Однажды в далекой европейской стране успешно работала небольшая аудиторская компания. Сотрудников было не более 5 одновременно, анализировали и вели они бухгалтерские дела для небольших и средних компаний. Так как работа с документами клиентов была  основной сферой деятельности для них, то и задача  о системе хранения электронных копий документов клиентов решалась в первую очередь. Ресурсов, конечно, было немного.  Да и  традиции страны  не способствовали излишней трате денег. Руководство компании испытывало интерес к ИТ, поэтому было проанализировано большое число предложений специализированных программных систем. Просмотрев все системы, руководство наконец поняло, что оно бы хотело от системы:  только быстро находить электронные копии  документов и надежно их хранить. Вот больше ничего – вопросы безопасности вполне устраивали на уровне Windows, бизнес процессы автоматизировать не собирались, с исполнительской дисциплиной и так все понятно ….

В конце концов, один из консультантов порекомендовал хранить файлы в файловой системе, «правильно» построив систему папок и используя полнотекстовый поиск, встроенный в операционную систему. Да, для реализации такого решения необходимо все электронные копии бумажных документов иметь в распознанном виде – но это не самая большая проблема.

В ходе «опытной эксплуатации» системы оказалось,  что самая большая проблема – правильное название файла. Понятно, что для корректной реализации, в названии файла должен содержаться тип документа и основной атрибут  - тогда можно легко сортировать документы средствами операционной системы. Оказалось, что правильно, с  точностью до буквы,  вручную написать тип документа в названии файла – задача не из легких.  Разные сотрудники одни  и те же слова писали по-разному, и ничего с этим никакими инструкциями сделать не получалось.

Проблему решили добавлением функции автоматического именования файла в систему распознавания – тем и закончились все. Любопытно, что построенная система такой малой автоматизации работает уже немало лет.

Я далек от идеи, хранить все данные в файловой системе. Но известно много решений, в которых простыми встроенными средствами разных программных продуктов достигались эффективные результаты. Особенно в условиях малого бизнеса.

Каждый из совершеннолетних граждан страны много раз собственноручно, а иногда и в присутствии нотариуса, подписывает различные документы. И этим никого не удивишь – в этой ситуации все знают, что подписывают. Потому что изображение (надписи) на подписанной бумаге не так легко изменить после подписания. Совершенно иначе обстоят  дела, когда речь заходит об электронно-цифровой подписи (ЭЦП)…

Много лет назад в одной далекой европейской стране одно финансовое учреждение убедило своих клиентов в необходимости передавать первичные финансовые документы на оплату одновременно как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде на электронном носителе информации. По правилам учреждения, его сотрудники должны были сверять глазами информацию, написанную в бумажных документах с информацией, принесенной в электронном виде. Несколько лет система работала безотказно,  и постепенно сотрудники привыкли, что совпадать информация будет всегда. И перестало у них хватать времени на ручную сверку данных. Однажды обнаружилось, что один из платежей был сделан не на расчетный счет, указанный в бумажном документе. Конечно, следствие быстро выяснило, что расчетные счета указанные в базе данных отличались, от указанных в бумажном документе. И правильно расчетный счет  был как раз в бумажном документе. Конечно, следствие как всегда нашло виновных и наказало их.

Сразу же были подняты вопросы о достоверности данных на электронных носителях, о необходимости наличия ЭЦП на электронных входящих документах и ответственности тех, кто накладывает ЭЦП. Законодательная база в то время не позволяла разговаривать об ответственности за использование ЭЦП. 

Следующий вопрос, который оказался в центре обсуждения клиентов – что они подписывают. Действительно, каждый из клиентов финансового учреждения готовил первичные финансовые документы в разных программах (от MS Excel и MS Word до разнообразных ERP систем). Каждая из этих систем позволяла просматривать сгенерированные финансовые документы на экране. Но ЭЦП применялось совершенно не к изображению на экране, а к файлу документа. Идентичность одного другому – полностью на совести авторов систем. Проверка такой идентичности – вопрос отдельной сертификации каждой из систем. Т.о. один из выходов из ситуации – использование заранее сертифицированных систем для подготовки электронных документов, использующих ЭЦП.

