И объединит их всех -- Microsoft OneNote

29 сентябрь, 2003 - 23:00Сергей Митилино
Расставим все по местам

Традиционно подобные утилиты были вотчиной небольших компаний, а гранды вроде Microsoft смотрели на них свысока. Организация процессов управления знаниями всегда актуальна для крупных корпораций, насчитывающих тысячи человек персонала, ведущих операции в десятках стран и вынужденных систематизировать разнородную информацию и опыт сотрудников. Но для этого требуется ПО совершенно другого уровня.

Основная задача OneNote скорее заключается в первичной кристаллизации знаний из разрозненного хаоса входных данных. Учитывая ориентацию на планшетные ПК, программу следует считать "полевым" средством сбора и упорядочения информации

В реальности же рядовой обитатель офиса -- менеджер или служащий -- испытывает сегодня не меньшую потребность в упорядочении захлестывающих его каждый день почтовых сообщений, документов, файлов, Web-страниц и бумажных записок. Даже люди, далекие от конторской деятельности, в повседневной жизни сталкиваются с необходимостью помнить о десятках текущих дел, накапливать и организовывать информацию.

Собрать столь разрозненные данные в единую внятно организованную структуру --непосильная задача для любой программы из офисного пакета. Даже Outlook не поможет. Необходимо особое интеграционное средство. Оно должно обладать "гибкостью" бумажного блокнота, в который можно поместить практически любые сведения -- печатные бумаги, рукописные заметки, рисунки, фотографии, адреса и письма.Именно такую цель и ставили инженеры Microsoft, разрабатывая OneNote.

Конечно же, Редмонд в этом направлении не был первопроходцем -- уже не один год десятки компаний разного калибра выпускают все новые и новые версии утилит организации данных. Правда, единого названия этой категории ПО еще не придумали, хотя вариантов существует множество, например "ПО управления знаниями". Лично я последние три года пользуюсь Correlate Personal 2.5, которая распространяется бесплатно, как и некоторые другие подобные программы.

Однако сказать, что OneNote ничем не выделяется на общем фоне, будет несправедливо: возможность манипуляции мультимедийными объектами и тесная интеграции с MS Office, несомненно, являются замечательными особенностями. Да и функциональные возможности в области редактирования заметок и работы с контентом весьма широки. Также обеспечивается поддержка рукописного ввода, ведь программа не в последнюю очередь ориентирована на платформу Tablet PC.

Тем не менее подлинное качество новинки можно оценить лишь в сравнении с другими аналогичными продуктами. И некоторые не находят в OneNote возможностей, уже ставших привычными по другим пакетам. В частности, Пол ДеГрут (Paul DeGroot), аналитик компании Directions on Microsoft, говорит: "Функции Notes в MS Outlook не были слишком уж удобны, поскольку им не хватало иерархической организации. Исходя из того, что я видел в OneNote, эта программа тоже не предлагает глубокой иерархической организации".

Близкие контакты третьей степени

Разработчики OneNote взяли на вооружение концепцию не блокнота, а ежедневника. В центре экрана располагается рабочее поле -- белый лист. Над ним -- цветные "корешки"-закладки с подписями, щелкнув на одной из них, можно выбрать текущий раздел. Количество последних определяется вашими потребностями, создаются они нажатием на экранную кнопку и столь же просто именуются. Справа от рабочего листа сверху вниз выстроились закладки-листы, т. е. каждый раздел может содержать их несколько. Если такая несложная структура вас не вполне устраивает, разрешается создавать субстраницы (subpages). Каждая страница также снабжается заголовком, отображаемым на закладке, чего нельзя сказать о субстраницах, остающихся анонимными. Записи разрешается помещать не только в тело страницы, но и в заголовок, так что они видны при любом положении полоски прокрутки.

Разработчики OneNote взяли на вооружение концепцию не блокнота, а ежедневника. В центре экрана располагается рабочее поле -- белый лист. Над ним -- цветные "корешки"-закладки с подписями, щелкнув на одной из них, можно выбрать текущий раздел

Все записи на странице представлены в виде блоков, напоминающих стикеры. Элементом блока является каждая строка или абзац, отделенный нажатием клавиши перевода строки. Внутри блока текст можно структурировать с помощью "уровней", которые определяются посредством абзацных отступов (табуляции). Просмотр осуществляется по уровням, которые сворачиваются и разворачиваются подобно дереву каталогов. Элементы группируются специальными флагами или атрибутами, определяющими их тип. Изначально включены флаги To-Do, Important и т. д., но ничего не стоит изменить этот набор или дополнить его собственными типами.

