Укрощение "фабрики бумаг"
6 ноябрь, 2002 - 00:00Дмитрий РомановСовременным предприятиям уже недостаточно просто работающей информационной системы. На первый план выходят вопросы экономической эффективности, на которую большое влияние оказывает то, как в компании организована работа с документами.
| Фраза о том, что "бумага как носитель информации отживает
свой век", произносится каждый раз, когда сообщается об очередном успехе
технологий работы с документами. И каждый раз оказывается, что слухи о скорой
кончине этого древнейшего материала для сохранения информации несколько преувеличены.
По целому ряду параметров -- стоимости, удобству обращения, отсутствию промежуточных
интерфейсов и др. -- бумага все еще остается лучшим выбором для множества применений.
Тем не менее компьютеры постепенно вытесняют бумажные носители там, где это возможно. Основные проблемы при переходе организации на электронный документооборот в большинстве случаев лежат в области человеческих взаимоотношений. Но и после успешного перехода на новые принципы следует помнить, что документооборот -- это практически синоним групповой работы людей, а ее эффективность зависит прежде всего от руководителя. Поэтому в подборке статей сегодняшнего номера мы не стали уделять слишком много места описанию различных систем, да и охватить все существующие решения также не стремились. Во-первых, их достаточно много, во-вторых, в эпоху Internet получить характеристики любой из них не составляет труда. На наш взгляд, наибольший интерес сейчас представляет информация о том, как может отразиться автоматизация документооборота на деятельности компании, вплоть до получения экономических выгод. Перечисление возможностей соответствующих решений мы постарались свести в одном материале о современной идеальной системе электронного документооборота. Ну а обзор конкретных программных комплексов -- это попытка представить ассортимент решений (причем тех, которые имеют не один десяток инсталляций), перекрывающих текущие потребности украинских предприятий любого масштаба. И наконец, для того чтобы процесс перехода от документооборота бумажного к электронному занял у вас не слишком много времени, иногда следует обратить внимание на специальные сканирующие устройства. О них -- в отдельной статье. |
Для большинства организаций основным видом деятельности является производство каких-либо товаров или услуг. При этом объемы технологического документооборота, как правило, существенно превышают объемы оборота управленческих документов.
Технологический документооборот обычно поддерживается системой, которая применяется для автоматизации соответствующего бизнес-процесса. Например, система складского учета позволяет работать с накладными и заказами, бухгалтерского учета -- с платежными поручениями, счетами-фактурами и т. д.
Есть организации иного типа, для которых основной областью деятельности является непосредственно сам процесс управления, -- органы государственной власти или управляющие компании холдингов. Для них система электронного документооборота (СЭД) -- не только определенное ПО, но в первую очередь -- методология, сбалансированный подход, позволяющий решить проблемы, связанные с неэффективностью обмена информацией и управления документами. С ростом масштабов решаемых задач и объемом обрабатываемых документов в организации, как правило, увеличивается численность персонала, и события разворачиваются следующим образом.
1. Руководство теряет целостную картину происходящего.
2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слаженно осуществлять свою работу. В результате появляются нижеперечисленные проблемы, влияющие на работу всей организации:
- недостаточный обмен информацией между подразделениями;
- многократный ввод одних и тех же данных;
- контроль исполнения поручений;
- поиск и структурирование информации;
- информация хранится у ключевых сотрудников и теряется при их уходе.
4. Приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, коммуникации, обучение сотрудников.
В итоге дальнейшее существование и расширение учреждения происходит чисто экстенсивным путем, за счет увеличения дефицита бюджета. В рыночных условиях по вполне понятным экономическим причинам руководитель предприятия не может позволить подобную организацию труда своих сотрудников и рано или поздно оказывается перед необходимостью применять средства автоматизации документооборота. Два главных вопроса, которые он должен при этом выяснить: систему какого типа и мощности ему следует использовать и в чем конкретно будет выражаться эффективность выбранного решения. Первый вопрос решается на стадии предпроектного исследования, когда определяются численные характеристики потоков документов, реально существующих в организации. Второй окончательно выяснится только после некоторого времени эксплуатации системы. Однако сегодня накоплен уже достаточно большой опыт внедрения СЭД, и, как правило, можно заранее указать направления, в которых ее наличие принесет наибольшую пользу.
Измерение документооборота
Параметры, описывающие документооборот в организации, можно разделить на три основных класса: объем, скорость движения документов и стоимость выполнения типовых операций с ними.
Объем документооборота
Потоки входящих и исходящих документов. Характеризуют уровень обмена информацией с другими организациями. Если объем таких документов составляет десятки и сотни в день, то могут возникать проблемы с их регистрацией и обработкой.