А  что делать, если такой подход невозможен? Ведь подобная сертификация должна предусматривать анализ всего исходного кода системы, что не только трудоемко но и ненадежно…

инструмент для автоматизации ключевых бизнес-процессов компании.

Большинство людей пользуется мобильными телефонами и смартфонами как удобным средством коммуникации. Развившийся в последние годы рынок программного обеспечения для смартфонов различных платформ позволяет использовать эти устройства как удобные средства автоматизации персональной деятельности и развлечений.

Но это далеко не предел! В одной далекой стране успешно функционирует крупная страховая компания. Как и у всех страховых компаний, ее бизнес очень многопрофилен. Одним из успешно развивающихся направлений является авто страхование. Одним из наиболее трудоемких бизнес-процессов этого направления были процедуры оформления дорожно-транспортных происшествий. Долго специалисты компании искали способ ускорения оформления необходимых документов и сокращения издержек. И после длительных экспериментов, был внедрен новый процесс передачи изображений документов участников происшествия в центр обработки документов. Каждому из сотрудников, связанных с оформлением происшествий, был выдан серийный смартфон с предустановленным специальным программным обеспечением (сознательно не указываю модель). Теперь, прибыв на место происшествия, сотрудник фотографирует и передает в центр обработки документов фотографии всех идентификационных документов каждого из участников происшествия (водительское удостоверение, техпаспорт автомобиля, страховой полис), документы составленные сотрудниками органов правопорядка, внутренние документы компании заполненные на месте происшествия, и необходимые фотографии автомобилей и самого места происшествия. Все вопросы, связанные с расчетами выплат и взаимоотношением со страховой компанией второго участника происшествия теперь происходят в центре обработки документов быстрее, чем у конкурентов (извлечение данных из документов происходит автоматически, сотрудники работают с данными уже в своей системе).

Конечно, внедрение не было безболезненным – и формы внутренних документов пришлось менять и сотрудников переучивать и организационные вопросы решать. Но цель была достигнута.

Этот яркий пример наглядно демонстрирует, что даже в таком серьезном деле как автоматизация бизнес-процессов, всегда найдется место новаторскому подходу в использовании современных технологий.

В одной далекой европейской стране большое и уважаемое банковское учреждение решило построить централизованную систему хранения электронных изображений документов. Дело хорошее и для бизнеса полезное (не об этом я).

Бизнес-процесс предполагался стандартный: сканирование оригиналов бумажных документов должно было происходить в отделениях, затем изображения должны были пересылаться в центральное хранилище, где и сохраняться с заранее введенными атрибутами. На первом этапе, созвали производителей оборудования и программного обеспечения, запросили их технические решения, получили первые оценки… И все бы шло как всегда, если бы не поменяли руководителя проекта. Новый руководитель проекта, оказавшись лицом к лицу с необходимостью сокращения бюджетов, сразу предложил не строить ничего нового, а использовать имеющийся сервис электронной почты. При этом никаких проблем со сканирование небольшого числа бумажных оригиналов не предполагалось.

И запустили пилотный проект. И было невесело. Уже через несколько дней после начала пилотного проекта, стало понятно, что самой критической проблемой проекта являются …. Параметры сканирования. Кто бы мог предположить, что никто их настраивать вручную не собирался и сканировали с теми же установками, которые были до начала процесса сканирования документов. Обычно, на планшетных устройствах сканировали цветные фотографии - и настройки этому соответствовали: 1200 DPI, 24 bit color. Размер любого документа, отсканированного с такими параметрами радикально больше, чем могут , безболезненно пропустить бизнес-каналы связи. Конечно, проблему заметили, когда стали замедляться остальные сервисы, связанные с пропускной способностью канала.