Справа от блокнотного листа размещена так называемая Task Pane, на ней сосредоточены все средства анализа содержимого блокнота. В частности, здесь можно просмотреть коллекцию однотипных записей (т. е. отмеченных одинаковыми флагами). Над Task Pane находится поле для поиска по блокноту, результаты будут отображены в панели. Там же -- вкладка Research, которая открывает доступ к поисковым и справочным узлам в Internet. Среди источников сведений -- встроенные тезаурусы (для различных языков), сайт энциклопедии Encarta, многочисленные справочники сети MSN, онлайновая система автоматизированного перевода (поддерживающая, в том числе, и русский язык).

Если вы являетесь счастливым обладателем Tablet PC, то в таком случае OneNote раскроется во всем своем великолепии. Ведь в первую очередь программа ориентирована на работу с рисунками и рукописным текстом. Пересекающиеся отдельные линии автоматически группируются и образуют единую структуру, а рукописный текст на английском будет автоматически распознаваться (буквально на днях Microsoft объявила о поддержке еще нескольких европейских и восточных языков, русского среди них нет). Но пользователю всегда предоставляется возможность оставить текст в исходном рукописном виде, что во многих случаях даже удобно (тем более что при поиске распознавание будет выполняться "на лету").

Программа имеет и "магнитофон" -- средство для записи аудиозаметок. Все аудиоданные представлены в едином ролике, но при воспроизведении фокус будет перемещаться к заметкам, которые вы делали в момент создания текущего фрагмента. Возможно и обратное -- для этого в заметку необходимо вставить ссылку на аудиофрагмент.

В записи легко внедрять ссылки как на Web-ресурсы, так и на локальные файлы. В отличие от аналогичных конкурирующих продуктов программа лишена встроенного броузера или "проводника", и ссылки приходится вставлять вручную, например с помощью операции drug-n-drop. Наверное, можно даже не упоминать о средствах оформления текста, здесь они представлены практически исчерпывающим набором функций (форматирование абзацев, выделение цветом, шрифтом и т. п.). В записи можно вставлять иллюстрации как из буфера обмена, так и из файлов. Картинки плавно масштабируются, и этот процесс мало напоминает порой мучительные и медленные операции с иллюстрациями в MS Word.

Еще, пожалуй, следует сказать пару слов о технической стороне функционирования OneNote. Прежде всего, данные, которые попадают в программу, сразу же записываются на диск, так что привычка периодического "терзания" комбинации Ctrl-S становиться здесь вредной. Насколько надежна такая схема, мне сказать трудно, но потерь данных я за три месяца работы ни разу не наблюдал. На скорости функционирования программы столь рачительная и расточительная забота о сохранении также не отражается, хотя легковесной OneNote и не назовешь -- если судить по бета-версии (например, довольно долго выполняется копирование фрагментов).

Второй любопытный факт касается собственно структуры данных на диске. Хотя внешне блокнот со всеми своими разделами и субстраницами представляется единым и неделимым целым, на диске он разбит на несколько файлов, по числу разделов. При переходе от одного раздела к другому это обусловливает некоторые задержки, особенно ощутимые именно на ноутбуках с их небыстрыми дисковыми подсистемами.

А судьи кто?

Что может сравниться с OneNote? Если рассматривать коммерческие программы организации знаний, то OneNote не в состоянии конкурировать ни с одной из них. На главнейший недостаток продукта Microsoft уже указал Пол ДеГрут. Также слабо выглядят функции сбора информации, уступающие даже Correlate, не говоря уж об ориентированных на информационный "харвестинг" утилитах вроде PlanBee.

Впрочем, основная задача OneNote скорее заключается в первичной кристаллизации знаний из разрозненного хаоса входных данных. Учитывая ориентацию на планшетные ПК, программу следует считать "полевым" средством сбора и упорядочения информации. В дальнейшем никто не запрещает пользоваться какой-либо полновесной системой управления знаниями. Тем не менее в моей повседневной практике OneNote сумела захватить единоличное лидерство и полностью вытеснить уже изрядно устаревшую бесплатную версию Correlate 2.5. Теперь вместо коллекционирования сотен mht-файлов я просто копирую необходимую информацию прямо с Web-сайтов.

Итак, OneNote вполне соответствует своему названию и назначению. Программа послужит хорошим дополнением к уже используемым вами средствам управления знаниями. Тем же, кто никогда не испытывал потребности в коллекционировании и упорядочении больших объемов информации и не сталкивался с предназначенным для этого ПО, новая программа станет помощником в ежедневной работе: не слишком сложным в использовании и отнюдь не примитивным по функциональности.