Объем внутреннего документооборота -- число приказов, распоряжений, служебных записок, заявлений и т. д., создающихся в организации или отдельных подразделениях в течение года.
Равномерность потока документов. Как правило, имеют место сезонные колебания объема документов, а также время пиковой нагрузки. Помимо сезонных колебаний, интенсивность документооборота может быть связана с ростом или сокращением организации, повышением или спадом деловой активности и другими подобными причинами.
Объемы документооборота в разрезе структурных подразделений. Обычно это распределение носит нелинейный характер, и 80% всего документооборота приходится на долю 20% структурных подразделений.
Объемы документооборота в зависимости от вида документов. Эта информация полезна для расчета экономической эффективности внедряемой СЭД, поскольку позволяет уточнить затраты на обработку потока документов определенного типа.
Доля контрольных документов. Определяется как отношение числа документов, ставящихся на контроль в течение года, к их общему количеству. Эта доля обычно составляет от 10 до 40%. В государственных организациях документ, поставленный на контроль, считается важным. Для коммерческих организаций критерии важности могут быть иными, например "цена вопроса", которому посвящен тот или иной документ.
Средний объем документов чаще всего измеряют в страницах или листах машинописного текста. Для документов, передающихся электронной почтой, он измеряется в килобайтах. Принято считать, что одна страница машинописного текста примерно равна 2 KB. Для управленческого документооборота средний объем одного документа чаще всего составляет от трех до восьми страниц. Этот показатель при необходимости рассматривают в разрезе отдельных видов документов: входящих, исходящих, внутренних и т. п.
Среднее число копий. Разброс данного показателя весьма значителен в различных организациях. Если во времена печатных машинок число копий равнялось в основном 5--6 экземплярам (одной закладке), то с распространением копировальной техники их количество, по оценке компании Xerox, возросло более чем втрое -- в среднем до 18 экземпляров.
Скорость движения документов
Время регистрации одного документа. Обычно на это требуется несколько минут, если на предприятии не выполняется многократная перерегистрация одного и того же документа, например в подразделениях.
Время передачи документа на исполнение. В зависимости от масштабов организации документ может проходить следующие этапы: подготовка проекта резолюции, ожидание завершения рассмотрения документа руководителем, возврат его в канцелярию при неверной маршрутизации, смена исполнителя и прочие операции. Как правило, даже при хорошо отлаженной технологии работы с бумажными документами среднее время их передачи на исполнение занимает не менее одного дня.
Время пересылки документа между структурными подразделениями. Чем крупнее предприятие, тем больше значение данного показателя, в некоторых случаях оно достигает нескольких дней.
Время поиска документа по известным атрибутам. И при работе по бумажной технологии, и для электронных документов оно напрямую зависит от организации хранения и индексирования (например, каталожных карточек) или поисковой системы.
Время поиска документа с неизвестными атрибутами. Поиск бумажного документа может занять и несколько дней. В этом случае эффект от применения СЭД, особенно со средствами полнотекстового поиска, становится особенно заметным.
Время подготовки и согласования типовых документов. Речь идет о проектах приказов, договорах, протоколах совещаний, планах работы и т. д.
Желательно также рассматривать маршруты согласования и указывать его среднее время в пересчете на одного визирующего. Этот параметр косвенно характеризует корпоративную культуру организации -- уровень бюрократизма и способность (или неспособность) быстро реагировать на изменения внешней среды.
Время подготовки типовых отчетов. Если работа ведется по бумажной технологии, то эта работа может "съедать" до 30--40% времени занятых в этом процессе сотрудников.
Стоимость выполнения типовых операций над документами
Эти показатели зависят как от количества документов, так и от времени их обработки.
Стоимость рабочего времени сотрудников состоит из средств оплаты их труда, аренды производственных помещений, налоговых выплат и т. д., составляя значительную долю в расходном бюджете организации.
Стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами. К таким ресурсам относятся бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты и т. п. К стоимости ресурсов добавляются затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений, амортизационные отчисления и пр.
Экономическая эффективность СЭД
В общей постановке эффективность какого-либо решения определяется как результат, отнесенный к затратам на его достижение. Таким образом, можно выделить несколько факторов экономической эффективности использования СЭД.
1. Сокращение затрат на бумажные документы и расходные материалы.
Работа хотя бы с частью документов в электронном виде позволяет существенно сократить затраты организации на бумагу, расходные материалы, на приобретение и обновление копировально-множительного оборудования, а также на содержание архивов бумажных документов.
Однако на практике этот фактор оказывается наименее значимым, поскольку удельный вес затрат на бумажный документооборот в общем спектре расходов организации относительно невелик.