Проблему заметили, начали решать – и сразу поняли, зачем нужны специализированные программы сканирования. Но это уже совсем другая история.

Как ни странно, решение самых простых и очевидных проблем и вызывают наибольшие трудности в большинстве проектов. Разве не парадокс?

Вот и закончился первый год в новых экономических условиях. Нельзя сказать, чтобы проектов в области ИТ не было вообще. Они были. И, как полагается, полностью соответствовали стратегическим целям организаций. Только вот цели эти поменялись. Вместо бурного развития ИТ-инфраструктур, наступило время проектов нацеленных на оптимизацию расходов, поддержку существующих ИТ-инфраструктур, автоматизацию новых бизнес-процессов (таких, которых не существовало в 2008 году).

Типичным примером проекта 2009 г., нацеленным на оптимизацию расходов, можно считать проекты по централизации процесса принятия решения. Конечно, для реализации такой стратегии необходимо было построить новый элемент ИТ-инфраструктуры, пересылающий изображения документов и информацию о клиенте в это самое «центральное место принятия решений». И такие проекты были. И будут в 2010 году – потому, что в результате реализации таких проектов удается высвободить значительное количество сотрудников в филиалах.

Любопытна судьба ИТ-проектов, которые не были завершены к началу 2009 году и попали в переходный период. Их коснулась жесткая политика «оптимизации»: проекты, по которым существовали высокие риски незавершения, либо эффективность которых стала низкой вследствие новых экономических условий, были заморожены либо закрыты. К «оставшимся в живых» проектам стали применять жесткие требования по срокам завершения и выделенным ресурсам.

Т.е. в целом отношение к проектам стало боле логичным. К выбору систем автоматизации теперь подходят тщательнее, трезвее относятся к подбору систем «на вырост».

А каково Ваше мнение, какие ИТ-проекты будут востребованы в 2010 году?

В одной далекой европейской стране, в большой компании, работающей в высокотехнологичной области, был проведен проект по построению корпоративного хранилища всей технической документации ко всему оборудованию, находящемуся в эксплуатации. А документации было не просто много, а очень много. И сделано это было не потехи ради, а чтобы сотрудники могли легко и быстро находить необходимую для них информацию, быстро решать возникающие проблемы с оборудованием. Проект прошел с небольшими (допустимыми) отклонениями от запланированных сроков, и хранилище технической документации было построено. Часть технической документации для особо сложного оборудования уже поставлялось в виде программного обеспечения, обеспечивающего интерактивный доступ к необходимой технической информации.  

А вот дальше оказалось, что большинство сотрудников, которым нужен доступ к этой документации – мобильные. Разве этим удивишь кого-нибудь в наше время? И всех, кто еще не был обеспечен мобильными компьютерами (ноутбуками) – обеспечили. И обеспечили мобильный доступ с каждого ноутбука к корпоративному хранилищу, и установили на ноутбуки необходимые интерактивные программы.  

Некоторые сотрудники пошли дальше. Они выступили с инициативой  создания корпоративных электронных справочников технической документации на  базе  существующих устройств типа «электронная книга» (только с защищенным экраном, расширенной памятью и другими модификациями). Опыт оказался успешным и вот уже первый отряд наиболее мобильных пользователей электронной документации оказываются вооруженными новым специализированным устройством.

Т.о. была не только решена проблема доступа к электронным копиям документации, пусть даже и с помощью доступа к локальным неполным копиям централизованной базы данных, но и  дополнительно нематериально мотивированы мобильные сотрудники, снаряженные новомодным устройством широкого применения.

Мораль проста: библиотека – это не только собранное в одном месте большое количество документов или книг, это еще и обеспечение удобного и своевременного доступа к ним.  

И это не только тост в канун праздников. Речь пойдет об электронном архиве первичных бухгалтерских документов.

