Adobe Intelligent Document Platform: круговорот документов

Описание архитектуры Adobe Intelligent Document Platform содержит много сложных абстрактных концепций, но уже сегодня в ее арсенале десятки удачных внедрений. Предлагаемая спецификация не дает готовых рецептов от всех болезней, она скорее представляет собой набор «кирпичиков», из которых грамотный системный интегратор построит эффективную и гибкую среду электронного документооборота.

Сколь бы привлекательной ни казалась идея полной замены бумажных документов электронными, о ее реализации в ближайшем будущем не рискуют упоминать даже заядлые оптимисты. Эксперты утверждают, что и в технологически развитых обществах огромная армия рядовых бюрократов с некоторым неодобрением поглядывает в сторону IT, а уж о странах, которые только недавно ступили на стезю тотальной информатизации, и говорить не приходится. Невзирая на серию весьма удачных проектов из разряда «электронное правительство» (e-government), в Евросоюзе существуют тысячи формуляров различных типов, которые по-прежнему можно заполнить лишь в бумажном виде.

В этой ситуации разработчики поступают так, как считают нужным: одни активно продвигают свои форматы и технологии, выступая за полную виртуализацию документооборота, другие ищут способы, чтобы хоть на время примирить бумажный и электронный миры. К последним относится известная компания Adobe, которая прочно занимает лидирующее положение в списке миротворцев.

Разумеется, удивительного здесь мало – имея на руках такой козырь, как мегапопулярный формат PDF, было бы глупо не разыграть его. Возможность использовать электронные бланки PDF в качестве аналога бумажных существует уже давно. Пакет Adobe Acrobat позволял создавать файлы с заполняемыми полями, данные из которых затем передавались, подобно обычным HTML-формам, на Web-сервер для обработки, а поддержка скриптового языка JavaScript обеспечивала функции проверки корректности заполнения полей на стороне клиента. Однако, несмотря на то что в арсенале компании были и специализированные серверные продукты, ориентированные на интерактивные динамические возможности PDF, единой инструментальной базы как таковой не существовало. Поэтому PDF выступал в качестве средства представления обычной статической документации.

Задавшись целью популяризировать собственный формат на рынке ПО для документооборота, в прошлом году Adobe консолидировала свои разработки в этой области и подвела под них некую идеологическую основу, которая и получила название Intelligent Document Platform. Платформа «умных документов» (как буквально можно перевести название детища Adobe) объединяет набор серверных и клиентских приложений, серию технологий и форматов данных, а также описывает алгоритмы их взаимодействия. Главная цель создания Intelligent Document Platform – обеспечить эффективный способ представления (как на экране, так и в печатном виде) информации во время реализации бизнес-процессов. Говоря простым языком, формуляры, бланки, отчеты, счета в такой системе должны иметь удобный интерактивный интерфейс для заполнения в электронном виде, но при печати превращаться в привычный для данной области или организации бумажный документ.

Похожий (но не аналогичный!) подход реализован в популярном пакете создания отчетов Crystal Reports, который принадлежит компании Business Objects. Но у Adobe есть несколько весомых преимуществ. Первое из них – обширная партнерская программа. О тесной интеграции своих продуктов с решениями Adobe заявили лидеры рынка систем класса ERP и ECM – компании SAP, IBM и Documentum, а аутентификация и конфиденциальность обеспечиваются признанными авторитетами – RSA Security и VeriSign.

Второе, не менее важное достоинство платформы – широкий выбор средств разработки. Если, например, для построения отчета Crystal Reports или MS Access придется освоить специальный (и далеко не самый удобный) инструментарий, то для создания макета бланка в PDF можно воспользоваться чем угодно – пакетами верстки, офисными текстовыми редакторами – любым приложением, которое «умеет» печатать (ведь именно путем вывода на виртуальный PDF-принтер генерируется львиная доля документов в этом формате).

Однако важно понимать, что ни одно из приложений, составляющих Intelligent Document Platform (даже самые сложные из них, например Workflow Server), не содержит функций автоматизации или анализа бизнес-процессов. Все, что можно сделать с помощью решений от Adobe, это формализовать структуру прохождения деловой документации (ее полного «жизненного» цикла – разработки, обсуждения, утверждения, внедрения), создать удобные способы отображения, сбора и транспортировки информации. Исследование, анализ и хранение данных возлагаются на другие пакеты, перечень которых определяется сферой применения того или иного формуляра. Это могут быть и простые базы данных с инкапсулированной бизнес-логикой, и масштабные ERP-приложения, в которых информация, получаемая из документов, используется на всех уровнях функционирования предприятия.

