Time Tracking Software — борцы с пожирателями времени

Куда уходит рабочее время? Ответ на этот вопрос не так прост, как кажется. Зачастую часть сотрудников испытывает огромные нагрузки в то время как другие — успешно симулируют работу, выдавая в конечном итоге если не минимальный результат, то куда меньший, чем могли бы. Пролить свет на то, чем занимается персонал в рабочее время и оценить производительность в разных разрезах позволяет специализированное ПО для учета рабочего времени, time tracking software.

Время — наиболее важный ресурс для бизнеса. Проблеме управления временем посвящены сотни книг, а на просторах интернета можно найти самые разнообразные рекомендации по планированию и приоритезации задач. Тем не мене, мы часто ловим себя на том, что срок сдачи уж близится, а работы еще непочатый край, и жалуемся на недостаток времени. Но действительно ли его не хватает? На самом деле, конечно, нет, просто вокруг слишком много отвлекающих факторов.

Первые попытки ввести системы учета рабочего времени и задач, выполняемых персоналом, были предприняты еще более века назад, в 1888 г., Уиллардом Банди (Willard Bundy), братом основателя Bundy Manufacturing Company (которая позже сменила название на IBM). И с тех пор сама идея этих инструментов не изменилась, модифицировались только методы учета и анализа. На смену журналам прихода и ухода пришли электронные датчики и таблицы, а персональному фолианту, в котором необходимо было ежедневно фиксировать задачи, над которыми шла работа — электронные журналы или автоматические системы, которые с 2005-2006 г. стали переноситься и на мобильные платформы.

Нельзя сказать, что старые методы были бесполезны, но, конечно, говорить о каком-либо серьезном анализе собираемых вручную данных не приходится. Эффективно вести ежедневный учет рабочего времени возможно только за счет внедрения специального ПО, и если эти инструменты выбраны и используются корректно, уже через пару месяцев в компании повышается производительность труда. Автоматический контроль присутствия на рабочем месте способствует своевременному выполнению расчетов заработной платы (поскольку более не требуется еженедельная или ежемесячная сверка с табелями), а более хитроумные инструменты дают основание обоснованно исключить из общей суммы отработанных часов долговременные личные телефонные переговоры, перекуры, пр., по некоторым оценкам — до 5-10% рабочего времени.

Ежедневный учет также положительно сказывается на управлении проектами: их руководителям проще отследить исполнение задач и соответствующие расходы, корректировать бюджет по мере необходимости, а не в конце проекта, когда уже очевидна невозможность его исполнения. Преимущества получают даже компании, которые берут фиксированную плату за выполнение проекта — они могут легко проанализировать, какие категории работ и какие клиенты для них предпочтительнее. Может показаться, что больше всех от внедрения систем данного класса страдают наемные сотрудники компаний, но это не так — они получают четкий ответ на вопрос, сколько времени они действительно работали, и одновременно уверенность в том, что их труд будет должным образом оценен. Есть и еще одна проблема, на которую стоит обратить внимание: руководители, особенно не знакомые глубоко со спецификой работы, склонны занижать необходимые трудозатраты, и убедить их в том, что работа над задачей занимает больше времени, чем им представляется — совершенно непросто, но можно, с помощью правильно выбранного специализированного ПО.

Программ учета рабочего времени существует множество, их можно разбить на несколько основных классов. Прежде всего, это Timesheet Software, фактически та же таблица, в которую необходимо ежедневно вручную вносить перечень выполняемых работ, но только в электронном виде и с формами ввода. Как правило, это устанавливаемое локально ПО с ограниченным набором отчетов, которого, тем не менее, может оказаться вполне достаточно для небольших и средних компаний, если, конечно, специфика их деятельности не предполагает множества отвлекающих факторов, в особенности связанных и интернетом и социальными сетями.