В некоторой стране функционирует большая организация, ведущая бухгалтерский учет по правилам этой страны. И каждый раз, при проведении аудита возникала одна и та же ситуация: оказывалось, что проводки по документу сделаны, а самого документа либо нет, либо на нем отсутствуют необходимые подписи. Бухгалтерский учет в этой стране был основан на учете совершенных хозяйственных операций (как и во всех странах). Признаком совершения хозяйственной операции считается первичный документ, подписанный двумя сторонами сделки (накладная, акт и т.д.). Таким образом, для корректного внесения документа в систему бухгалтерского учета, необходимо убедится в том, что первичные документы присутствуют, и на них стоят подписи ответственных лиц обоих участников сделки. При проведении проекта автоматизации бухгалтерского учета пределом мечтаний было ведение всех данных, как сейчас бы сказали, в транзакционной базе данных.

Оказалось, что при большом числе документов, очень сложно проконтролировать как наличие самого бумажного документа в соответствующей папке с документами , так и наличие соответствующих подписей. Особенно проблема становилась веселой при работе с документами о выполненных работах и оказанных услугах - цикл подписания такого документа может быть очень длинным, от наличия подписи и печати на этом документе часто зависят зарплаты множества людей. Сочетание таких факторов создает разнообразные ситуации, заканчивающиеся поиском документа, по которому уже выполнены проводки в бухгалтерской системе и сданы все отчеты.

Коллизия разрешилась после внедрения системы хранения изображений первичных бухгалтерских документов в электронном виде с модулем проверки наличия подписей в необходимых местах. Теперь сразу при сканировании документа определяется его принадлежность той или иной хозяйственной операции и при отсутствии подписи выдается предупреждение, на которое можно быстро отреагировать. Бухгалтер может прямо из учетной системы просмотреть электронную копию документа и убедится в том, что он оформлен надлежащим образом. Проблема решена.

И даже в нашей стране такие системы внедряются. И число таких проектов растет, несмотря на кризис. Потому что решение проблемы «другим» способом стоит намного дороже. Но, тем не менее, большинство опытных бухгалтеров легко смогут привести парочку примеров подобных коллизий.

Может у кого-то иначе ?

В одной далекой европейской стране успешно функционировала большая государственная организация. Каждый из ее филиалов заключал ежемесячно немало юридических договоров в самых разнообразных областях. Ни одна хозяйственная операция не происходила без заключения соответствующего договора – такого были законы страны, регламентирующие закупки в государственной сфере. Организация была настолько прочно организованной, что в ней существовал специальный департамент аудита, который по специальному графику проверял правильность работы всех подразделений организации. Понятно дело, при аудите рано или поздно возникал вопрос правильности и корректности заключенных договоров.

Для решения этой проблемы, было принято решение о создании общей базы договоров. Работа в системе должна была происходить несложно: после подписания договора, все его реквизиты должны были быть занесены в базу данных, а отсканированное изображение самого подписанного договора прикреплено к соответствующей записи в системе. Проект выглядел несложным, надежный подрядчик быстро разработал специализированную систему. Сотрудники всех филиалов прошли обучение, и началась продуктивная эксплуатация. Отчеты показывали полноту вводимых данных, руководство было довольно.

Через некоторое время, решили посмотреть на данные, хранящиеся в системе. Стали просматривать данные в системе и тут натолкнулись на некоторые «особенности». Часть изображений относились не к тому договору, в части изображений договоров нашлись особенности, требующие отдельного рассмотрения. Как результат был инициирован новый проект по проверке изображений, загружаемых в  систему.

Мораль: кроме учета много раз обсужденного человеческого фактора, лучше заранее готовится к тому, что качество данных – один из типов рисков, управление которым является критичным в проектах по построению хранилищ данных.