Взаимодействие отдельных компонентов Adobe Intelligent Document Platform

Существование Adobe Intelligent Document Platform, как и всякой клиент-серверной технологии, зиждется на трех китах – серверных приложениях, клиентах и способах обмена информацией. Одним из главных достоинств платформы, на которое указывают разработчики, является возможность использования так называемых универсальных клиентов (Universal Client) – стандартных Web-браузеров и бесплатного ПО Acrobat Reader. Такой подход автоматически обеспечивает Intelligent Document Platform широкую многоплатформенность, ведь средства просмотра PDF или браузеры доступны почти для любой ОС.

Линейка серверных программ в терминологии Adobe получила название документальных служб (Document Services) – к ней относится целый ряд приложений, одни из которых отвечают за динамическую генерацию PDF-файлов или иного графического контента, а другие – за перемещение документов в рабочей среде и т. д. Серию ПО, которая непосредственно обеспечивает циркуляцию «умных документов», Adobe условно объединила в линейку LiveCycle (жизненный цикл) – к ним вернемся чуть позже. Главное достоинство приложений Document Services – реализация большинства функций в виде Web-сервисов, что сильно упрощает интеграцию Intelligent Document Platform с любыми программными продуктами.

Ну и, наконец, сердце технологии от Adobe – сами «умные документы». В ходе создания этого формата разработчики ставили перед собой три ключевые задачи. Первая – документ должен сохранять свой внешний вид вне зависимости от конфигурации системы и типа клиента. Вторая задача вытекает из того, что зачастую документы приходится использовать в автономном режиме, когда связаться с центральным сервером невозможно. Соответственно, необходимо, чтобы в стандарте предусматривалась инкапсуляция непосредственно в документе бизнес-логики (хоть отчасти) – то есть функций проверки правильности заполнения полей формы, вычисления автоматически заполняемых полей, сохранения данных на локальном компьютере и их последующей синхронизацией с корпоративной базой данных. Третья задача состоит в том, чтобы формат электронного формуляра обеспечивал высокий уровень безопасности, функции проверки целостности данных и средства аутентификации, например цифровую подпись и т. п.

Очевидно, что первая задача (сохранение макета бланков) выполняется посредством PDF – он уже давно зарекомендовал себя как надежный стандарт представления графической информации. Со второй задачей несколько сложнее – хоть пакет Acrobat (а также бесплатный Reader) и умеет исполнять скрипты, написанные на языке JavaScript, как таковой механизм хранения данных и привязки к ним полей ввода PDF-формы в спецификации PDF не развит. К тому же оперировать информацией, заключенной в PDF-файле, весьма неудобно. Его спецификация описывает множество бинарных компрессированных данных – для их разбора придется применять специальные библиотеки и изучить довольно сложный API. Поэтому Adobe предложила новый формат, основанный на XML–XML Data Package (XDP). XDP условно делится на три части. Главная составляющая, отвечающая за внешний вид документов, представляет собой обычный PDF-файл, в который внедрена вспомогательная информация, предназначенная для привязки интерактивных элементов к управляющему коду и XML-контейнерам, сохраняющим и передающим результаты заполнения формы. Вышеупомянутые компоненты (скриптовый код и XML-контейнер) как раз и образуют остальные две части XDP-файла.

Справедливости ради нужно сказать, что подобную структуру можно воссоздать и на основе только спецификации PDF, поскольку этот формат позволяет встраивать в файл любые данные (такой вариант также предусмотрен в архитектуре Intelligent Document Platform). Однако предпочтительнее все-таки воспользоваться XDP (об этом говорят и сами разработчики), поскольку у него есть ряд преимуществ. Например, для обмена информацией между серверными приложениями (или клиентом и сервером) используется механизм, основанный на применении схем XML (XML Schema), – фактически такой подход является стандартом для разработчиков баз данных и Web-сервисов. При этом приложениям совершенно безразлично, кто поставщик информации – HTML, PDF или другое клиентское ПО. Внешний вид и XML Schema для одной XDP-формы в этом случае могут разрабатывать разные специалисты – их необходимо лишь впоследствии связать между собой посредством ПО Adobe LiveCycle Designer.

Безопасность и аутентификация в «умных документах» обеспечивается, как и в PDF, с помощью цифровых подписей и шифрования согласно алгоритму RSA с 128-битовым ключом.

Еще одно преимущество разделения визуального оформления макета и уровня данных, которое как раз и предусматривает стандарт XDP, – это возможность представления документа в различных форматах в зависимости от типа клиентского ПО. Например, XDP-форма в одном случае будет загружена с сервера для заполнения в виде PDF-файла, а в другом – как HTML-страница с соответствующей формой и полями.