В организациях покрупнее уже нужно ПО учета рабочего времени, Time Tracking (Recording) Software, которое собирает сведения о выполняемых на компьютере операциях, и интегрировано с учетной системой, приложениями для расчета оплаты труда, инструментами для управления проектами. На самом деле таких проектов, несколько различающихся по функциям и формам отчетности, десятки, если не сотни. Фрилансеры и аутсорсеры обычно предпочитают Time Tracking Software, интегрированные с системами выставления счетов, что значительно упрощает документооборот с заказчиками. А организациям, работающим над длительными масштабными проектами, удобнее пользоваться инструментами учета рабочего времени, интегрированными в системы управления проектами — таким образом, они могут в полной мере воспользоваться преимуществами разбиения проектов отдельные этапы и даже задачи на единой временной шкале.

Учет рабочего времени стал темой одного из последних блогов Джейсона Калаканиса (Jason Calacanis), основателя Weblogs, Mahalo.com и ThisWeekIn.com. «Учет времени — чувствительный аспект в среде наемных сотрудников, и внедрять соответствующие системы нужно очень аккуратно. Необходимое взаимодействие сотрудников с ними, хоть на первых порах и раздражает, на самом деле занимает не более 5 мин, ведь редко кто за день выполняет более 10 задач. А вот отчеты могут оказаться совершенно непредсказуемыми. Например, мы очень быстро выяснили, что одно наше видеошоу стоит в восемь раз больше другого. Последующий анализ позволил создать лучшие практики и внедрить их во все бизнес-процессы, а также аргументированно настаивать на изменении условий контракта с партнером, транслирующим самый дорогой продукт».

ПО для учета рабочего времени доступны в самых разных формах: локальные клиенты для Windows, Mac, Linux, мобильные клиенты, веб-сервисы, надстройки для браузера, системы учета для малого бизнеса, бесплатные продукты и лицензионное ПО (стоимостью до $5 тыс за 100 лицензий). Чтобы определиться с выбором, важно понять потребности компании и определить, какие именно функции необходимы. Особого внимания требуют несколько аспектов. Прежде всего, это отчеты — они есть во всех без исключения программах, но допускают разный уровень детализации различные возможности настройки. Как минимум, они должны предоставлять информацию о временных затратах на определенную задачу (например, телефонные звонки) в рамках одного проекта в указанный период времени. Имеет смысл учесть возможности экспорта — они позволяет использовать данные учетной системы с максимальной пользой, а при необходимости — без потерь мигрировать в другую систему (как правило, поддерживается экспорт в Microsoft Excel, PDF, пр.) Для оценки качества работы сотрудников компании в целом нужна поддержка многих пользователей, крайне полезна возможность учета стоимости (по проектам и пользователям), пригодится также функция учета отпусков и выходных дней, внеурочной работы.

Остановимся сначала на бесплатных продуктах. Онлайновый сервис SlimTimer, возлагает ведение учета (выбор задач, включение-выключение таймера) полностью на самого пользователя, позволяет отслеживать различные виды задач и время, затраченное сотрудниками на их выполнение, а также строить простейшие отчеты по задачам и сотрудникам. Поскольку этим все его функции и ограничиваются, этот простейший сервис можно рекомендовать для частных предпринимателей, только начинающих свою деятельность и заинтересованных в лучшей организации рабочего времени.

Доступный интуитивно понятный инструмент для начинающих предпринимателей; достаточно просто зарегистрироваться

Еще один простой инструмент, плагин Colorhat для Visual Studio, позволяет быстро анализировать затраты рабочего времени по отдельным пользователям проектам, сервисам, в заданном временном интервале — и все это в виде графиков или круговых диаграмм. Одноименный с возможностями выставления счетов и управления проектами пока дорабатывается, отдельные функции доступны на трех языках.

