Citia BTC представляет решение для управления печатным документо­оборотом и его оптимизации

Проблема сокращения затрат актуальна как никогда. Но есть статьи расходов, контролю и уменьшению которых во многих компаниях пока не уделяется должное внимание – к примеру, печать офисных документов.

Алексей Чапко: «Мы разработали концепцию комплексного подхода к решению проблем роста затрат на печать, состоящую из нескольких этапов»

Арношт Матейка: «Благодаря решениям Y Soft у вас есть возможность всегда знать кто, когда и по какой причине потратил расходные материалы на печать»

Так выглядит терминал системы SafeQ от Y Soft, который может быть размещен на принтере или МФУ общего доступа

Именно данный вопрос стал темой семинара, который Citia BTC, вот уже 8 лет специализирующаяся в Украине на решениях в области управления эффективностью бизнеса, провела 25 сентября совместно с ее партнерами – Y Soft и «Коника Минолта Украина».

Открывая мероприятие, директор по стратегическому развитию Citia BTC Геннадий Армашула подчеркнул особую важность нового направления деятельности компании, связанного с оптимизацией печатного документооборота и управления им.

Далее консультант по развитию бизнеса Алексей Чапко презентовал слушателям разработанную специалистами фирмы комплексную методику, позволяющую существенно сократить затраты путем эффективного управления процессом вывода офисных документов. Как отметил г-н Чапко, среди причин роста расходов на печать в компаниях наиболее важными являются отсутствие систематического анализа затрат, контроля за использованием сотрудниками принтеров и МФУ, единого поставщика расходных материалов и услуг, а также эксплуатация множества персональных устройств, нуждающихся в большом количестве дорогостоящих картриджей. Методика Citia BTC, в частности, предполагает: глубокий и всесторонний анализ офисного документооборота и связанных с ним расходов, по его результатам – оптимизацию парка печатающей техники путем замены массы персональных аппаратов на гораздо меньшее количество мощных сетевых МФУ, разработку четкой политики использования последних сотрудниками в зависимости от стоящих перед ними задач, внедрение высокотехнологичной системы контроля и мониторинга процессов печати, копирования и сканирования, а кроме того – работу в качестве единого партнера по поставке расходных материалов и сервисных услуг с понятной и четкой системой оплаты. По словам г-на Чапко, такое комплексное решение позволит снизить общую стоимость владения парком устройств и объем вывода документов на 15–60%.

Во второй части семинара менеджер проектов компании Y Soft Арношт Матейка (Arnost Matejka) представил слушателям программно-аппаратный комплекс SafeQ, созданный Y Soft и предлагаемый Citia BTC в качестве инструмента для анализа, контроля и управления процессами печати, копирования и сканирования в рамках предлагаемой концепции оптимизации документооборота. Ядром комплекса является общий сервер печати, на который направляются все задания с рабочих мест. С помощью особого терминала, располагаемого на каждом принтере или МФУ, сотрудник магнитной картой или PIN-кодом идентифицирует себя и направляет свое задание с сервера на устройство для печати. Преимущество такой системы в том, что задание может быть выведено на любом ближайшем к сотруднику аппарате – экономится время, нивелируется опасность невыполнения работы из-за поломки одного устройства, обеспечивается конфиденциальность. Те же терминалы открывают доступ к функциям копирования и сканирования. Параллельно все данные о пользователе и проводимой работе сохраняются на сервере и служат для текущего контроля и автоматического формирования отчетов – кто, сколько и каких работ сделал за конкретный период времени. Кроме того, возможно устанавливать разные права и ограничения для сотрудников или отделов – к примеру, лимит копий, запрет на цветную печать, тип выводимого документа.

В завершение представители фирм-участников продемонстрировали слушателям эффективную работу комплекса SafeQ в связке с новейшими сетевыми МФУ Konica Minolta.

Фото: Александр Макаренко