ПО серии LiveCycle

Для развертывания серверной части базовой системы, реализующей концепцию Intelligent Document Services, необходимо три приложения – LiveCycle FormManager, LiveCycle Forms и LiveCycle Reader Extensions. Полный же список ПО серии LiveCycle значительно шире, а перечень программ, подпадающих под определение Document Services, еще больше. Все вышеупомянутые пакеты работают на платформе J2EE (кстати, активно поддерживаемой Adobe), а в качестве хранилища служебной информации подходит любой сервер баз данных, для которого существует драйвер JDBC.

Вновь созданные посредством пакета LiveCycle Designer XDP-формы поступают для регистрации в LiveCycle FormManager, представляющий собой своеобразное хранилище форм. Здесь осуществляются каталогизация и контроль версий, а соответствующие поля вносятся в центральную базу. За генерацию и выдачу бланков на клиентские станции, а также за прием/сохранение информации из заполненных форм (и передачу их в другие бизнес-пакеты) отвечает приложение LiveCycle Forms. Именно оно осуществляет итоговую визуализацию документа, объединяя динамические элементы XDP с соответствующими им данными.

Приложение LiveCycle Reader Extensions носит утилитарный характер – с помощью установки соответствующих атрибутов для определенной XDP-формы оно делает доступными пользователям бесплатного ПО Acrobat Reader некоторые функции, закрытые в других случаях. Среди них – базовые средства редактирования PDF, сохранение на локальной машине, вставка комментариев и непосредственная передача данных из полей на Form Server.

Для централизованного обеспечения конфиденциальности и аутентификации служат два отдельных пакета – LiveCycle Policy Server и LiveCycle Document Security. Набор их функций достаточно типичен для ПО такого рода – не вдаваясь в технические подробности, можно сказать, что Policy Server работает на уровне пользователя системы, а Document Security – на уровне конкретных документов и форм. Разумеется, оба указанных пакета тесно интегрированы с другими продуктами из серии LiveCycle.

Еще одна программа – LiveCycle Barcoded Forms – реализует интересную возможность, предусмотренную в Intelligent Document Platform. Если нет способа передать содержимое заполненной формы по электронным каналам связи, то ПО Acrobat позволяет представить данные в виде штрихкода, а затем распечатать и отправить посредством обычной почты или через курьера. В головном офисе такой формуляр пропускают через сканер штрихкодов и результат загружают для расшифровки в LiveCycle Barcoded Forms, а уже из него данные формы поступают по назначению.

Среди других корпоративных продуктов Adobe, имеющих тесное отношение к Intelligent Document Platform, но не вошедших в серию LiveCycle, стоит отметить пакеты Workflow Server, Graphics Server, Document Server и Acrobat Elements Server.

Наиболее функциональный и сложный из вышеперечисленных продуктов – сервер Workflow Server. Его предназначение – формализация и описание прохождения на предприятии отдельных типов формуляров. Зачастую именно в этом состоит суть некоторых бизнес-процессов. К таковым можно отнести прохождение платежной ведомости – она выписывается менеджером по продажам, утверждается финансовым менеджером, а затем поступает как указание к выполнению в бухгалтерию. Workflow Server автоматизирует подобные процессы, отслеживает этапы работы над документом, рассылает уведомления об изменениях бланка заинтересованным лицам и т. п. При наличии в системе пакета Adobe Workflow Server нет необходимости приобретать более дорогостоящие решения для многих распространенных операций.

Остальные программы служат для работы с файлами PDF и графическим наполнением. Graphics Server представляет собой, выражаясь образным языком, серверную версию пакета Photoshop – он позволяет (с помощью соответствующего API) централизованно создавать и редактировать векторную и растровую графику, эффектные диаграммы и пр. Document Server – серверное ПО для динамического генерирования PDF-файлов, насыщенных визуальными элементами (предусмотрена интеграция с Graphics Server) и полями с данными. Приложение Acrobat Elements Server предназначено для предприятий, где нет возможности установить на все рабочие места виртуальный PDF-принтер, – пользователь системы загружает на сервер Acrobat Elements Server документ в исходном формате (MS Office и др.), а в результате получает соответствующий PDF-файл.