Визуализация отчетов на хорошем уровне, но потребность установить Visual Studio существенно обрезает круг потенциальных пользователей

Toggl, отличается отличным интерфейсом, удобной отчетностью, имеет настольные версии для всех наиболее популярных ОС, а также клиенты для iOS и Android. Модуль учета времени реализован прямо на главной странице. Задачу можно ввести вручную (и при желании привязать к проекту) или выбрать из списка повторяющихся, а затем ввести затраченное время, либо запустить таймер. В большинстве случаев для малого бизнеса будет вполне достаточно бесплатной версии, которая позволяет отслеживать работу команды до 5 человек и поддерживать неограниченное число проектов. Впрочем, Toggl оставляет впечатление недоработанного продукта — чего стоит хотя бы не до конца переведенный интерфейс (доступны и русская, и украинская версии). Что нехарактерно для систем данного класса — модуль выставления счетов доступен только в платной версии Pro стоимостью $5 за человека в месяц. Подписка дает также возможность задавать ставки почасовой оплаты, обмениваться отчетами с партнерами и заказчиками, интегрировать инструменты учета времени с популярными сервисами QuickBooks, Planner, Basecamp.

В Toggl и сбор данных, и отчеты умещаются на одной странице

Популярностью у частных предпринимателей и фрилансеров пользуется Freshbooks, впрочем это прежде всего простой учетный сервис с поддержкой десяти языков (ни русского, ни украинского среди них нет) и удобной системой выставления счетов (вот валюты поддерживаются какие угодно), и только во вторую очередь — система учета рабочего времени. Здесь удобно реализована система сбора данных по проектам: для каждого можно определить список задач, со своими расценками почасовой, дневной оплаты, либо или единовременной выплаты за отдельные этапы или проект в целом. Начало и конец работ по каждой задаче фиксируются самим исполнителем, простым щелчком мыши в специальном окне. Несомненным достоинством Freshbooks является наличие мобильных приложений для iPhone, BlackBerry, Android и Windows Mobile, а также достаточно широкий выбор надстроек, с помощью которых можно интегрировать функции FreshBooks в SalesForce, Basecamp, osCommerce, Magento, ZenCart, системы платежей и пр. популярные бизнес-инструменты. Правда, бесплатная версия имеет ограниченную функциональность, и по числу пользователей, и по числу проектов. Чтобы поддерживать более 3-х клиентов или более одного пользователя, а также получить доступ к инструментарию для управления проектами, отчетам по расходам и времени работы отдельных групп сотрудников, придется оформить подписку, в зависимости от выбранных опций — до $39,95 в месяц.

В этой программе очень мощная биллинговая система, но функции учета времени достаточно простые

В качестве альтернативы Freshbooks можно рассматривать Harvest, сервис, который изначально проектировался с учетом потребностей малого бизнеса. Пробная версия, либо бессрочная бесплатная подписка, позволяет только одному пользователю управлять двумя проектами и четырьмя клиентами. Подписка стоимостью $12 в месяц снимает ограничения на число проектов и клиентов, и дает возможность организовать учет работы до пяти сотрудников. Получить доступ к системе можно либо из браузера, либо с мобильных приложений для iPhone и Android, либо из Twitter. Как и для Freshbooks, имеется множество плагинов, в особенности интересны надстройки для коммуникаций (СO-OP) и управления проектами. В качестве дополнительного бонуса имеется интеграция с почтой Gmail и экспорт отчетов в Google Docs. Среди положительных моментов этой службы также то, что в отличие от большинства конкурентов, она не хранит в своей системе данные кредитных карт.

