Думаю для многих интеграторов, консультантов, а также пользователей западных ERP-систем известен термин "Аудиторский след (wiki)"
По сути, аудиторский след означает возможность определения времени и автора создания финансовой транзакции, или другими словами проводки в журнале операций по бухгалтерскому, налоговому, управленческому, МСФО или другому плану счетов.
Для 1С:Предприятие уже существуют множество решений, позволяющих отслеживать изменения в документах и справочниках, но зачастую использование таких продуктов не дает ответа, на банальные вопросы:
• Почему изменились обороты и сальдо по счету или по аналитике счета?
• Что поменялось в проводках с момента подачи отчета о финансовых результатах или баланса?
Отсутствие возможности ведения протоколов аудита в 1С:Предприятие давало преимущество основным игрокам ERP и повод для критики "1С". Не взирая на мощь и наличие инструментов управления ресурсами предприятия, большинство продвигают свои системы в большей части внедрений как надежное средство ведения финансового учета, в т.ч. по стандартам местным стандартам бухгалтерского учета, а также для GAAP, IFRS.
Наличие в крупных ERP аудита операций усиливает это преимущество, которое высоко ценят как собственники, так и пользователи систем, включая финансовых менеджеров и бухгалтеров.
В чем же сложность решения данной задачи в типовой 1С?
Все мы знаем, что сила 1С в ее гибкости, и как следствие в этом же оказалась ее слабость!
В данном случае под гибкостью я имею в виду возможность, изменять документы, перепроводить их в т.ч. задним числом, или даже удалять их при наличии соответствующих прав и желания. Кроме того алгоритмы проведения могут также меняться программистами, так что при последующем проведении, например в конце месяца можно получить другие результаты в виде проводок.
Все эти возможности можно ограничивать, запрещать и т.п., но реалии ведения бизнеса и особенности инструментов 1С, зачастую навязывают нам именно такой стиль работы с документами и операциями.
Получается, налицо ключевое отличие между 1С и многими западными системами, в которых окончательно сделанную транзакцию нельзя удалить или изменить:
в западных системах любые исправления делаются, как правило, сторнировочными записями в тот же журнал операций;
в 1С - перепровдением и корректировкой ранее созданных операций.
В связи с этим в западных ERP отследить дату, время и ответственного, выполнившего сторнировку или новую правильную транзакцию – не проблема. Но, такой подход также имеет свой недостаток. В журнале проводок накапливается масса промежуточных и для большинства пользователей отчетности – бессмысленных записей!
Все это усложняет работу с операциями, нередко затрудняет анализ оборотов и сверку с контрагентами.
- "Ну что ж, идеальных систем не бывает!" – скажете Вы. - "Почти" - отвечу я.
Во всяком случае, нам удалось расширить возможности "1С", решив задачу аудита проводок, не ущемляя пользователей в гибкости работы с документами, и не порождая в основном журнале операций в виде «бессмысленных сторнировочных и корректировочных записей».
Теперь такая возможность есть для всех пользователей и конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.1, 8.2. см. addOn ЦБТ Аудит Проводок. http://cbt.com.ua/our_prodacts/eAudit/
P.S. Я намеренно, не рассматривал здесь инструменты ограничения прав доступа или закрытия периодов или статусов документов, поскольку это отдельная большая тема, по которой есть множество материалов и решений. Думаю, никто не станет спорить, что инструменты ограничений в сочетании с возможностями аудита операций дают высочайший уровень контроля над финансовыми потоками и достоверным отражением состояния предприятия в информационной системе.