В одной стране постсоветского пространства в самом крупном городе жители платили за коммунальные услуги. Может, с руководством у них сложилось, может, жители зарабатывали много, а может, просто честные были – о причине история умалчивает. Много лет система сбора коммунальных платежей работала исправно, уровень собираемости платежей был высокий, все сбытовые предприятия были довольны, сотрудники предприятия, занятого сбором платежей, ежемесячно получали премии, а руководство города уж и подавно было довольно. Но в начале ХХI века сбытовые предприятия стали говорить странные слова о баллансе. Дескать, все то здорово, но кто сколько потребил их продукции (электричество, природный газ, горячая и холодная вода, отопление) – неизвестно. Т. е. сколько было получено всего этого – известно, а вот куда делось – не очень. Для понимания расхода необходимы были показания счетчиков, которые можно было бы ввести в биллинговые системы сбытовых предприятий и затем контролировать системы сбыта.

Перед предприятием, администрирующим сбор коммунальных платежей, была поставлена задача организовать сбор показаний счетчиков для нужд сбытовых предприятий. На первый взгляд, она не представлялась сложной – данные о суммах платежей и так вводились в учетную систему. Казалось, что увеличив число людей, занятых вводом данных, задачу удастся безболезненно решить. Подсчеты количества цифр, которые необходимо дополнительно вводить, показали, что число операторов необходимо увеличить на 25%. И эта цифра совершенно никого не испугала. Но оказалось, что новых сотрудников надо обеспечить рабочими местами, рабочие места занимают площадь, пропорциональную площади новых столов, а вот со свободным местом как раз все плохо – помещения, занимаемые предприятием, и так были переполнены. Альтернативой являлся капитальный ремонт зданий с достройкой еще одного этажа. Но подсчеты сметной стоимости такого проекта однозначно показали – автоматизация значительно выгоднее. Тут же вспомнили о том, что и электронный архив квитанций хорошо бы иметь, для контроля так сказать. И дальше был успешный проект по созданию электронного архива – но это уже другая история.

Мораль: на постсоветском пространстве при принятии решений об автоматизации исторически показателем ROI никто не пользовался. Но это не означает, что никто ничего не автоматизировал...

В одной далекой южной европейской стране был парламент. Ну что за европейская страна без парламента! Все годы своего существования, парламент работал очень плодотворно и в конце прошлого века решил создать электронный архив всех своих бумажных документов (протоколы собраний, материалы комитетов и комиссий). Бумажный архив занимал громадное помещение и состоял из тысяч коробок, в которых и хранились документы.

Дело хорошее! Парламентарии проголосовали за проект, правительство выделило денег. И был тендер. И совершенно не такой,  как у всех: страна религиозная, люди честные... Выиграла тендер молодая компания, которая до этого никогда такими проектами не занималась – но была уверена,  что все получится хорошо. По условиям тендера, компания была обязана не только создать систему и реализовать ее поддержку, но и выполнить наполнение системы электронными копиями бумажных документов.

Для наполнения электронного архива была создана специализированная территориально распределенная система, в которой сканирование проводили в центре приема бумажных документов, а вот проверку правильности распознавания и  исправление ошибок проводили на более чем 200 удаленных рабочих местах в селениях, где женский труд особенно дешев.

И через некоторое время все заработало! Коробки обрабатывались быстро, и документы один за другим стали  попадать в электронный архив. Одной из оригинально решенных проблем проекта, оказалась проблема застревания бумаги в скоростном сканере. С проблемой боролись долго, написали специальную подсистему выявления разногласий в количестве отсканированных страниц. Такой подход  оказалось достаточно трудоемким. Через пару месяцев было найдено неожиданное решение – нашли женщину, которая обладала способностью подавать листики по одному в автоподатчик мощного сканера вручную со скоростью, не меньше чем скорость подачи самого сканера. Такое решение оказалось наиболее экономически оправданным и уже долгие годы верой и правдой служит своим создателям (бумага больше не застряет).
 

Мораль: нет такой технической проблемы, которую бы человек не смог решить оригинальным способом.