В нижней строке — наглядный пример результата ручного управления таймером. Простейшие системы учета времени не умеют работать с забывчивостью персонала

Базовые возможности учета рабочего времени предлагает ClickTime — в нем удобно вести статистику отработанных часов (данные вводятся автоматически или вручную), отпусков, больничных дней. Этот продукт — в первую очередь система управления с функциями формирования отчетов (их можно экспортировать в PDF и Excel) по сотрудникам, клиентам, расходам либо задачам. Изюминкой этой программы являются функции, которые помогают в организации бизнеса: например, возможность управлять базой клиентов или контактами, связанными со всеми или с каждым отдельным проектом, учет дополнительных расходов связанных с командировками, деловыми обедами, пр. В отличие от других, сервис сопровождается достаточно большим количеством обучающих материалов, и это оправданно — в части удобства пользования и интуитивности он немного уступает своим конкурентам. Мобильные клиенты доступны для платформ iOS и Andriod.

В первую очередь это система управления проектами и счетами, учет рабочего времени здесь на довольно простом уровне

В отличие от предыдущих, система 5pm представляет собой инструмент управления проектами с поддержкой встроенного календаря (с поддержкой iCalendar), хранилища для файлов, автоматической архивации, 256-битного SSL шифрования. Система интегрируется с Google Docs, имеет инструменты управления профайлами пользователей и правами доступа. Что немаловажно для нашего рынка, сервис доступен в русском интерфейсе (украинского нет). И хотя с помощью 5pm вполне можно планировать достаточно сложные проекты, сервис очень прост в использовании, любое действие потребует не более пары щелчков мышью. Интерфейс очень удобен: двойная панель управления заметно упрощает навигацию, имеется множество параметров настройки; а если зафиксировать на рабочем столе небольшое окно, важнейшие показатели по проектам будут всегда на виду — поддерживается автоматическое обновление. Для учета времени в этой программе используется виджет, который работает в ОС Windows, Mac (требуется наличие Adobe AIR) и Linux, но, опять же, требует определенной исполнительской дисциплины от сотрудников. Тарифные планы здесь зависят от числа пользователей, числа проектов и объема выделяемой памяти, и составляют от $18 до $175 в месяц.

Удобный интерфейс и поддержка русского языка — ключевые преимущества этой системы

Далеко не все представленные на рынке системы учета рабочего времени полагаются на честность сотрудников. Яркий пример тому — RescueTime. Он подойдет и для частных предпринимателей и для владельцев бизнеса, которым важна беспристрастная оценка загруженности сотрудников. Этот продукт доступен в виде настольных версий и надстроек для Firefox и Chrome. Локальный клиент отслеживает активность пользователя во время работы, затем эти данные обрабатываются на сервисе. RescueTime уже дает возможность не просто фиксировать время, уделенное определенной задаче, но и отслеживать активность в разных программах, на сайтах, учитывать время простоя, выявлять самые загруженные часы работы. Для этого определенным приложениям присваиваются специальные метки (для особо распространенных «пожирателей времени», вроде соцсетей, они имеются по умолчанию). По этим меткам можно группировать отчеты — и тогда сразу станет понятно, на каких ресурсах сотрудник проводит больше всего времени, какие действия чаще всего выполняются, пр. Положительной чертой данной службы является то, что она хорошо работает даже на медленных соединениях. Правда, такие функции как блокирование нежелательных веб-сайтов, получение предупреждений о длительном пребывании на определенных ресурсах, отслеживание офлайновой активности и формирование расписаний доступны только в платной версии. Конечно, желание не упустить клиента понятно, но требование данных о кредитной карте для подключения к пробному 2-недельному периоду кажутся, все же, чрезмерными, поэтому в полной мере оценить их не удалось.

Типичная инфопанель с отчетом о производительности и времени работы в разных приложениях

Replicon’s Web TimeSheet, пожалуй, один из самых полных пакетов учета рабочего времени. Он состоит из отдельных модулей: TimeAttend (фиксирует время прихода и ухода), TimeOff (ведет учет перерывов и применяет соответствующие политики оплаты), TimeCost (управляет расценками оплаты труда), TimeBill (производит расчет оплаты), WebExpense (для управления счетами) и WebSchedule (управления расписанием работы сотрудников). Собранные на локальных ПК данные хранятся удаленно, причем Replicon гарантирует 99,5% доступность, обеспечивает защищенность данных путем создания резервных копий. Модульность программы делает ее удобной для компаний разных размеров. Здесь же есть инструменты для построения иерархической структуры компании и разграничения в соответствии с ними прав доступа: скажем, возможность назначать проекты, утверждать расписания и генерировать отчеты можно предоставить исключительно руководящим работникам.

