`

СПЕЦИАЛЬНЫЕ
ПАРТНЕРЫ
ПРОЕКТА

Архив номеров

Как изменилось финансирование ИТ-направления в вашей организации?

Best CIO

Определение наиболее профессиональных ИТ-управленцев, лидеров и экспертов в своих отраслях

Человек года

Кто внес наибольший вклад в развитие украинского ИТ-рынка.

Продукт года

Награды «Продукт года» еженедельника «Компьютерное обозрение» за наиболее выдающиеся ИТ-товары

 

Дмитрий Луговой

Долой бюрократию! Или как ускорить процесс согласования в корпорациях

+24
голоса

Понятно, что каждая компания по-своему уникальна и имеет свой личный набор уникальных проблем. Однако существует одна общая проблема или, скорее, сложность, которая объединяет всех нас — это бюрократия, т.е. длинный и затратный по времени процесс согласования чего-либо, в том числе и документации. Сегодня я расскажу Вам, каким образом система управления метаданными (СУМ) поможет в решении этой проблемы.

В каждой зрелой компании ежегодно проходят процесс согласования сотни документов, которые определяют внутренние стандарты, бюджеты отдельных департаментов и компании в целом, описывают показатели (KPI), по которым будет проводиться оценка результативности сотрудников и т.д. Из-за разного понимания информации процесс согласования таких документов занимает достаточно много времени, и чаще всего это приводит к тому, что документы утверждаются значительно позже требуемого срока. Ярким примером проблем в согласовании документа может служить государственный бюджет Украины, который составляется и координируется в течение года, но из-за сложностей в согласовании принимается значительно позже положенного срока (бюджет Украины на 2013 год был принят только 4 апреля 2013 года).

Система управления метаданными обладает встроенными и гибко настраиваемыми бизнес-процессами для согласования и утверждения любой информации в компании. С помощью таких бизнес-процессов можно значительно сократить время, затрачиваемое сотрудниками на работу с информацией, контролировать ее изменение, а также упростить процессы распространения информации и предоставления доступа к ней всем заинтересованным сотрудникам.

На очень упрощенном примере создания нового бизнес-объекта (показателя) я постараюсь объяснить, как это работает:

  • Ответственный за создание и утверждение показателей сотрудник создает в СУМ бизнес-объект с типом «Показатель», задает его первичное определение, описывает его атрибуты, формулу расчета и т.д., а также запускает бизнес-процесс по его согласованию.

  • Сотрудники, эксперты предметной области, к которой относится данный показатель, получают на свои почтовые адреса уведомления о новом показателе и задачи по его согласованию.

  • Эксперты заходят в СУМ и в режиме комментирования согласовывают* правильность заданных определений и всех его атрибутов.

  • После того как эксперты пришли к единому мнению, данный показатель отправляется на окончательное утверждение к непосредственному владельцу информации, таким человеком в компании обычно является CIO(который может делегировать свои полномочия в виду большой занятости).

  • Владелец информации может утвердить определение данного показателя, тогда показатель становится стандартом в компании, или снова отправить данный показатель на согласование, сопроводив своими комментариями.

* если в течение обусловленного времени эксперты не могут выработать однозначное мнение относительно бизнес-объекта, ответственный за процесс согласования сотрудник должен вовлечь в процесс дополнительных экспертов или эскалировать данный процесс выше, передав информацию сотрудникам, обладающим правом принимать решения.

При обнаружении каких-либо изменений в уже существующих метаданных система управления метаданными автоматически разошлет уведомления об этом всем заинтересованным сотрудникам. Так мы исключим использование устаревшей информации, что положительно скажется на качестве всей информации в компании в целом.

+24
голоса

Напечатать Отправить другу

Читайте также

Дмитрий, не могу не обратить Ваше внимание на применимость аналогий для освещения предмета статьи. Если бы "бюджет Украины" был упомянут в лиде, то это смотрелось бы натянуто, но допустимо. Но в конце второго абзаца...
Ассоциации, которые возникли у меня, очень далеки от темы статьи.

Если в компании бардак в вопросах управления - никакие СУМ никогда не помогут. Хаос автоматизировать невозможно ...

При наличии бардака или при его отсутствии, согласование информации с помощью электронных писем по факту является зоной риска и тормозом в этом процессе. Автоматизировать процессы предлагается с помощью специализированного софта, предварительно определив зоны ответственности и назначив ответственных. Ничего не делать тоже мне кажется не вариант...

Автоматизировать процессы предлагается с помощью специализированного софта, предварительно определив зоны ответственности и назначив ответственных

А эскалация? Ушёл "отвественный" в отпуск и все остальные курят бамбук.

Само-собой вы сейчас ответите что "это предусмотрено". Это у вас предусмотрено, а "у них" чаще бывает когда один ушёл в отпуск, а второй заболел/забыл/забил и так далее. И пока на самый верх не напишешь письмо, и пока сверху не спустится "волшебный пендель", дело с места не сдвинется.

Чем больше занимаюсь технологиями, автоматизацией, документацией - тем больше убеждаюсь что проблема не в технологиях, а в людях, и правильный бизнес надо начинать с психолога на собеседовании.

Разруха не в клозетах, а в головах.

Вы правы. Начинать нужно с людей. Существует много подходов и самый простой это наказывать рублем за невыполнение KPI'ев - забыл/забил/просто не выполнил задачу в срок значит "-Х" к премии. Есть более гуманные методы, но тем не менее все сводятся к тому, что нужен контроль. Надеяться на то, что бардак рассосется сам собой бессмысленно :(

P.S. конечно эскалация и делегирование в системе есть ;)

как только начнётся "-Х" к премии - так сразу на вашу систему начнут сыпаться тысячи жалоб - "она глючит", "тут не предусмотрено это и это", "тут же невозможно работать, вот смотрите что оно выдаёт", "а тут окошко пропало на задний план, конечно же я его не заметил, плохая система"

 
 
IDC
Реклама

  •  Home  •  Рынок  •  ИТ-директор  •  CloudComputing  •  Hard  •  Soft  •  Сети  •  Безопасность  •  Наука  •  IoT