Секреты планирования

В продолжение рассказа о курсах по project management поделюсь тем, что вызвало интерес у меня и других участников. И на этот раз речь пойдет о составлении плана.

Пусть это и звучит банально, но куда уж без очевидных вещей: планы мы все составляем всю нашу жизнь, и если поставленная в них цель не достигнута, зачастую сетуем не на плохой план, а на «плохо вставшие звезды». Так вот, PM вовсе не тот человек, кто должен составить «правильный план», а тот, кто должен следить за его реализацией. Но, тем не менее, участие в его составлении PM принимает.

До тех пор, как я пришел на работу в конструкторское бюро, меня удивляло, как удается сформировать план создания какого-то сложного объекта, типа космического корабля. Ведь не может же отдельный человек разбираться в деталях во всем, что нужно для его создания. В таких больших проектах план формируется блочным способом, и PM (а в былые времена – главный конструктор) не задумывался о том, сколько и каких гаек и болтов должно быть выточено к определенному сроку. Контроль за каждой составляющей делегировался ответственным. Они-то и должны были каждый на своем уровне формировать план.

Поэтому даже если вы не PM, то умение составлять план от вас в любом случае потребует жизнь, ведь все мы работаем в связке с кем-то. И работа каждого – это «кирпичик» в общем здании бизнеса, чем бы он ни занимался: хоть материальными объектами, хоть нематериальными идеями.

Так вот главный секрет планирования, который я почерпнул на курсах, заключается в том, чтобы составляя план, быть максимально подробным и каждому этапу ставить в соответствие конкретный результат. Причем, подробность нельзя ограничивать снизу – пусть это будет хоть 15 минут работы одного человека. А вот сверху ее точно стоит ограничивать и порог этот – 40 человеко-часов с выделением одного специалиста. Иначе говоря, не стоит ставить задачу на срок больший, чем неделя, выполнение которой нельзя проконтролировать. В этом случае, получив отрицательный результат, вы в рамках крупного проекта сумеете внести какие-то коррективы и наверстать упущенное. А вот если потеряно больше недели, сделать это уже гораздо труднее, если вообще возможно.

Понятно, что с увеличением детализации проекта растет и нагрузка на PM, который должен контролировать ход и перераспределять ресурсы в случае возникновения каких-то «затыков». Но в больших проектах сегодня просто обязаны применяться средства автоматизации. Поэтому правильная организация и соблюдение исполнительской дисциплины позволяют даже в самом «большом хаосе» следить за порядком.

Второй полезной мыслью, которую я для себя вынес из раздела по составлению плана, является связывание операционной деятельности со стратегическими целями. Пусть вас не пугают эти термины, попросту говоря, всегда стоит помнить о своей главной цели, даже когда затягивает текучка. По словам нашего тренера, в подавляющем большинстве как украинских компаний, так и в местных представительствах западных не используют имеющиеся на рынке инструменты по формированию матрицы приоритетов. Увы, это недешевые решения, но интересно было узнать уже о самом их существовании.

А как планируете свою деятельность вы? Какие используете для этого инструменты?