Эффект от перехода на электронный документооборот за счет сокращения издержек такого рода может быть весьма ощутимым только в достаточно крупных организациях, в которых ежедневное потребление бумаги составляет сотни килограммов. Как правило, этот фактор начинает работать тогда, когда доля электронных документов переваливает за 50%. Если же внедрение информационной системы проведено не полностью или не на должном уровне, стоимость расходных материалов может даже возрасти.
2. Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
Этот фактор является более значимым. Вообще говоря, всю работу сотрудников с документами можно разделить на две части:
1. Творческая, производительная часть работы. К ней относятся действия, связанные с подготовкой содержания новых документов, рассмотрение вопросов по существу, обсуждение с коллегами, поиск и анализ информации, подготовка и принятие управленческих решений и многое другие.
2. Рутинная, непроизводительная часть работы. Без таких операций также обойтись невозможно. Поиск потерявшихся документов, ожидания в приемных, неоднократные повторные согласования, огромная масса ненужных бумаг, проблемы, вызванные слабой координацией деятельности смежных подразделений, многократный ввод и дублирование информации -- эти и многие другие симптомы неэффективного управления известны достаточно хорошо.
По разным оценкам, сотрудники организации тратят на непродуктивные рутинные операции, связанные с документом (поиск, маршрутизацию, согласование, перемещение с места на место), до 30% своего рабочего времени. Затем, исходя из средней зарплаты, рассчитывается фонд заработной платы предприятия за месяц -- из этого и складывается та сумма, которую организация тратит на то, чтобы люди работали с документами. Внедрение СЭД позволяет сократить эти расходы в 2--4 раза.
Два рассмотренных фактора способствуют повышению эффективности деятельности организации прежде всего за счет сокращения различного рода затрат. Они позволяют организации высвободить значительные ресурсы и направить их туда, где они принесут максимальную отдачу.
Однако гораздо более существенное влияние на деятельность организации оказывает такой фактор, как увеличение скорости распространения информации. Этот показатель прямо влияет на экономические результаты, достигаемые организацией в процессе своей деятельности.
3. Ускорение информационных потоков.
В крупных организациях с огромным объемом документооборота даже небольшие задержки в перемещении документов, умноженные на плотность их потока, очень существенны. Оказывается, что даже небольшое увеличение скорости распространения информации дает весьма ощутимый результат.
С помощью СЭД можно уменьшить время передачи документов практически до нуля. За счет применения типовых шаблонов значительно сокращается и время подготовки документов. Доступ к необходимой информации и/или ее поиск также становятся более быстрыми и простыми. Поскольку процедуры перемещения и обработки документов в СЭД хорошо формализованы, то уменьшается также время, необходимое для осмысления полученного документа и принятия определенного решения.
Анализируя временные характеристики, можно еще до внедрения СЭД ориентировочно определить, насколько велик будет экономический эффект. Наибольшим он, как правило, становится для крупных предприятий и организаций, которые имеют многочисленные территориально удаленные подразделения, и основное влияние на среднюю скорость распространения информации оказывают задержки перемещения документов между ними.
Изменение корпоративной культуры
Термин "корпоративная культура" уже прочно закрепился и широко применяется в бизнесе. Все больше компаний уделяют значительное внимание формированию определенного стиля поведения, общения и взаимодействия сотрудников как внутри организации, так и за ее пределами. Переход на работу с документами с помощью СЭД вносит в корпоративную культуру организации целый ряд изменений.
Внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций внутри структурных подразделений организации и непосредственно между ними. Сотрудники получают возможности для обмена опытом, формируется база успешно выполненных заданий, что, в свою очередь, помогает избежать дублирования работ и ресурсов, а также уменьшает количество ошибок. Компания, использующая СЭД, также всегда более привлекательна для внешних инвесторов.
Работа в единой системе прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность на результат. Сокращение доли рутинных операций способствует раскрытию творческого потенциала каждого человека, что наилучшим образом отражается на результатах деятельности организации. Кроме этого, обеспечивается лучшая управляемость -- можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.
Многие факторы достаточно сложно прямо оценить в цифрах, но в итоге они могут дать весомый вклад в общие результаты работы организации. Вместе с тем хорошо известно, что возрастание удельной доли электронного документооборота не происходит мгновенно. На осуществление любых изменений требуется время. К тому же и функциональные возможности СЭД задействуются в процессе внедрения в разной степени, в связи с чем и реальный эффект от перечисленных выше факторов проявляется по-разному и не одинаков даже в организациях, близких по типу и масштабу.
E-mail автора: [email protected]