Adobe LiveCycle Designer

Приложение для создания «умных документов», Adobe LiveCycle Designer, поставляется вместе с пакетом Acrobat 7.0 и позиционируется, подобно своему ближайшему конкуренту – программе Microsoft InfoPath (подробнее об этом ниже), – как офисное ПО. Этому есть простое объяснение – воспользоваться преимуществами Document Intelligent Platform можно и не разворачивая серверную часть, ведь формы также поддерживают пересылку информации посредством обычной электронной почты. Например, схема работы может выглядеть приблизительно так: менеджер «конструирует» бланк с соответствующими полями и отправляет его сотрудникам. После заполнения данные пересылаются по e-mail обратно менеджеру в виде XML-файла (для этого он при создании формы должен указать свой адрес). Сохранив набор таких файлов на локальном диске, менеджер может с помощью Acrobat (меню File – Form Data) объединить поступившие сведения с существующим шаблоном формы или свести их в одну таблицу Microsoft Excel. Таким образом, Adobe LiveCycle Designer позволяет систематизировать сбор офисной информации буквально подручными средствами.

Еще один вариант применения PDF-форм – самый классический. Пользователь заполняет форму, а затем попросту распечатывает ее. Далее информация обрабатывается привычным «бюрократическим» способом.

Рабочее окно приложения Adobe LiveCycle Designer

Интерфейс LiveCycle представляет собой нечто среднее между программой верстки и ПО типа RAD. О принадлежности к программе верстки говорит богатый набор готовых графических элементов (панель Library), широкий выбор инструментов выравнивания и позиционирования (меню Align, Distribute, Guidelines, Snap to Grid и т. п.), наличие мастер-страниц и другое. Признаки ПО типа RAD выражены в панели Script Editor. Здесь посредством контекстных подсказок пользователь программирует поведение элементов формы в зависимости от наступившего события – щелчка мыши, нажатия клавиши и т. д.

Главное рабочее пространство LiveCycle Designer переключается между четырьмя режимами – Body Pages, Master Pages, XML Source и PDF Preview. Body Pages – основной, собственно в нем и осуществляется дизайн PDF-формы. В окне Master Pages отображаются мастер-шаблоны – на них размещаются элементы, которые должны повторяться на каждой странице формы (в случае многостраничных бланков). Панель XML Source, как и следует из ее названия, предназначена для просмотра кода XML, генерируемого LiveCycle при сохранении формы в формате XDP. Ну, а в PDF Preview можно просмотреть и даже протестировать бланк уже в формате PDF, как, по предположению разработчиков, он и будет выглядеть в клиентском ПО конечных пользователей.

Начинать построение формы допускается либо с чистого листа, либо с готового PDF-файла или документа Microsoft Word, предварительного трансформированного в PDF. Кроме этого, LiveCycle позволяет (что показательно!) импортировать формы, подготовленные посредством ПО InfoPath. А потренироваться в создании электронных бланков можно, изучив устройство многочисленных образцов (Templates), поставляемых в комплекте с LiveCycle Designer.

Конкуренты

Недавно компания Microsoft презентовала общественности новый формат электронных документов Metro, полностью базирующийся на XML. Он станет основным для грядущих офисных пакетов от Microsoft. Предполагается, что универсальный механизм визуализации позволит сохранять внешний вид макета в формате Metro на любой рабочей станции, а создавать его можно будет так же, как и PDF, – посредством печати на виртуальном принтере из любого приложения.

Вполне вероятно, что этот анонс чисто случайно совпал по времени с официальным заявлением о покупке Macromedia компанией Adobe. Однако очевидно, что, получив в свое распоряжение линейку продуктов для динамической генерации графического наполнения в формате Flash (да, собственно, и сами права на этот стандарт), Adobe станет очень мощным игроком на рынке электронного документооборота. Также понятно, что Microsoft проявляет откровенный интерес к этому сегменту и не собирается поддерживать инициативы своего основного конкурента. Вместо этого она активно продвигает собственные разработки. Первый массовый продукт из этой области, который уже доступен конечному пользователю, – пакет InfoPath из Microsoft Office 2003. По своей функциональности и назначению он фактически является полным аналогом LiveCycle Designer. Анонс и создание стандарта Metro – вполне логичный шаг, ведь ранее в арсенале Microsoft не было распространенного формата представления макета страниц – а без этого, как уже говорилось в начале статьи, построить эффективную систему обмена документацией попросту невозможно.

Так что в ближайшем будущем конкуренция в стане электронных формулярщиков определенно обострится. И хотя пока Adobe обладает запасом времени для укрепления собственных позиций, у Microsoft есть свои выходы. Ведь известно, что в Редмонде давно и плотно работают над созданием комплексных корпоративных решений класса ERP, ECM, CRM и им подобных, в то время как оппоненты из Сан-Хосе по-прежнему собираются продвигать лишь своеобразный front-end для сторонних пакетов. И несмотря на то что Adobe достигла на этом поприще вполне реальных успехов, если Microsoft предложит прозрачное и недорогое комплексное решение, то стрелка рыночных весов может заметно сместиться.

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365