SharePoint как платформа для организации документооборота

Несложную систему электронного документооборота можно при желании самостоятельно создать на базе Windows SharePoint Services 3 и Microsoft Office 2007. Не исключено, что для кого-то это окажется тем самым случаем, когда затрата 20% усилий позволит решить 80% проблем.

Даже довольно простой рабочий процесс утверждения документа имеет много параметров: список участников, режим, критерии успешного завершения и отмены

По мнению многих специалистов, наведение порядка в документообороте компании в первую очередь зависит от организационно-дисциплинарных мер, а не от уровня автоматизации. Поэтому приобретение даже самого совершенного программного пакета не обеспечит нового качества работы. С другой стороны, заставлять сотрудников соблюдать правила обращения с документами, не предлагая никакого программного инструмента, тоже не вполне корректно. Тем более что таким помощником может выступить бесплатный компонент Windows SharePoint Services 3.0 (WSS).

На страницах «Компьютерного Обозрения» уже неоднократно рассматривалась линейка продуктов SharePoint от Microsoft, в которую, кроме бесплатного WSS, входит более функциональный коммерческий Office SharePoint Server 2007. Напомним, что в нулевом приближении SharePoint представляет собой веб-портал для хранения электронных документов с джентльменским набором сервисных операций над ними.

Для любой системы электронного документооборота единое централизованное хранилище документов – обязательный компонент, в этом смысле SharePoint вполне подходит архитектурно, а имеющиеся в нем функции способны решить основные задачи по управлению документами. Стоит также заметить, что SharePoint переведен на русский и украинский языки и отлично интегрируется с Microsoft Office.

Итак, давайте рассмотрим, какие элементы документооборота реализуются с помощью SharePoint.

Канцелярия

На базе SharePoint достаточно легко автоматизировать канцелярию, т. е. базовые операции работы с документами, которые присущи любой системе документооборота. Это хранение, учет входящих, исходящих и внутренних документов, ведение карточек документов, поиск по атрибутам и содержимому. Все эти функции обеспечиваются встроенными возможностями библиотек SharePoint, их нужно только должным образом настроить – создать отдельные библиотеки для документов различных типов, добавить необходимые колонки-атрибуты, указав правила их заполнения и индексации. Интуитивно понятный пользовательский интерфейс позволяет выполнить подобную настройку SharePoint сравнительно быстро, дальше – вопрос в соблюдении сотрудниками установленных в компании правил. А из технических аспектов следует выделить два наиболее интересных.

Во-первых, каждой библиотеке документов SharePoint может быть присвоен отдельный e-mail-адрес (в почтовом домене компании), так что сам SharePoint будет принимать документы по электронной почте (во вложениях), раскладывать их по каталогам в соответствии с установленными правилами и автоматически заполнять некоторые поля карточек. Весьма удобная возможность – скажем, полученный от заказчика документ автоматически попадает в SharePoint, регистрируется как входящий, а дальше, уже внутри организации, пересылается только ссылка на него. В реальности, конечно, входящие письма чаще всего поступают в бумажном виде, так что для размещения в SharePoint их придется отсканировать.

Во-вторых, SharePoint позволяет определить шаблоны для всех типов документов (письмо, приказ, служебная записка и т. п.), привязать их к соответствующим библиотекам и таким образом обеспечить возможность создания единообразных документов в правильном месте.

Подготовка документов

SharePoint Designer позволяет создавать сложные многошаговые рабочие процессы

При создании самых простых документов, например, исходящих писем, можно обойтись стандартным шаблоном, вписать туда нужный текст, присвоить ему исходящий номер и распечатать на фирменном бланке. С этим без труда справляется один человек. Для более сложных ситуаций, когда документ готовят несколько сотрудников, SharePoint располагает стандартными функциями контроля версий – при изменении файла ему присваивается новый номер, а старая версия сохраняется нетронутой, таким образом, всегда можно увидеть, кто, когда и какие коррективы вносил, и при необходимости вернуться к прежнему варианту.

Для удобства совместной работы над документом в SharePoint можно создать отдельную область (специализированный сайт), где размещаются все требуемые материалы, распределяются обязанности, планируются обсуждения.

Когда документ подготовлен, его обычно согласовывают с заинтересованными сторонами и утверждают. Для этого можно использовать электронную подпись, поставить которую, к примеру, позволяет Microsoft Office (те же Word или Excel). Средствами же SharePoint в данном случае можно перечислить всех тех, чьи подписи нужны, разослать им соответствующие оповещения, следить за ходом согласования, а по получении последней визы перевести документ в категорию утвержденных, и, скажем, отправить его по положенному адресу. А для организации подобных сценариев в SharePoint служат...

Рабочие процессы (Workflow)

Для любой библиотеки SharePoint можно задать рабочие процессы, которые должны выполняться с хранящимися в ней документами. Запуск рабочего процесса происходит или автоматически при добавлении нового или изменении существующего документа, или в ручном режиме. В SharePoint стандартно присутствует несколько заготовок для сбора отзывов и подписей, утверждения.

Функционирует этот механизм примерно следующим образом. Предположим, ваш коллега разработал документ, разместил его в SharePoint и запустил рабочий процесс «Сбор отзывов», включив вас в список тех, чье мнение его интересует. Вы получаете уведомление, открываете список задач на портале SharePoint (или в программе Outlook, если к ней подключены задачи из SharePoint) и видите новую – «Просмотреть такой-то документ и дать свои замечания до такого-то числа». Задачу можно перепоручить кому-то другому или выполнить самому. Для этого достаточно по указанной ссылке открыть документ и, если требуется, внести коррективы. Затем для задачи нужно установить статус «Выполнено», и как только то же самое проделают все участники, рабочий процесс будет успешно завершен, а автор документа соответствующим образом оповещен. Если же отзывы вовремя не поступят, по списку задач будет сразу видно, кого следует поторопить.

Именно рабочие процессы SharePoint и позволяют формализовать документооборот – как сценарии действий, необходимых при появлении или изменении тех или иных документов. Некоторые из этих действий, в свою очередь, могут приводить к созданию новых или изменению существующих документов и т. д.

SharePoint дает возможность разрабатывать новые рабочие процессы с помощью SharePoint Designer (правда, данный компонент входит только в enterprise-редакцию Microsoft Office 2007). Это довольно интересный инструмент, посредством которого можно создавать сложные многошаговые последовательности, совершенно не прибегая к программированию. Однако на освоение этого конструктора потребуются усилия и время, да и пользоваться им нужно осторожно. К примеру, очень легко создать рабочий процесс, который автоматически запускается при изменении данных и сам их изменяет. Такой бесконечный цикл легко выведет из строя портал SharePoint, так что придется провести восстановительные работы.

Вообще SharePoint – это первая и пока единственная серьезная система, использующая стандартный движок рабочих процессов Windows Workflow Foundation (WF, составляющая Microsoft .NET 3.0). И хотя отдельные аспекты такого решения требуют дальнейшего развития и усовершенствования, уже сейчас несложно предсказать, что вскоре SharePoint станет одной из основных платформ для автоматизации документооборота.

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365