Работа МФУ с «флэшками» — для кого и для чего?

28 июль, 2010 - 12:29Игорь Носов

Не так давно у меня состоялся случайный разговор с молодым продавцом, в ассортименте товаров которого наличествуют и лазерные монохромные МФУ. На мой вопрос о возможностях работы аппаратов с накопителями USB-флэш, данный продавец ответил что-то вроде «не знаю – об этом никто не спрашивает». К сожалению, уровень знания продукта многими представителями современного «продающего люда» (особенно «универсального» - призванного предлагать покупателям различные группы ИТ-товаров) – «песня» отдельная, и весьма грустная. Но с другой стороны, многие покупатели также «не горят стремлением» узнать о некоторых интересных функциях приобретаемых ими товаров – а очень зря, ибо эти функции могут предоставить им существенные удобства при пользовании МФУ.

Хотя я и достаточно осведомлен о возможностях сканирования с сохранением на внешний флэш-накопитель и прямой печати файлов с него, предлагаемыми многими современными монохромными «многофункционалками», данный разговор с продавцом заставил меня задуматься: ну хорошо, функции есть – а где же они могут быть реально применены в традиционном офисе? Ну, со струйными МФУ для дома и фотопечати все понятно – они оснащаются слотами для карт флэш-памяти, применяемых в цифровой фототехнике и позволяют напрямую печатать снимки без участия ПК, что зачастую очень удобно. А «деловые» МФУ, оборудованные разъемом для USB-флэш носителя?

Работа МФУ с «флэшками» — для кого и для чего?

В результате, вспомнив свой многолетний опыт офисной работы, я попытался сформулировать «деловые» задачи, выполнение которых может стать более простым и удобным при помощи указанных выше функций.

Итак, начнем со сканирования на накопитель USB-флэш.
В современном офисе «флэшка» стала весьма популярным носителем информации. И один из случаев, когда использование ее удобно – выезд менеджера или торгового представителя на переговоры к заказчику или поставщику. На такой носитель записываются «оцифрованные» варианты договоров, демонстрационные материалы – буклеты либо графики, и др. А очень удобный способ быстро перевести их «с бумаги в компьютерный файл» (время на подготовку материалов для выездной встречи в коммерции зачастую сильно ограничено)- прямым сканированием с помощью МФУ, поддерживающего работу с USB-флэш. И не нужно таскать с собой, перемещаясь в метро, на встречу в огромную папку с демоматериалами – а ноутбук и автомобиль далеко не каждому торговому представителю «положен по штату».

Более того, нередко в качестве таких материалов выступает прайс-лист с особыми, « специальными» ценами, доступ к информации о которых нежелателен для остальных сотрудников – а следовательно, не стоит их высылать по электронной почте и даже хранить их на своем ПК – в этом случае прямое сканирование с бумаги на «флэшку» с помощью МФУ еще и обеспечивает дополнительную безопасность данных.

Для большинства таких документов совсем не обязательно «фотокачество» - достаточно и 300 dpi, предлагаемых для данной функции производителями МФУ. А вот в качестве формата файла для сохранения скана – желателен многостраничный PDF, ибо приложение для его чтения Adobe Acrobat Reader имеется на ПК практически у каждого пользователя. И наличие автоподатчика оригиналов на МФУ для такого сканирования тоже не помешает.

Теперь перейдем к прямой печати с «флэшки». Первое, что приходит «на ум» в данном случае – это быстрый и удобный вывод на бумагу принесенной извне в офис информации – к примеру, распечатка доклада представителя филиала непосредственно перед приемом у руководства компании. Не нужно отвлекать от работы офисный персонал ради использования их компьютеров для вывода на печать – все можно сделать самому, непосредственно со стоящего в приемной (коридоре, кабинете) МФУ. Также, торговый агент, пришедший к заказчику, может (конечно, с его разрешения), вывести на бумагу принесенные им на накопителе USB-флэш материалы для демонстрации последнему. И опять – таки – непосредственно с «флэшки» на МФУ хорошо распечатывать конфиденциальные материалы, которые нежелательно хранить на ПК и «гонять по сети».

Естественно, при желании, можно решать перечисленные выше вопросы привычными «старыми методами» и обходиться без всего этого. А может, для кого-то описанные выше ситуации – не являются критичными. Вполне понятно, что критерии выбора «многофункционалки» могут быть совершенно разными, и для каждого покупателя – они сугубо индивидуальны.

Однако, хотелось бы обратить внимание на тот факт, что функции работы со внешними накопителями сейчас предлагаются «в базовой комплектации» многих офисных МФУ бюджетного и среднего классов. И как показывает практика, наличие таких возможностей чаще всего не делает устройство заметно дороже лишенных таких возможностей «одноклассников».

А раз так – почему бы, приобретая новое МФУ, не попытаться воспользоваться техническим прогрессом и облегчить рабочий процесс с помощью средств, которые уже заложены в такие устройства?

Кстати, текст данной статьи тоже изначально записывался на «флэшку»…