Долой бюрократию! Или как ускорить процесс согласования в корпорациях

30 июль, 2013 - 10:19Дмитрий Луговой

Понятно, что каждая компания по-своему уникальна и имеет свой личный набор уникальных проблем. Однако существует одна общая проблема или, скорее, сложность, которая объединяет всех нас — это бюрократия, т.е. длинный и затратный по времени процесс согласования чего-либо, в том числе и документации. Сегодня я расскажу Вам, каким образом система управления метаданными (СУМ) поможет в решении этой проблемы.

В каждой зрелой компании ежегодно проходят процесс согласования сотни документов, которые определяют внутренние стандарты, бюджеты отдельных департаментов и компании в целом, описывают показатели (KPI), по которым будет проводиться оценка результативности сотрудников и т.д. Из-за разного понимания информации процесс согласования таких документов занимает достаточно много времени, и чаще всего это приводит к тому, что документы утверждаются значительно позже требуемого срока. Ярким примером проблем в согласовании документа может служить государственный бюджет Украины, который составляется и координируется в течение года, но из-за сложностей в согласовании принимается значительно позже положенного срока (бюджет Украины на 2013 год был принят только 4 апреля 2013 года).

Система управления метаданными обладает встроенными и гибко настраиваемыми бизнес-процессами для согласования и утверждения любой информации в компании. С помощью таких бизнес-процессов можно значительно сократить время, затрачиваемое сотрудниками на работу с информацией, контролировать ее изменение, а также упростить процессы распространения информации и предоставления доступа к ней всем заинтересованным сотрудникам.

На очень упрощенном примере создания нового бизнес-объекта (показателя) я постараюсь объяснить, как это работает:

  • Ответственный за создание и утверждение показателей сотрудник создает в СУМ бизнес-объект с типом «Показатель», задает его первичное определение, описывает его атрибуты, формулу расчета и т.д., а также запускает бизнес-процесс по его согласованию.

  • Сотрудники, эксперты предметной области, к которой относится данный показатель, получают на свои почтовые адреса уведомления о новом показателе и задачи по его согласованию.

  • Эксперты заходят в СУМ и в режиме комментирования согласовывают* правильность заданных определений и всех его атрибутов.

  • После того как эксперты пришли к единому мнению, данный показатель отправляется на окончательное утверждение к непосредственному владельцу информации, таким человеком в компании обычно является CIO(который может делегировать свои полномочия в виду большой занятости).

  • Владелец информации может утвердить определение данного показателя, тогда показатель становится стандартом в компании, или снова отправить данный показатель на согласование, сопроводив своими комментариями.

* если в течение обусловленного времени эксперты не могут выработать однозначное мнение относительно бизнес-объекта, ответственный за процесс согласования сотрудник должен вовлечь в процесс дополнительных экспертов или эскалировать данный процесс выше, передав информацию сотрудникам, обладающим правом принимать решения.

При обнаружении каких-либо изменений в уже существующих метаданных система управления метаданными автоматически разошлет уведомления об этом всем заинтересованным сотрудникам. Так мы исключим использование устаревшей информации, что положительно скажется на качестве всей информации в компании в целом.