствовались и развились в хорошо определенную совокупность видов деятельности, включая процедуры для сообщения и информационного обмена, обеспечивающие четкое управление производством. Компания намеревалась улучшить взаимодействие между этими процессами, запустив программу управления контентом предприятия. Ее основной целью было обеспечение доступа к контенту, размещенному в сетях (интранет, экстранет, Интернет), на множестве страниц рабочих групп и офисных документов.

Основываясь приблизительно на тридцати интервью с сотрудниками различного уровня и объективных технических показателях (численности персонала, используемых приложениях, видах деловой деятельности и т. д.), было выявлено, что процесс PD создает огромное количество неофициальных информационных продуктов (помимо 40 обязательных формальных документов, включая, например, спецификации продуктов, типично состоящие из 1400 страниц каждый). К неофициальным документам относились, в частности, новости и брошюры, рассчитанные приблизительно на ознакомление с ними 250 тыс. человек, и 15 млн интернет-страниц, создаваемых 500 сотрудниками.

Данные, сообщения, страницы и документы Office поступали из многих рабочих групп и систем. Получение бизнес-плана от подразделений являлось «кошмаром», а ввод контента в используемые корпоративные приложения часто вызывал сложности из-за их неоптимальной настройки.

В результате обследования были оценены приблизительно 20 объектов и 100 пунктов, для которых затем строилась диаграмма разброса. Это стало первым шагом на пути к разработке стратегии ECM.

Что дальше?

Согласно описанной методике контент-объекты могут быть перечислены в рамках каждого бизнес-процесса и его составляющих, а затем отобраны по критериям приносимой ими добавленной ценности и затратах на их создание, обработку и управление.

ЕСМ 2002 море волнуется раз...

Добавленная ценность используемого контента может быть определена по значениям показателей минимальной сложности: поиска, распространения, повторного применения, отслеживания изменений и связи с другими фрагментами контента. Затраты определяются по совокупности таких факторов, как структурирование содержания, добавление метаданных, обновление таксономии. Расходы на организацию ECM зависят в определенной степени и от существующей ИТ-архитектуры. Значит, методология ECM portfolio decision может (и должна) использоваться, чтобы определить дальнейшее планирование инвестиций в ИТ-архитектуру.

Таким образом, ECM не является просто неким аппаратно-программным решением. Это методология, которая позволяет определить и установить отношения между ИТ-архитектурой, бизнес-процессами и корпоративным контентом. И (простите за несколько назидательное заключение) это подтверждает известное положение о том, что инвестиции никогда не делаются на пустом месте, но основываются на существующих технологиях, знаниях и ресурсах фирмы.

В следующей статье Темы номера мы постарались показать, как изменились представления о ЕСМ за последние пять лет, как выглядит сегодня данный сегмент ИТ-рынка и кто его главные игроки, законодатели мод в управлении корпоративным контентом.

ЕСМ с открытым кодом

ЕСМ 2002 море волнуется раз...
Несмотря на неcколько ироничное отношение клиентов к Open Source ЕСМ, все же стоило бы ознакомиться с решениями, по крайней мере Alfresco

Раз уж мы заговорили о методологии первого этапа внедрения систем управления контентом, нельзя обойти вниманием еще один вопрос. В основном, необходимость тщательного обследования диктуется высокой стоимостью приобретения, поддержки и перехода на ЕСМ-системы. Тогда весьма заманчивой кажется идея использования аналогичного ПО, которое достается практически без затрат, если сравнивать с коммерческим внедрением. Не секрет, что чуть ли не до последнего времени (не поручимся, что не до сих пор) ИТ-подразделения многих компаний, сидящих на голодном пайке своих ИТ-бюджетов, продолжают экспериментировать в данной области.

Разумеется, Open Source сообщество, со своей стороны, не осталось без систем управления контентом, разработанных на принципах открытого исходного кода. В его описаниях традиционно приводились (и приводятся) характерные плюсы данного вида ПО: дешевизна и возможность анализа кода.

Но уже много раз говорилось, что дешевизна часто оказывается обманчивой, поскольку связана с поддержкой, обновлением, решением возникающих не известных ранее проблем и т. д. Если система управления находится в режиме рабочей эксплуатации, то стремление задешево получить качественный продукт порой может обернуться полным разорением отважившейся на это компании. Анализ кода – отличная вещь, если у вас есть армия бесплатных специалистов для этого или владелец просто желает наслаждаться самой возможностью, ни разу не использовав ее.

Да и вообще, сообщество здесь предпочитает подходить с другого конца: вот, мол, у нас есть Open Source продукты класса ЕСМ. Мы призываем следовать нашему примеру разработчиков, выпускающих подобное коммерческое ПО, и тогда потребитель получит одновременно и качественные, и дешевые, и безопасные продукты. На это поставщики серьезных систем могут, как несложно догадаться, только хмыкнуть.

Пока же на Open Source ПО строят в основном информационные веб-сайты, сетевые периодические издания, относительно небольшие совместные рабочие пространства и различные онлайн-сообщества.

Это подтверждает неофициальный опрос, проведенный внутри сообщества любителей Open Source. Автор сделал совершенно очевидный, хотя и неприятный для энтузиастов вывод: констатировал, что пользователи, видимо, поумнели и рассматривают сегодня имеющееся ЕСМ ПО с открытым кодом примерно как массовку, сопровождающую грандов данного сектора рынка. Он также отметил, что ожидал гораздо большего процента ответов, связанных с понижением стоимости лицензий – но покупатели уже не ловятся на эту приманку.

Еще Козьма Прутков мудро говорил: «Кто мешает сделать порох неподмокаемым?». Дело за «малым»: сделайте ЕСМ ПО, которое по функциональным возможностям, масштабируемости, уровню безопасности и другим значимым параметрам будет близким к коммерческим системам высшего класса, и гордо откажитесь брать за него деньги – и покупатели к вам потянутся. Как бы не так. Для этого нужно инвестировать в разработку миллиарды и привлечь многотысячную и хорошо организованную армию разработчиков. Чего в Open Source фирмах нет и не предполагается в дальнейшем, особенно в свете тенденции укрупнения коммерческих компаний и выпускаемых ими систем.

Уровень же имеющихся ЕСМ-систем с открытым кодом читатель может оценить самостоятельно, пользуясь приведенной диаграммой и любой поисковой системой по собственному выбору.

0 
 

Напечатать Отправить другу

Читайте также

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT