Движение – жизнь

«Джонсон и Джонсон Украина» использует решение на базе системы управления предприятием Microsoft Dynamics NAV с момента открытия в 2008 г. и с помощью партнера, компании SMART business, постоянно развивает его, расширяя возможности и совершенствуя взаимодействие как между структурными подразделениями внутри корпорации, так и с партнерами.

Американская корпорация Johnson&Johnson – известный в мире производитель косметики, товаров для гигиены, а также продукции медицинского назначения, чья история насчитывает без малого 130 лет. Оборот предприятия в 2013 г. превысил 71 млрд долл. В семейство входят 275 дочерних компаний в 60 странах, а продукция Johnson & Johnson продается в более чем 175 странах.

Владимир Федорец: «На сегодня система покрывает 90% наших бизнес-процессов. Microsoft Dynamics NAV позволяет не только успешно решать существующие задачи и полностью соответствует нашим текущим потребностям, но и предоставляет широкие возможности по масштабированию»

На территории нашей страны Johnson&Johnson развивает три основных продуктовых направления. Подразделение потребительских товаров, одно из старейших в компании, представлено широким ассортиментом средств по уходу за детской кожей (ТМ Johnson’s Baby), полостью рта (Reach, Listerine), косметическими продуктами для лица и тела (Clean & Clear, RoC и др.), средствами личной гигиены (o.b., Carefree) и пр. Также есть еще направления продукции медицинского назначения и фармацевтических препаратов.

По сути Johnson&Johnson – это крупная транснациональная корпорация с производственными мощностями и торговыми представительствами во многих странах. Корпоративным стандартом в области ERP можно назвать SAP. Однако, поскольку в каждой стране есть свои особенности бухгалтерского учета, да и обороты существенно разнятся, локальные дочерние структуры имеют определенную свободу выбора в части системы управления предприятием.

В 2008 г. в процессе открытия компании «Джонсон и Джонсон Украина» встала задача оперативного развертывания ERP-системы. Конечной целью было создание единой информационной системы, которая позволила бы автоматизировать весь цикл продаж, включая процессы закупок и продаж, финансовый и складской учет. Поскольку при существующих масштабах бизнеса в стране внедрение SAP представлялось неоправданно затратным, как с точки зрения стоимости внедрения, так и поддержки, в качестве альтернативных вариантов рассматривались SunSystems и Microsoft Dynamics NAV. В итоге выбор был сделан в пользу последней, как наиболее гибкой и соответствующей потребностям предприятия.

На сегодня в системе работает около полусотни пользователей. Основными пользователями решения являются два отдела – финансовый (бухгалтерия плюс финансовый анализ) и Supply Chain (складской и количественный учет, включая обработку заказов и отгрузки).

В нашей стране Johnson&Johnson занимается операциями, связанными с поставками импортной продукции и ее сбытом через дистрибьюторскую сеть. На данный момент сводный прайс-лист направления потребительских товаров включает свыше 430 ассортиментных позиций продукции группы FMCG и около трех десятков наименований безрецептурных препаратов. Партнерская сеть «Джонсон и Джонсон Украина» состоит из 25 компаний. Часть из них – так называемые ключевые клиенты, в число которых входят торговые сети национального масштаба.

Интересно, что проект внедрения системы финансового учета на базе Microsoft Dynamics NAV фактически стал лишь отправной точкой. С момента развертывания решение непрерывно развивается, а некоторые из реализованных после этого интеграционных проектов по трудозатратам были едва ли не более емкими, чем начальное внедрение. Подразделения «Джонсон и Джонсон Украина» не просто активно используют систему в работе, а регулярно выступают инициатором расширения ее существующих возможностей. В том числе за счет интеграции с другими системами автоматизации бизнеса.

Сопровождением и развитием системы на постоянной основе занимаются: два специалиста от заказчика и консультанты SMART business. Со стороны интегратора речь идет о ключевых консультантах по направлению финансов и логистики. Причем постоянный состав команды – одно из важных требований клиента. Поскольку, по мнению представителей компании, это является залогом стабильности работы системы в условиях постоянных модификаций, вносимых в функционал. Количество привлекаемых разработчиков меняется и зависит от особенностей каждого конкретного проекта. Благодаря особенностям системы, какие-то небольшие изменения и доработки технические специалисты Johnson&Johnson могут вносить своими силами. В более сложных случаях в качестве подрядчика неизменно выступает SMART business. Причем, речь идет как о разработке новых модулей или интеграции существующих, так и о консалтинговых услугах.

Одним из первых интеграционных проектов было налаживание взаимодействия с системой электронного обмена документами с клиентами EDI. Это позволило существенно ускорить и упростить ведение документооборота, особенно на участке обработки заказов от клиентов.

Затем был довольно непростой проект интеграции с корпоративной системой планирования на базе SAP в регионе EMEA (Europe, the Middle East & Africa). В этой системе осуществляется планирование выпуска продукции на заводах по всей Европе и в России. Следует отметить, что украинский офис получает товар из единого логистического центра, который аккумулирует поставки с производственных предприятий корпорации. Соответственно система планирования работает по всей цепочке поставок, начиная от прогнозирования спроса, с учетом текущей динамики и накопленной статистики продаж за истекшие периоды.

В ходе этого проекта была реализована интеграция в части модуля APO (advanced planner & optimizer). В результате, теперь на планирование объемов выпуска продукции на заводе, скажем, где-нибудь во Франции влияет, в том числе, статистика движения товаров на украинском складе.