Блок формирования отчетности в программе действительно на высоте: во-первых, множество готовых отчетов по каждому модулю, а во-вторых, имеется инструмент построения сводных таблиц — таким образом, несложно сделать выборку нужных данных. Управленцам разного уровня определенно понравится функция автоматического формирования отчетов (в PDF или Excel) и отправки их на электронную почту. Система поддерживает два языка (английский и канадский французский) и десяток валют, к которым при желании можно добавить нужные, вот только кросс-курсы придется устанавливать вручную. При всем широчайшем наборе функций Replicon нельзя назвать сложной для освоения программой, к тому же здесь есть достаточно большая база знаний, подробная документация по отдельным модулям, и отличная служба поддержки. Сервис предоставляется по подписке (ознакомительный период 14 дней), стоимость одного модуля от $4 до $20 за человека в месяц.

Отчетность и настройки — сильная сторона Replicon

Time Doctor. Это, пожалуй, система с наиболее полным набором функций именно учета рабочего времени и активности персонала, к тому же полностью локализованная. Несомненным ее достоинством с точки зрения работодателей является то, что она не полагается полностью на честность сотрудника, который запускает и выключает таймер для каждой задачи. Если пользователь ПК неактивен в течение 3 мин, программа выдает соответствующее оповещение, и если на него не отреагировать — включает паузу и откатывает запись времени на 3 мин назад. Во-вторых, система проводит мониторинг веб-страниц и приложений во время сеанса работы и, если выявит чрезмерное увлечение Facebook, YouTube, новостными ресурсами, пр. выдаст уведомление с просьбой подтвердить работу над заданием. И можно даже не пытаться обмануть — менеджер может перепроверить действия сотрудника, ведь программа сохранит копию экрана, из которой будет совершенно понятно, относилась ли деятельность к рабочим обязанностям. Если скриншот экрана свидетельствует о том, что сотрудник занимался посторонними делами, менеджер вправе удалить связанное с ним время — 3 мин на скриншот (на самом деле, это может сделать и сам сотрудник, естественно, с потерей времени). С одной стороны, такие возможности кажутся тотальным контролем, но на самом деле они несут очень важную функцию, помогая избавиться от непродуктивных работников, а зачастую — и от ненужных должностей в штатном расписании.

Среди огромного числа отчетов Time Doctor наиболее полезными представляются сводная информация о непродуктивной деятельности, данные об отсутствии на рабочем месте и опознаниях (для этого не обязательно жестко устанавливать рабочие часы, вполне возможно даже в командах, разбросанных по разным часовым поясам, задавать определенный временной слот, когда все сотрудники должны быть доступны), отчет по веб-страницам и приложениям.

Возможностям программы в полной мере соответствует ее ценовая политика: бесплатный план не предусматривает аналитики, самый дешевый индивидуальный пакет за 40 грн ($5) в месяц не включает функции мониторинга, полнофункциональный индивидуальный пакет обойдется в 79 грн ($9,99) в месяц, а пакет на 20 пользователей и 1 менеджера — 1199 ($149) грн в месяц.

Любая деятельность (или бездеятельность) сотрудника записывается в журнал и подтверждается снимками экрана

Один час перекуров, веб-серфинга и чтения новостей в день — это 20 часов непродуктивной работы в месяц. Нетрудно посчитать, что если в организации есть хотя бы один наемный работник, любой из вышеперечисленных инструментов учета рабочего времени окупится с лихвой.

Ready, set, buy! Посібник для початківців - як придбати Copilot для Microsoft 365