Советы и секреты: Microsoft Office 2003

23 июнь, 2004 - 23:00Игорь Дериев
Каким бы функциональным ни казался Microsoft Office, рано или поздно практически каждый его пользователь начинает ощущать нехватку каких-то особенных, специальных возможностей. К чести Microsoft нужно сказать, что компания всегда уделяла огромное внимание поддержке сторонних разработчиков -- нередко (особенно это было модно несколько лет назад) ее офисный пакет даже воспринимали как отдельную программную платформу. Средства автоматизации, специальные интерфейсы для интеграции всевозможных дополнительных модулей, инструментальные пакеты (к сожалению, обычно не бесплатные), обилие документации, -- список продолжает расширяться по сей день.


Из Internet в Office

В недрах Microsoft Office скрывается много интересного

Одно из последних нововведений -- появившаяся в Microsoft Office 2003 поддержка Web-сервисов. Для многих данная технология все еще представляется чем-то из области фантастики, мало применимым в реальной жизни -- примеры, однако, свидетельствуют об обратном. Более того, доступные для Microsoft Office 2003 сервисы в немалой степени позволяют нивелировать отличия локализованных версий от оригинальной американской (и некоторых европейских) в области лингвистической поддержки.

Чтобы приобщиться к данным новинкам, достаточно, к примеру, в Word 2003 открыть область задач, выбрать вкладку Справочные материалы и найти внизу ссылку на Web-страницу с решениями партнеров. Данный ресурс позволит подключить к пакету несколько онлайновых словарей (Lingvo), переводчиков (PROMT и "Плай"), энциклопедий. Естественно, данные службы немного проще своих автономных со-братьев, и выгоду от их использования, скорее всего, удастся получить лишь при наличии постоянного соединения с Internet, в остальном же такая интеграция очень удобна, да и список сервисов все время расширяется.


Privacy превыше всего

При всей своей простоте LIS -- инструмент весьма полезный

Иногда, однако, стоит задуматься не столько о расширении функциональности пакета, сколько о ее сужении. Если вы когда-либо получали пресс-релизы или другие официальные документы с сохранившимися в них следами мук творчества (правками, рецензиями, комментариями), то наверняка не захотите самолично попасть в такую же глупую ситуацию. Действительно, процесс подготовки текста нередко бывает настолько запутанным, что заранее даже неизвест-но, кто в нем поставит последнюю точку. Пропутешествовав же по нескольким офисным компьютерам (каждый из которых обычно настроен по-своему), документ может нахвататься различной вспомогательной информации, в том числе и не предназначенной для чужих глаз. К сожалению, потаенных мест в приложениях и документах Microsoft Office много, и далеко не каждому пользователю удастся навскидку перечислить хотя бы наиболее важные.

Проблема эта достаточно известна, и существуют вполне разумные рекомендации по ее преодолению, вроде преобразования окончательного варианта в менее функциональный формат, скажем, DOC -- в RTF. Сама же Microsoft не только признает ее существование, но и предлагает наиболее удобное, на наш взгляд, решение.

Remove Hidden Data представляет собой классический подключаемый модуль, который после установки становится доступным через меню Файл приложений Word, Excel и PowerPoint версий XP и 2003. Этот мастер может работать в двух режимах -- полностью автоматическом либо пошаговом, когда для каждого конкретного действия требуется подтверждение со стороны пользователя. В любом случае, "зачищаемый" файл предлагается сохранить под новым именем -- во избежание его порчи, а результаты работы заносятся в протокол и в конце автоматически выводятся на экран.

Если же производство документов в вашей организации поставлено на поток, их будет удобнее обрабатывать в пакетном режиме -- для этого имеется утилита командной строки, подробно описанная в документации. Она использует технологию OLE, и для ее корректного функционирования необходимо наличие соответствующих офисных приложений.


По сусекам...

Дополнительные функции могут иметь столь разные формы, что их даже не всегда просто обнаружить. Хороший пример -- пакетное преобразование документов. В конкурирующих продуктах такая возможность обычно присутствует в явном виде, для Microsoft Office при определенной сноровке несложно написать подходящий сценарий. Однако зачем повторно изобретать велосипед? Для Word 2003 достаточно доустановить компонент Дополнительные мастера, и в вашем распоряжении окажется вполне пристойный Мастер преобразований -- с его помощью можно быстро конвертировать группу документов из одного поддерживаемого формата в другой. Вообще в составе Microsoft Office распространяется немало полезных макросов, о которых большая часть пользователей даже не подозревает, -- иногда стоит проявлять любопытство.


Место под солнцем

С одним из нововведений Microsoft Office 2003 пользователи сталкиваются уже в процессе установки пакета. Называется оно Local Installation Source (LIS) и представляет собой специальную папку, в которую копируются инсталляционные файлы. Сама по себе идея, безусловно, благая -- в дальнейшем при изменении конфигурации или подгрузке дополнительных компонентов вам даже не понадобится дистрибутивный компакт-диск. Однако для этого требуется около 300 MB дискового пространства или даже больше, в зависимости от комплектации пакета, причем локальный диск установочная процедура выберет самостоятельно, на основе "личных" предпочтений (доступное место, файловая система и т. д.), которые далеко не всегда совпадают с мнением пользователя.

Поэтому недавно для управления LIS была выпущена одноименная утилита. Она позволяет деактивизировать LIS и удалить соответствующую папку со всем содержимым либо повторно активизировать этот механизм (с помощью дистрибутивного носителя), а при необходимости и перенести LIS в новое место. Просто, удобно и ничего лишнего.