Следует отметить, что «Джонсон и Джонсон Украина» использует складскую логистику внешнего провайдера. На сегодня по направлению средств гигиены эти услуги ей оказывает компания DHL, а по фармацевтической продукции – «Биокон».

Соответственно были реализованы также два проекта интеграции со складскими системами WMS (warehouse management systems) этих компаний (на базе 1C и Oracle). Это позволило в значительной мере автоматизировать ежедневные рутинные операционные процессы. Схематически это выглядит следующим образом: менеджер компании формирует заказ в системе на базе Microsoft Dynamics NAV, который затем передается как распоряжение на отгрузку непосредственно на склад, скажем DHL, там его обрабатывают и сотрудник Johnson&Johnson получает ответ в системе. В общей сложности обрабатывается около десятка событий: оприходовано, заявка на отгрузку, фактически отгружено, перемещения между складами (изменение статуса продукта) и т.д. При этом весь процесс максимально автоматизирован и количество затрачиваемого времени и возможных ошибок сведено к минимуму.

«Особенностью этого клиента является очень сложная система ценообразования. Поскольку компания реализует только то, что производит сама, номенклатура у нее не такая большая, как у крупных мультивендорных дистрибьюторов. Но с точки зрения методик ценообразования у них очень много моделей и вариантов цены, в зависимости от целого ряда условий (специальные условия, скидка за совместный маркетинг, сезонные или событийные акции, комплекты и т.п.). И без автоматизированной системы все это правильно посчитать и учесть было бы просто не реально, – отмечает Кирилл Руднев, директор по продажам компании SMART business. – Кроме того, свой отпечаток на процессы, в т.ч. ценообразования, накладывают требования корпоративного аудита в рамках SOX, где выдвигается ряд требований к разделению прав доступа в системе, и, среди прочих, существенные ограничения на ручные изменения ценовых параметров при обработке заказов от клиентов. Система рассчитывает цену исходя из текущих торговых условий клиента, опций заказа (условий отгрузки и доставки) и текущих программ лояльности (специальные ценовые предложения с дополнительными скидками)».

Еще один проект состоял в подключении к системе финансового учета подразделения продукции фармацевтического назначения. Его особенность заключалась в том, что с точки зрения бухгалтерского учета Украины этот департамент, как и направление потребительских товаров, относится к одному юридическому лицу. А с позиций внутреннего корпоративного учета – это разные подразделения. Поэтому финансовая отчетность у них должна быть отдельная. Чтобы разграничить внутренний учет, были настроены схемы учета и взаимоучета услуг и оплат, в зависимости от того, по какому подразделению проходит та или иная операция, а также разнесения административных затрат.

Кроме того, в прошлом году был завершен проект по оптимизации учета затрат по международным стандартам. В основном, он был направлен на их отображение в реальном режиме времени (то, что в международном учете называется accrual). Суть проекта состояла в том, что затраты необходимо отображать в отчетности по факту их свершения, а документальные подтверждения, как правило, можно получить в лучшем случае в середине следующего периода. Таким образом, была произведена не только оптимизация участка финансовой отчетности, которая до этого момента основывалась на ручной работе финансового отдела, но и внедрен контроль активностей и бюджетов.

Также была осуществлена интеграция с Microsoft SharePoint Server. С помощью этого продукта реализован сложный бизнес-процесс добавления информации о новых товарах в ERP. Он представляет собой поэтапное заполнение полей специалистами разных отделов, включает систему уведомлений по электронной почте, а также утверждение внесенных данных менеджерами с использованием электронных подписей.

Как уже упоминалось ранее, одной из интересных особенностей данного примера использования ERP-системы является то, что компания «Джонсон и Джонсон Украина» очень динамичная и, расширяя свой бизнес, она постоянно внедряет какие-то инновации. Вслед за этим последовательно развивается и система управления предприятием. Каждый год внедряются новые модули и расширяются возможности решения. Соответственно, те или иные проекты идут практически постоянно.

Например, в ближайших планах обновление платформы – переход с используемой сейчас Microsoft Dynamics NAV 4 на версию 2013 R2. Одной из причин этой модернизации является прекращение официальной поддержки от вендора, на что завязана поддержка локализации – функциональности, связанной с украинским налоговым и бухгалтерским учетом и отчетностью. Последнее время для поддержания решения в актуальном состоянии предприятие за дополнительные деньги заказывает необходимые доработки у партнера.

Кроме того, текущая версия системы работает на локальном сервере, расположенном в офисе «Джонсон и Джонсон Украина». В то время, как в соответствии с веяниями времени региональным подразделениям рекомендовано переходить на хостинг в европейском корпоративном ЦОДе. Старая версия еще не позволяет этого сделать, а вот новая – даст возможность развернуть полноценную трехуровневую архитектуру и перенести серверы в современную виртуализованную инфраструктуру.

Также, для новой версии платформы изменена система лицензирования. Предполагается, что переход на нее позволит компании несколько сэкономить на лицензиях для пользователей, нуждающихся в минимуме функций.

«На сегодня система покрывает 90% наших бизнес-процессов. Microsoft Dynamics NAV позволяет не только успешно решать существующие задачи и полностью соответствует нашим текущим потребностям, но и предоставляет широкие возможности по масштабированию», – говорит Владимир Федорец, ведущий специалист по ИТ и бизнес-коммуникациям «Джонсон и Джонсон Украина».

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365